Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства

На етапі діловодства експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства та структурних підрозділів під методичним керівництвом архіву установи. До проведення експертизи цінності залучаються члени ЕК.

Проведення експертизи цінності значно полегшує поділ документів, утворюваних в установі, на три групи: основна документація, оперативно-довідкова документація, документація з особового складу.

До основної документації, що найповніше відображає основну діяльність установи, належать:

o нормативно-правові акти органів державної влади (постанови, укази, розпорядження, рішення), які стосуються діяльності даної установи;
o організаційна документація (статути, положення, штатні розписи тощо);
o розпорядча документація (накази або розпорядження з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і документи до них;
o планово-звітна документація (перспективні й річні плани, зведені й річні звіти, баланси тощо);
o інформаційно-аналітична документація (довідки, доповіді, доповідні записки, огляди, висновки, зведення, які відбивають основну діяльність установи);
o листування з питань основної діяльності установи (як правило, провадиться внутрішня експертиза цінності справ з листуванням);
o інші категорії документів (з питань організації виробництва, будівництва, з винахідництва й раціоналізації, розроблення і впровадження новітніх технологій тощо).

Основна документація, як правило, має постійний строк зберігання (для установ - джерел формування НАФ) або тривалий строк зберігання - до ліквідації установи (для установ, у діяльності яких не створюються документи НАФ).

Оперативно-довідкова документація містить відомості, необхідні для поточної практичної діяльності (документи з бухгалтерського обліку та звітності, з питань матеріально-технічного постачання, з адміністративно-господарських питань тощо). Для цієї категорії документів встановлюються тимчасові (від 1-го до 10-ти років) або тривалі (понад 10 років) строки зберігання залежно від практичної потреби в таких документах.

Документація з особового складу (особові справи співробітників, особові картки співробітників, накази з особового складу, особові рахунки, акти про нещасні випадки та інші документи) має тривалі строки зберігання (як правило, - 45, 50, 75 років). Саме до цієї документації часто звертаються для наведення довідок за заявами громадян про трудовий стаж, заробітну плату та з інших питань.

Проведення експертизи цінності слід розпочинати з перегляду документів служби діловодства, потім - функціональних структурних підрозділів (виробничі відділи, бухгалтерія).

У кожному структурному підрозділі переглядають спочатку найбільш важливі та узагальнюючі документи, що якнайповніше характеризують основну діяльність установи, з метою їх відбору на постійне зберігання. На зберігання відбирають передусім оригінали документів, і лише в разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії. Дублетні документи (розмножені в кількох примірниках і направлені до різних структурних підрозділів) підлягають знищенню. Однак, якщо дублетний документ має цінні відмітки, що відсутні в оригіналі, або оригінал знаходиться в поганому стані, то такий документ слід залишити на зберігання.

Поглинання змісту найбільшою мірою стосується планової та звітної документації. Зміст місячних планів поглинається квартальними планами, зміст квартальних - річними, річних - перспективними. Те саме стосується звітів. Отже, на постійне зберігання відбираються зведені документи, що поглинають зміст первинних.

Експертизу цінності документів забороняється проводити лише за заголовками справ, зазначеними на обкладинках, оскільки впродовж року при формуванні справ до них могли потрапити й інші категорії документів. Тому обов'язково має проводитись аналіз фактичного змісту документів, що містяться у справі, шляхом її поаркушного перегляду. Якщо під час перегляду справи виявлено, що поряд з документами постійного зберігання вона містить значну кількість документів тимчасового зберігання, то справу необхідно переформувати. При цьому документи постійного зберігання відокремлюються від документів тимчасового зберігання і формуються в окрему справу. Обов'язково переглядаються справи з позначкою "ЕПК". Якщо в них експертизою встановлено наявність документів постійного зберігання, вони підлягають переформуванню. Підлягають обов'язковому поаркушному перегляду справи з листуванням, оскільки в них можуть бути присутні документи, що містять важливу інформацію про основну діяльність установи.

Документи постійного зберігання, вилучені зі справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення новосформованих справ здійснюється лише по завершенню експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання вилучають: документи, які не стосуються справи; особисті нотатки і чернетки; неоформлені копії; супровідні листи, якщо вони не доповнюють змісту основного документа; реєстри документів на розсилку; металеві скріплення (скріпки, булавки).

У процесі експертизи цінності документів вирізняють чотири групи справ:

o постійного зберігання (документи НАФ), що піддягають у подальшому передаванню до державних архівних установ або архівних відділів міських рад;
o тривалого зберігання (понад 10 років), що передаються до архіву установи;
o тимчасового зберігання (до 10 років);
o ті, що піддягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.

Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання готують до передавання до архіву установи.

Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, що йде за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2008 р., починається з 1 січня 2009 р.