< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Особливості оформлення спільних наказів

Кілька установ одного рівня можуть видати спільний наказ з основної діяльності.

Спільний наказ (розпорядження) установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Зображення Державного Герба України під час оформлення таких наказів не відтворюється.

Спільний наказ має той самий набір реквізитів, що й індивідуальний наказ, втім оформлення деяких реквізитів спільного наказу має певну специфіку. Так, під час складання і оформлення спільного наказу, а також документів, що можуть додаватися до нього, слід мати на увазі, що:

  • - найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині (див. зразок оформлення заголовка в підрозділі 2.2);
  • - дата спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, вона може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом;
  • - реєстраційний індекс документа повинен складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ;
  • - у спільному наказі має обов'язково бути вказано місце складення або видання документа;
  • - заголовок до тексту спільного наказу має стисло і точно визначати смисловий аспект змісту документа;
  • - текст наказу обов'язково повинен складатись з двох частин констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення;
  • - констатуючу частину необхідно друкувати з абзацу, у кінці речення крапку не ставлять. У цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу;
  • - розпорядча частина мусить починатись із слова "НАКАЗУЄМО" ("ЗОБОВ'ЯЗУЄМО"), яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані;
  • - якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх необхідно оформлювати на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу давати посилання на ці документи. При цьому реквізит "Відмітка про наявність додатків" після тексту наказу не оформлюється;
  • - додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша необхідно робити відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс;
  • - підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ;
  • - візують наказ у кожній з установ (організацій) відповідальні виконавці та зацікавлені посадові особи (найчастіше заступники керівників організацій, керівники юридичних, планово-економічних, фінансових служб). Візи проставляють на примірнику, що залишається у відповідній організації. Цей реквізит розміщують нижче реквізиту "Підпис" на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша наказу;
  • - за потреби в оцінці доцільності видання спільного наказу, встановленні його відповідності законодавству здійснюють зовнішнє погодження з іншими установами (організаціями). У такому разі в наказі оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який подають до наказу;
  • - порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції, його територіальних органах, визначається законодавством.

Кількість примірників спільних наказів (розпоряджень) повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

Видача вказівок

Вказівка - розпорядчий документ, правовий акт. що видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ: заступником керівника установи, головним інженером, головним конструктором, директором дочірньої фірми . Вказівка охоплює в основному питання організаційно-методичного, оперативного характеру, пов'язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів.

Видаються вказівки дія розв'язання поточних організаційних питань, оформлення відряджень, а також для доведення нормативних матеріалів до безпосередніх виконавців.

Формуляр вказівки складається з назви відомства, установи чи її структурного підрозділу, назви виду документа, дати і місця видання, номера, заголовка, тексту, підпису, позначки про погодження.

Починається текст вказівки, як правило, словами: "ЗОБОВ'ЯЗУЮ" або "ПРОПОНУЮ", які друкуються великими літерами.

Видають вказівки в залежності від обсягу тексту на бланках стандартних форматів А4 або А5.

Зразок складання вказівки наведено в додатку 4.8.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >