< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Структура і функції відділу матеріально-технічного постачання (ВМТП) у готелі

Зміст функцій органів матеріально-технічного забезпечення (МТЗ) готелю включає три напрями.

  • 1. Планування, яке передбачає:
    • - вивчення зовнішнього і внутрішнього середовища готелю, а також ринку окремих матеріальних ресурсів;
    • - прогнозування і визначення потреби всіх видів матеріальних ресурсів, планування оптимальних господарських зв'язків;
    • - оптимізацію товарно-матеріальних запасів;
    • - планування потреби матеріалів і встановлення їх ліміту на відправку відділам;
    • - оперативне планування постачання.
  • 2. Організація, яка включає:
    • - збір інформації про потрібні товарно-матеріальні ресурси, участь в ярмарках, виставках-продажах тощо;
    • - аналіз усіх джерел задоволення потреби в матеріальних ресурсах з метою вибору найбільш оптимального;
    • - складання з постачальниками господарських договорів на постачання;
    • - отримання і організацію завезення реальних ресурсів;
    • - організацію складського господарства, що входить до складу органів постачання;
    • - забезпечення відділів, дільниць, робочих місць необхідними матеріальними ресурсами;
  • 3. Контроль і координація роботи, до складу яких входять:
    • - контроль за виконанням договірних зобов'язань постачальників, виконання ними термінів постачання;
    • - контроль за витратами матеріальних ресурсів;
    • - вхідний контроль за якістю і комплектністю матеріальних ресурсів, що надходять;
    • - контроль за товарно-матеріальними запасами;
    • - висунення претензій постачальникам і транспортним організаціям;
    • - аналіз діяльності постачальницької служби, розробка заходів щодо координації постачальницької діяльності та підвищення її ефективності.

Крім того, служба постачання відповідає за своєчасну і якісну підготовку матеріальних ресурсів до виробничого споживання, для чого виконуються роботи із розпаковування, розконсервації, комплектування, які узгоджуються з технологічною службою готельного господарства.

Цілеспрямовані і економні витрати матеріальних ресурсів у відділах перебувають під постійним контролем служби постачання і періодично перевіряється шляхом ревізії матеріального обліку. За результатами перевірки вживаються конкретні заходи з усунення виявлених недоліків.

Робота органів МТЗ прямо або побічно впливає на рівень основних техніко-економічних показників готельного господарства.

До показників МТЗ належать кількісні та якісні показники плану завезення матеріальних ресурсів (номенклатура, кількість і вартість матеріальних ресурсів); транспортно-заготівельні витрати (вартість перевезення матеріалів до станції приймання - витрати на доставку матеріалів до складу готельної структури; націнки постачальницьких і торгових організацій; витрати на тару тощо); витрати на зберігання, видачу у виробництво готельних послуг і відвантаження матеріальних ресурсів; адміністративно-господарські витрати (витрати на утримання апарату відділу МІ і І) тощо.

Підставою для позитивної оцінки діяльності органів МТЗ служать: відсутність перебоїв у постачанні виробництва товарів та послуг, наднормативних товарно-матеріальних запасів і неліквідів, своєчасне укладення договорів, зниження постачальницьких витрат та ін.

Своєчасне забезпечення виробництва матеріальними ресурсами залежить від величини і комплектності виробничих товарно-матеріальних запасів на складах готельного бізнесу.

Зменшення товарно-матеріальних запасів скорочує витрати на їх утримання, знижує витрати, прискорює оборотність обігових коштів, що підвищує прибуток і рентабельність готельного бізнесу. Тому дуже важливо оптимізувати величину товарно-матеріальних запасів.

Дня повноцінного функціонування виробництва необхідне добре налагоджене матеріально-технічне забезпечення (МТЗ), яке в готельних господарствах здійснюється через органи матеріально-технічного постачання.

Головним завданням органів постачання готельного бізнесу є своєчасне і оптимальне забезпечення виробництва необхідними матеріальними ресурсами відповідної комплектності та якості.

Вирішуючи це завдання, працівники органів постачання повинні вивчати і враховувати попит і пропозицію на всі споживані готельним бізнесом матеріальні ресурси, рівень і зміни цін на них і на послуги посередницьких організацій, вибирати найбільш економічну форму руху товарно-матеріальних ресурсів, оптимізувати товарно-матеріальні запаси, знижувати транспортно-заготовчі та складські витрати.

