< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Організація діловодства за зверненнями громадян

Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства.

Ведення окремого діловодства має забезпечувати конституційні права і свободи громадян, у т. ч. таємницю листування та іншої кореспонденції, захист від розголошення особистих даних громадян та одержаних із звернень відомостей, віднесення отриманої від громадян інформації до категорії конфіденційної, розголошення якої може призвести до порушення конституційних прав і свобод людини і громадянина.

Як правило, у великих установах, до яких надходить значна кількість звернень громадян, робота з ними покладається на спеціально створений структурний підрозділ (зазвичай у складі служби діловодства). Цим підрозділом може бути, наприклад, відділ, сектор, група з роботи зі зверненнями громадян.

У невеликих установах наказом керівника призначається особа, відповідальна за цю роботу. На практиці відповідні функції покладають зазвичай на відповідального за діловодство в установі (наприклад, на секретаря) або на кадрову службу (фахівця з кадрів). Залежно від структури установи та виходячи із принципу доцільності, функції з ведення діловодства за зверненнями громадян можуть бути покладені й на іншу посадову особу (структурний підрозділ). У кожному разі рішення про те, на кого буде покладено відповідні обов'язки, приймає керівник установи.

Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники установ.

Працівники, відповідальні за роботу зі зверненнями громадян, повинні бути обізнаними з нормативно-правовими актами, що регламентують цю роботу, насамперед Законом України "Про звернення громадян" [4].

Характеристика звернень громадян та вимоги щодо їх розгляду

Звернення громадян поділяють залежно від їх виду на пропозиції, заяви, скарги.

Під пропозицією (зауваженням), як правило, розуміють звернення громадян, де висловлюються поради, рекомендації щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, удосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Пропозиції громадян з питань політичного, економічного і культурного життя, а також удосконалення законодавства сприяють поліпшенню роботи держапарату, посиленню контролю за його діяльністю, допомагають долати бюрократизм і тяганину.

Під заявою (клопотанням) мають на увазі звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомленням про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності установ, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також думками щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

На відміну від пропозицій, заяви не розкривають шляхів і способів вирішення поставленого завдання, а лише формулюють його. Заяви найчастіше містять прохання особистого характеру. Наприклад, громадяни подають заяву щодо прийняття на роботу, про звільнення за власним бажанням, про надання житла, з інших соціальних і побутових питань.

Заява подається і тоді, коли громадянин (група громадян) хоче повідомити про ті чи інші недоліки в роботі установи, навіть якщо ці недоліки не стосуються його особистих прав і інтересів, що охороняються законом.

Скарга - це звернення з вимогою про поновлення прав і законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, об'єднань громадян, посадових осіб.

На відміну від пропозицій і заяв, скарга звичайно подається у випадку порушення будь-яких прав та інтересів громадян, встановлених і закріплених законодавством, а також інших особистих інтересів громадян, що не суперечать суспільним.

Пропозиції, заяви, скарги (далі - звернення) громадян можуть бути письмовими (надісланими поштою або переданими громадянином до відповідного органу, установи) чи усними (викладеними громадянином і записаними посадовою особою на особистому прийомі). Нерідко до державних і громадських органів надходять колективні звернення громадян, що розглядаються нарівні з індивідуальними.

На підставі Закону України "Про звернення громадян" [4] особа, яка подає звернення, повинна вказати своє прізвище, ім'я, по батькові, а також дані про місце проживання, викласти суть порушеного питання, пропозиції чи вимоги. Письмове звернення має бути підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення, що не містить цих відомостей, вважається анонімним і розгляду не підлягає.

Якщо заява, скарга має свідомо помилковий, наклепницький характер, її автор несе відповідальність за це згідно з чинним законодавством.

Відповідно до законодавства громадянин може адресувати звернення органам державної влади і місцевого самоврядування, установам, об'єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненні питань.

Нерідко громадяни звертаються до народних депутатів України і депутатів місцевих рад. Депутати відповідно до статусу народних депутатів, у свою чергу, можуть звертатися з виниклих питань до органів державної влади, інших установ з проханням розглянути питання, порушені у зверненні громадянина (громадян). Депутат управі здійснювати контроль за розглядом цих звернень та брати особисту участь у їх розгляді.

Керівники установ відповідно до своїх повноважень зобов'язані у встановленому порядку розглядати звернення, давати на них відповіді та вживати заходів щодо вирішення порушених у них питань.

Згідно з усталеним порядком розгляду звернень громадян звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування, установ особисто. У першу чергу розглядаються також звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги (ветерани війни і пращ, інваліди й інші непрацездатні особи, а також особи, які постраждали від аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітні родини, самотні матері й інші громадяни, які мають потребу в соціальному захисті й підтримці).

Після одержання звернення громадянина з певним питанням необхідно насамперед установити, чи може установа вирішити його відповідно до своєї компетенції. У протилежному випадку необхідно визначити, куди воно має бути направлене для перевірки або вирішення питання. Законодавство не допускає безпідставного передавання звернень іншим органам.

Якщо питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції даного органу чи установи, воно протягом не більш як п'яти днів пересилається ними за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що інформують громадянина, який подав звернення. Якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обгрунтованого рішення органом або посадовою особою, його в той же строк повертають заявникові з відповідними роз'ясненнями.

З огляду на важливість розгляду звернень установами різних рівнів і компетенції законодавство закріпило такий порядок, при якому на стадії розгляду здійснюється направлення звернення спочатку органу, якому безпосередньо підпорядкована установа чи посадова особа, дії (рішення) якої оскаржуються, а також органам нагляду, контролю загальної чи спеціальної компетенції, що не позбавляє громадянина, в разі його незгоди з прийнятим за зверненням рішенням, звернутися безпосередньо до суду.

Законодавством заборонено направлення звернення громадян для розгляду тим посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

У більшості випадків для розгляду звернень виникає необхідність в отриманні додаткових матеріалів, без яких важко прийняти правильне рішення. У процесі розгляду звернень установлюється відповідність прохань, вимог, повідомлень автора фактичним обставинам, інтересам держави, законодавству. Для цього посадова особа приймає рішення про необхідність перевірки фактів.

Перевірка проводиться за всіма порушеними у зверненні питаннями за допомогою збору об'єктивної інформації. Важливо, щоб перевірка проводилась обізнаними, об'єктивними людьми, що не мають особистого інтересу в результатах розгляду цієї справи.

Найважливіші питання повинні з'ясовувати керівники установ або їх заступники. При перевірці звернень, особливо скарг, не можна обмежуватися думкою лише однієї сторони. Мають враховуватись аргументи всіх зацікавлених сторін. Всебічний аналіз обставин сприяє об'єктивності думки, що формується при цьому, і правильності рішення, що виноситься за результатами розгляду звернення.

Однією з гарантій прийняття справедливого рішення є присутність громадянина при розгляді Його звернення, а також інших осіб або представників зацікавлених установ.

Якщо громадянин виявляє бажання особисто викласти аргументи особі, яка перевіряла заяву чи скаргу, та взяти участь у перевірці поданої скарги чи заяви, ознайомитися з матеріалами перевірки, бути присутнім при розгляді звернення на засіданні відповідного органу, то така можливість має бути йому надана відповідно до законодавства. Більше того, відмова, що позбавляє громадянина права взяти участь у засіданні колегіального органу під час розгляду його звернення, може бути предметом оскарження.

Перевірку проводять на підставі всіх необхідних документів (довідки, акти, листи, попередні рішення тощо), пояснень від зацікавлених осіб або інших осіб, які можуть допомогти під час розгляду звернення. У ході вивчення питання орган (установа), що розглядає звернення, може призначити ревізію, експертизу та інші необхідні для з'ясування істини дії.

Перевірці має підлягати кожен повідомлений факт, що здатен вплинути на те чи інше рішення. Підсумком перевірки є зібраний матеріал, що дозволяє позитивно чи негативно прореагувати на звернення. Отримані дані є підставою для винесення відповідного рішення.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >