Організація контролю за ходом виконання документів
Основні засади контролю
Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керівником установи.
Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник або заступник керівника установи відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу контролю - спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.
Завдання і порядок контролю
Контроль виконання документів не є функцією, що виконується самостійно. Це одна з складових української діяльності, а його реалізація - невід'ємний елемент менеджменту.
Чим вище рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.
Для підвищення рівня виконавської дисципліни керівники зобов'язані:
♦ поліпшувати якість підготовки управлінських рішень;
♦ відмовитись від практики повторного видання наказів, постанов чи інших актів;
♦ підвищити вимоги до якості підготовки та оформлення службових документів незалежно від форм носія;
♦ аналізувати практику направлення на місця розпорядчих документів, завдань, доручень та їх ефективність з обговоренням результатів на оперативних нарадах;
♦ впроваджувати автоматизовані форми контролю. Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, закладів, здійснюється безпосередніми виконавцями відповідальними за підготовку відповідей на ці запити.
Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:
V встановити контакт із керівниками секретаріату і конкретним виконавцем;
- - мати оперативну інформацію про хід виконання доручень, вживати, в разі необхідності, відповідні заходи щодо забезпечення своєчасного подання підрозділами та відповідальними особами матеріалів для доповіді керівництву;
- - за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати подання від підрозділу-виконавця мотивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну його виконання.
Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника установи або його заступника.
Строки виконання документів
Обов'язковими засобами ефективної організації роботи в управлінському апараті є досконала постановка контролю за виконанням розпорядчих документів та використанням у роботі наявної інформації.
Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.
Типові строки виконання встановлюються для окремих, найбільш масових, категорій документів відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. Перелік основних документів із зазначенням типових строків виконання наведено у додатку 5.18.
В інших випадках строки виконання документів не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюються для документів, більш складних за характером виконання.
Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом установи (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.
Якщо документ надійшов до установи із затримкою і терміни виконання доручень минули або явно недостатні для виконання, то керівник служби, на яку покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість з контрольними підрозділами вищої організацій, яка його надіслала, про зміну терміну виконання документа.
Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його потрібно дотримуватися. Зміна строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки - прийняттям нового акта, індивідуальні - керівником, який призначив строк.
Якщо в резолюції на документі є слово "терміново", термін виконання встановлюється не більше трьох діб. За відсутності в резолюції керівника дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому.
Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за два-три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з'ясувалось, що вкластися у встановлений термін неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк.
Припинити виконання документів, що надійшли від державної установи, або відмінити їх виконання мас право лише вища в порядку підпорядкування організація - автор документа.
Термін виконання відраховується з часу надходження документа до установи. У випадках, коли термін виконання документа закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконання вважається наступний робочий день. Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.