В умовах готельного ринку виникає право вибору постачальника, а значить, і право закупівлі ефективніших матеріальних ресурсів. Це примушує постачальницький персонал готельної установи уважно вивчати якісні характеристики товарно-матеріальних ресурсів, що постачаються різними постачальниками.

Критеріями вибору постачальника можуть бути надійність постачання, можливість вибору способу доставки, час на здійснення замовлення, можливість надання кредиту, рівень сервісу тощо. Причому співвідношення значущості окремих критеріїв з часом може змінюватися.

Організаційна побудова, характер і методи роботи служб постачання в готельному бізнесі характеризується своєрідністю. Залежно від обсягів, типів і спеціалізації виробництва, матеріалоємності готельних послуг і територіального розміщення готельного закладу складаються різні умови, що вимагають відповідного розмежування функцій і вибору типу структури органів постачання. У невеликій готельній справі, що споживає малі обсяги матеріальних ресурсів в обмеженій номенклатурі, функції постачання покладаються на невеликі групи або окремих працівників господарського відділу готельної структури.

У більшості середніх і великих готелів цю функцію виконують спеціальні відділи матеріально-технічного постачання, які побудовані за функціональною або матеріальною ознакою. У першому випадку кожна функція постачання (планування, заготівля, зберігання, відправка матеріалів) виконується окремою групою працівників. При побудові постачальних органів за матеріальною ознакою певні групи працівників виконують всі функції постачання за конкретним видом матеріалів.

Характерний тип структури служби постачання - змішаний, коли товарні відділи, групи, бюро спеціалізовані на постачанні конкретними видами напівфабрикатів, матеріалів, устаткування. Проте разом із товарними до складу відділу постачання входять функціональні підрозділи: плановий, диспетчерський.

Змішаний тип структури відділу постачання - найраціональніший метод побудови, який сприяє підвищенню відповідальності працівників, поліпшенню МТЗ виробництва.

Планове бюро (група) виконує функції з аналізу навколишнього середовища і ринкових досліджень, визначення потреб в матеріальних ресурсах, оптимізації ринкової поведінки з най вигіднішого забезпечення, формування нормативної бази, розробки планів постачання і їх виконання, контролю за виконанням постачальниками договірних зобов'язань.

Товарне бюро (група) виконує комплекс планово-оперативних функцій із забезпечення виробництва конкретних видів матеріальних ресурсів: планування, облік, завезення, зберігання і відпуск матеріалу у виробництво, тобто регулює роботу матеріальних складів.

Диспетчерське бюро (група) виконує оперативне регулювання і контроль за виконанням плану постачання готельного бізнесу і відділів напівфабрикатами і матеріалами; усуває недоліки, що виникають у ході постачання; контролює і регулює хід постачань матеріалів у готельному бізнесі.

В готельній справі служба постачання включає і відділ зовнішньої кооперації (або бюро, групу), яка може входити до складу ВМТП.

Відділи (бюро, групи) зовнішньої кооперації забезпечують готельний бізнес напівфабрикатами. Вони також можуть базуватися на функціональній або товарній ознаці.

Для здійснення технічного переозброєння і реконструкції виробництва готельного бізнесу створюються відділи устаткування.

Особливістю цього типу структури є те, що підрозділи мають свої служби постачання з функціями із планування і оперативного регулювання постачання виробничих відділів Й дільниць матеріальними ресурсами, а також із контролю за їх виконанням.

Формування нормативної бази, прогнозування і розробка планів МТЗ, встановлення господарських зв'язків і координація роботи служб постачання, що входять до готельного бізнесу, сконцентровані на базі служби постачання готельного бізнесу. Взаємодія підрозділів служби постачання готельного бізнесу здійснюється на основі функціональних зв'язків, а не адміністративного підпорядкування.

Постачання матеріальних ресурсів у готельний бізнес здійснюються через господарські зв'язки. Господарські зв'язки є сукупністю економічних, організаційних і правових взаємин, які виникають між постачальниками і відвідувачами готельного бізнесу. Раціональна система господарських зв'язків припускає мінімізацію витрат на надання готельних послуг і обіг, повну відповідність кількості, якості та асортименту товарно-матеріальних ресурсів, що поставляються, своєчасність і комплектність їх надходження.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >