Документування руху запасів в автотранспортному підприємстві
Облік руху запасів в автотранспортному підприємстві здійснюється на основі первинних документів, якими оформляються операції по прийманню матеріальних цінностей на склад, відпуску зі складу на здійснення діяльності і використання їх у процесі діяльності в загальновстановленому для обліку запасів порядку.
В автотранспортних підприємствах (і в будь-яких інших підприємствах, що мають власний автотранспорт) особливе місце займає облік паливно-мастильних матеріалів (ПММ), запасних частин і автомобільних шин.
Документування руху ПММ
Документообіг в автотранспортному підприємстві багато в чому залежить від наявності складу ПММ, автозаправної станції (АЗС), наявності спеціальних ємностей для зберігання ПММ у гаражі, автозаправних машин (пересувних автозаправок) та інших умов.
Незалежно від умов, тільки чітко побудована система документообігу й оформлена первинна документація може забезпечити достовірний облік і контроль за використанням паливно-мастильних матеріалів.
Облік паливно-мастильних матеріалів регламентується нормами витрат палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затвердженими Наказом Міністерства транспорту України та Державного департаменту автомобільного транспорту України від 10.02.98 р. № 43 "ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ НОРМ ВИТРАТ ПАЛИВА І МАСТИЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ НА АВТОМОБІЛЬНОМУ ТРАНСПОРТІ" (із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства транспорту від 17.12.2002 № 893; від 16.02.2004 № 99 та від 05.08.08 № 973).
До паливно-мастильних матеріалів (нафтопродуктів) входять: автомобільне паливо (бензин, дизельне паливо) і мастильні матеріали (олії), що обліковуються за видами і марками окремо (по субрахунках) — на складі, і в баках автомобілів.
Облік ПММ на складі
Надходження паливно-мастильних матеріалів на склад АТП від постачальників супроводжується товарно-транспортними накладними, рахунками-фактурами, податковими накладними, іншими документами, на підставі яких матеріально відповідальна особа складу оформляє прибутковий ордер, прибуткову накладну або акт приймання типових форм, установлених для обліку запасів.
Відпуск паливно-мастильних матеріалів зі складу в підзвіт матеріально відповідальних осіб гаража, автоколони й інших підрозділів здійснюється за вимогами, видатковими накладними, лімітно-забірними картами також у загальноприйнятому порядку.
Відпуск палива водіям у бак автомобіля зі складу, АЗС підприємства, з ємностей гаража й в інших випадках відбивається у Відомості видачі нафтопродуктів (заправна відомість), у якій за одержання розписується водій (табл. 9.8).
Одночасно видача палива відбивається й у подорожньому листі, в якому розписується матеріально відповідальна особа, яка відпустила нафтопродукти.
Таблиця 9.8
Надходження і видача паливно-мастильних матеріалів за їх видами і марками на складі підприємства ведеться в картках складського обліку або книгах у загальновстановленому порядку.
Також здійснюється облік руху ПММ у гаражах, автоколонах та інших місцях зберігання палива.
Облік ПММ на автозаправній станції (АЗС) підприємства
При надходженні паливно-мастильних матеріалів на АЗС матеріально відповідальна особа заповнює Журнал обліку надходження палива і мастильних матеріалів (табл. 9.9). У журналі відбивається дата і номер прибуткового документа, номер цистерни, найменування і марка палива, кількість у літрах (у документах постачальника відбивається, як правило, у тоннах чи у тонно/літрах).
Таблиця 9.9
Журнал обліку надходження ПММ є оперативним накопичувальним документом надходжень нафтопродуктів за місяць.
Облік надходження і видачі палива на АЗС по цистернах дає можливість, на будь-яку дату і час зробити інвентаризацію палива, запобігає змішуванню марок бензину, що є важливим для контролю цього високоліквідного товару.
На кінець місяця матеріально відповідальні особи АЗС, гаража, автоколони, пересувних автозаправок (автомашин) на підставі первинних прибуткових і видаткових документів складають звіт про рух палива і мастильних матеріалів за формою оборотної відомості (табл. 9.10). Звіт представляється разом із первинними документами в бухгалтерію у встановлені для цього терміни.
Таблиця 9.10
