Індексація службових документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстрування - це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстрування - засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів.

Суть індексування полягає у зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).

Факт створення або надходження паперового документа фіксується проставлянням на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реквізит 12. Реєстраційний індекс документа.

Реквізит "Реєстраційний індекс документа" - це умовне позначення, що надається документу під час його реєстрації. Реєстрації підлягають документи, створені установою (організацією) та ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, які не підлягають реєстрації.

Список документів, що підлягають реєстрації має бути в додатку до інструкції з діловодства організації чи установи, й мусить бути затверджений її керівником.

Реквізит "Реєстраційний індекс документа" забезпечує юридичну силу документу. Він є одним з реквізиту, що дозволяє швидко розшукати потрібний документ.

Реквізити "Дата документа" та "Реєстраційний індекс документа" проставляють на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад:

[15.10.2013 № 05-24/149] або

[2013. 11.13. № А В 01-22/45]

Складається реєстраційний індекс з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі.

За потреби реєстраційний індекс документа можна доповнювати, за рішенням установи, умовним позначенням групи документів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо, прийнятим в установі) або індексом справи за номенклатурою справ та індексом структурного підрозділу, інформацією про кореспондента, виконавця тощо.

Наприклад: в реєстраційному індексі 184/03-10 вхідного документа:

184-порядковий реєстраційний номер документа за відповідним журналом реєстрації вхідних документів у межах одного року,
03-10 - умовне позначення групи документів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо, прийнятим в установі.

Вихідний номер службового документа № 07-18/761 означає:

07 - шифр підрозділу установи,
18 - номер справи, в якщо зберігається копія вихідного документа за номенклатурою для цього підрозділу,
761 - номер документа за відповідним журналом реєстрації вихідних документів у межах одного року.

Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпорядчих документів організації, протоколів засідань колегіальних органів, актів комісій тощо є порядковий номер документа у межах календарного року.

В навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, зазвичай, протягом навчального року. На початку кожного нового навчального року нумерація поновлюється.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

При реєстрації звернень, скарг та пропозицій громадян до керівника організації застосовуються літерно-цифрові позначення.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами (організаціями), реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу залежить від виду бланка та виду документа, тобто проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.

Реквізит 13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.

Зазначений реквізит заповнюють лише у тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Реквізит має включати дату й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.

Вказаний реквізит переноситься особою, що складає документ, з ініціативного документа. Наприклад:

[ На №04-20/83 від 12.12. 2014 ]

Слово рік або скорочення р на документі не проставляється.

Якщо вихідний лист є відповіддю на декілька листів однієї організації, то необхідно оформити посилання на реєстраційні індекси і дати, зазначені в усіх цих листах. Наприклад:

[ На №04-20/83 від 12.12.2013, №04-20/85 від 14.12.2013

Якщо в одному вихідному листі дають відповідь на листи від багатьох різних організацій, то посилання на реєстраційні номери і дати листів слід розташовувати один під одним у такій самій послідовності, в якій зазначено назви цих організацій у реквізиті "Адресат".

Наприклад: На №04-20/83від 12.12.2013, На №18-22/851 від 14.12.2013, На №205/43 від 12.12.2013

Розташовується реквізит нижче або на рівні реєстраційного індексу, як правило, на спеціально відведеному на бланку для нього місці.

Реквізит 14. Місце складання або видання документа.

Місце складання або видання документа вказують у тому випадку, якщо його не можна визначити за реквізитами "Назва організації" та "Довідкові дані про організацію", наприклад:

ЗАТ"Торговий центр "О'КЕЙ"

Застосовують цей реквізит з метою уникнення помилок при визначенні місцезнаходження організації. Його можна проставляти у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація завжди міститься у реквізиті "Довідкові дані про організацію".

Для будь-якого суб'єкта господарювання (фізичної чи юридичної особи) місцем видання документа є місце його державної реєстрації.

Слід звернути увагу на таку особливість. Місце видання не треба вказувати у документі, якщо воно включено до назви організації, наприклад:

ВАТ "Кам'янець-Подільський агрохімкомбінат"

або

Дарницька районна в м. Києві державна адміністрація

Місце складання або видання документа необхідно обов'язково зазначити у тому разі, якщо документ цієї організації було складено або видано в іншому місті.

Реквізит мас бути узгоджений з адміністративно-територіальним поділом країни і офіційно встановленими назвами населених пунктів. У назвах населених пунктів треба вживати тільки загальноприйняті географічні скорочення (м.-місто, с-село, смт-селище міського типу, с-ще - селище).

Проставляється реквізит на тому ж місці, що й реквізит 13 нижче реквізитів 11,12 на всіх документах окрім листів, оскільки вони поміщаються у довідкових даних про організацію.