ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

Документообіг, його раціоналізація та аналіз

Поняття "ДОКУМЕНТООБІГ" і "діловодство" часто вважають синонімами. Втім, хоча вони й пов'язані одне з одним, однак не тотожні.

Діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архіву установи.

Тимчасом документообіг - це рух службових документів в установі від часу їх створення чи одержання до часу завершення виконання або надсилання [33, с. 8].

Отже, можна зробити висновок, що поняття "документообіг" є вужчим за поняття "діловодство". Разом з тим документообіг є основною складовою діловодства.

Документообіг та управлінська діяльність

Документообіг і організація управлінського процесу тісно пов'язані між собою і взаємозалежні. Від чіткості й оперативності руху, опрацювання документів та їх передавання на виконання залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення. Недостатньо продуманий документообіг спричинює в установі зволікання з виконанням: на передавання документів з однієї інстанції до іншої витрачається в кілька разів більше часу, ніж на роботу з ними. Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату.

Існуюча в установі система управління значною мірою зумовлює організацію документообігу. Наприклад, якщо керівник установи вимагає, щоб усі отримані документи спочатку передавалися йому на розгляд і тільки він призначає виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим - згори вниз. За умови ж чіткого розподілу функціональних обов'язків між керівником, його заступниками, структурними підрозділами і співробітниками значна частина документів відразу надходить до заступників керівника або до структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, тобто шлях документів є значно коротшим. Так само від узвичаєного в установі порядку розподілу обов'язків і делегування повноважень співробітникам апарату залежить рух документів під час їх погодження та підписання.

Таким чином, документообіг безпосередньо пов'язаний з організацією управлінського процесу в установі, водночас він відбиває притаманну їй систему управління.

Раціоналізація документообігу установи сприяє підвищенню ефективності роботи управлінського апарату, разом з тим форми і методи організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість та оперативність документообігу.

Оптимізації документообігу можна досягти шляхом скорочення кількості інстанцій, через які проходять документи, зменшення кількості і прискорення операцій з опрацювання документів, скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв'язків (телефон, факс, електронна пошта, особисті переговори).

Удосконаленню документообігу сприяють також більш чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування, оперативне управління, а також автоматизація діловодства.

Так, при автоматизації документообігу продуктивність праці зростає на 25-50 %, на 75 % менше часу витрачається на опрацювання одного документа.

Вимоги щодо раціональної організації документообігу

Теоретичні розробки і багаторічна практика сприяли виробленню певних правил щодо організації документообігу. Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці.

Раціональна організація документообігу передбачає:

• o прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);
• o скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);
• o одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними (це досягається централізацією, зосередженням однотипних операцій в одному місці);
• o раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

Виконання зазначених вимог можливе лише за умови ретельно продуманої технології опрацювання документів, послідовності виконуваних операцій.

Мають бути розроблені схеми документообігу, маршрутні й технологічні карти на службову документацію.

В установах, що мають у своєму складі структурні підрозділи, документообіг зазвичай організовують за однією схемою (див. схему 1), в невеликих установах вона буде іншою (див. схему 2). Рух документів позначається за допомогою ліній.

Схема 1. Схема документообігу в установі, що має у своєму складі структурні підрозділи

Складання маршрутних схем на окремі потоки (групи документів) допомагає з'ясувати такі питання:

• o через які структурні підрозділи (яких виконавців) проходять певні групи документів;
• o у якій послідовності рухається документ;
• o скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ (до того ж виконавця);
• o які операції здійснюються в кожному структурному підрозділі (кожним виконавцем).

Комплекс операцій, виконуваних з документами, можна представити також у вигляді оперограми.

Оперограма - організаційний документ, що регламентує процес опрацювання вхідних або вихідних документів, складений за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій з обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) - для зазначення відповідальних виконавців. Графічний спосіб дає можливість встановити логічні зв'язки між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність такої роботи та її зміст. Так, оперограму підготовки і видання внутрішніх розпорядчих документів (наказів) наведено у схемі 3.

Схема 3. Зразок оперограми руху внутрішніх розпорядчих документів