Функціонування корпоративних електронних архівів
Для електронних документів установи, організації чи корпорації необхідно створити відповідний електронний архів.
Корпоративний електронний архів можна визначити як комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, що використовуються для створення установою архіву документів у електронному вигляді.
Метою створення електронного архіву є забезпечення oпeративного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберігаються і надходять до системи управління відповідно до наданих прав.
Для створення електронного архіву необхідно вирішити два основні завдання: введення в ПК масиву наявних у архіві документів і забезпечення можливості в потрібний час і в зручній формі оперативного повнотекстового доступу до їх електронних копій.
Інформатизацію архівної справи в установі треба будувати за такими принципами [80]:
- - спадковість автоматизованих архівних технологій роботи з документами відносно традиційних;
- - спадковість розвитку самих архівних технологій;
- - системність і реалізація автоматизованих архівних технологій на рівні архіву;
- - внутрішньогалузева уніфікація з метою інтеграції в єдину систему інформаційних ресурсів.
Зазначені принципи побудови архіву вимагають дотримання чинних міжнародних, національних і галузевих стандартів роботи з документами, уніфікації програмного забезпечення та форматів подання даних.
Багатообіцяючим сектором ринку промислових інформаційних систем є система PDM {Product Data Management) - система управління даними про виробничі процеси. PDM- технологія призначена для управління всіма даним про виріб та інформаційними процесами життєвого циклу виробу, що створюють і використовують ці дані.
Основною ідеєю PDM технологій, як підкреслює проф. Г.Г. Асєєв, є підвищення ефективності управління інформацією за рахунок підвищення доступності даних про виріб, які вимагаються для інформаційних процесів життєвого циклу [76]. Для реалізації PDM технологій існують спеціалізовані програмні засоби - PDM системи, які виступають як засіб інтеграції всієї множини використовуваних прокладних комп'ютерних систем
(САПР, АСУГІ тощо) шляхом акумулювання даних, що надходять до них, у логічно єдину модель на основі стандартних інтерфейсів взаємодії.
Користувачами РОМ системи можуть бути всі працівники установи, діяльність яких пов'язана з життєвим циклом того чи іншого виробу.
Основними функціями корпоративного електронного архіву в установі мають стати [80]:
- o сканування текстів традиційних документів;
- o розпізнавання і коригування помилок;
- o створення та міграція електронних документів і образів;
- o індексування документів;
- o оперативний пошук і відображення документів;
- o аналіз руху електронних документів;
- o управління досконалим функціонуванням всієї системи і т.ін.
Для реалізації зазначених функцій у корпоративному електронному архіві потрібно створити відповідні підсистеми введення, зберігання, індексування, пошуку і відображення інформації, аналізу, управління потоками, адміністрування і науково-технічного супроводження, які й відображуватимуть рівень культури виконання вказаних операцій.
Зберігання службових документів в електронній формі, щоб запобігти їх втраті, зумовлює використання додаткових засобів та стратегій зберігання:
- а) Системи дублювання - це метод копіювання електронних документів для запобігання їх втратам через збої системи. Такі системи мають охоплювати програму регулярного дублювання, багаторазові копії на різних носіях, зберігання резервних копій у різних місцях та забезпечування як звичайного, так і швидкого доступу до резервних копій.
- б) Щоб запобігти фізичному пошкодженню носія, треба здійснювати поточне обслуговування. Службові документи треба копіювати на новіші версії того самого носія (або на інші нові носії), щоб запобігти поступовому руйнуванню даних.
- в) Старіння апаратного та програмного забезпечення може вплинути на можливість читання електронних документів, що зберігаються.
