Підписання наказу

Остаточно підготовлений і оформлений проект наказу подається на підпис керівникові установи (див. додаток 16). Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Якщо при доопрацюванні проекту наказу виконавець не врахував усіх зауважень або компромісного рішення не знайдено, то разом з проектом наказу на розгляд керівника установи подають зауваження та окремі думки, які не було враховано укладачем проекту. Проаналізувавши їх, керівник приймає рішення щодо того, чи мають бути взяті до уваги думки спеціалістів. Якщо це так - проект повертається на доопрацювання. Якщо ж зауваження визнано недоречними, керівник просто підписує наказ.

Накази з основної діяльності керівник установи підписує особисто. В разі його відсутності це покладається на особу, яка виконує обов'язки керівника. Підпис у такому разі оформляється так: Виконуючий обов'язки директора підпис Л. Р. Гграсимчук

або

В. о. директора підпис М. О. Орлов

Печатки на наказах, виготовлених на бланках, не проставляють.

У разі видання спільного наказу, який мають підписати кілька посадових осіб, їх підписи розташовують на одному рівні і засвідчують гербовими (основними) печатками відповідних установ, наприклад:

Міністр фінансів України Міністр юстиції України

підпис, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище

дата дата

Після підписання жодних виправлень до наказу вже не вносять.

Наказ набуває чинності з моменту його реєстрації та доведення до відома виконавців. У деяких випадках термін набуття чинності зазначається в самому розпорядчому документі.

Доведення наказів до виконавців

Особливу увагу приділяють доведенню розпорядчого документа до виконавців. Накази з основної діяльності тиражують у необхідній кількості і розсилають відповідно до списку розсилки до структурних підрозділів, підвідомчих установ, а також, у разі необхідності, до інших заінтересованих установ. У наказі з основної діяльності немає потреби в пункті такого змісту: "Наказ довести до відома...".

Усіх виконавців, до відома яких доводиться наказ, називають у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом наказу і передає до служби діловодства.

Неправомірною в наказах з основної діяльності є відмітка "З наказом ознайомлені", яку розміщують після підпису керівника установи, її нерідко помилково використовують замість візування проекту наказу виконавцями та іншими посадовими особами відповідно до їх повноважень. З підписаними наказами з основної діяльності співробітників ознайомлюють під розписку, як правило, лише в окремих випадках (якщо йдеться про персональну відповідальність окремих посадових осіб, дотримання правил техніки безпеки, внутрішнього трудового розпорядку тощо). Якщо така процедура необхідна, то в наказі формулюють, наприклад, такий пункт:

3. Ознайомити з цим наказом під розписку працівників цеху № З П.Г. Анохіна, М. Л. Василенко, О. С. Іваненка.

У цьому випадку в наказі з основної діяльності передбачають відмітку "З наказом ознайомлені" і з нового рядка зазначають: посаду (в разі необхідності), підпис особи, розшифрування підпису, дату. Цю відмітку бажано проставляти на зворотному боці останнього аркуша наказу.

Якщо є необхідність ознайомити з наказом усіх співробітників установи або значну їх кількість, то в наказі формулюють пункт такого змісту:

5. Ознайомити з цим наказом співробітників під розписку згідно зі списком, що додається.

При цьому складають окремий аркуш ознайомлення за такою формою:

У такому випадку аркуш ознайомлення зберігається разом з наказом як додаток.

У деяких випадках накази з основної діяльності можуть надсилатися до підвідомчих установ із супровідним листом, в якому зазначають додаткові заходи щодо їх виконання.

• 2. Накази з адміністративно-господарських (оперативних) питань містять рішення оперативного, організаційного, адміністративного, господарського характеру, про що свідчить їх назва. Це, як правило, такі накази: про придбання канцелярського приладдя, інвентарю, меблів тощо; про виділення робочих кімнат для співробітників; про проведення інвентаризації; про поточний ремонт приміщень, які займає установа; про заходи щодо санітарного стану та благоустрою приміщень та подвір'їв; про організацію охорони установи тощо. Порядок підготовки, складання, оформлення цих наказів є аналогічним порядку, встановленому щодо наказів з основної діяльності.
• 3. Накази з особового складу (з кадрових питань) регулюють питання прийняття, переміщення, звільнення працівників, порядок надання відпусток, присвоєння розрядів, накладення стягнень та заохочення працівників.

У порівнянні з наказами з основної діяльності складання й оформлення наказів з особового складу відрізняється як за формою, так і процедурою їх підготовки та видання.

Накази з особового складу можуть оформлятися традиційним способом на бланку установи та з використанням трафаретних уніфікованих форм.

Серед наказів, які оформляють традиційним способом, виокремлюють накази індивідуальні й зведені. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених - про кількох, незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо.

На великих підприємствах застосовують уніфіковані міжвідомчі форми наказів з особового складу (див. додатки 17,18,19).

У практиці управлінської діяльності питання управління кадрами можуть оформлятися також розпорядженнями.