Класифікація документів за способом викладу матеріалу

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу, як відзначає у своїх роботах проф. А.П.Коваль , можуть бути поділені на дві категорії документи з низьким та документи з високим рівнем стандартизації [ 102].

Документи з низьким рівнем стандартизації та правила їх викладу

За способом викладу в документах з низьким рівнем стандартизації звичайно виділяють такі види текстів: розповідь, опис, міркування.

Розповідь-повідомлення про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності; використовується в автобіофафіях, протоколах, звітах і подібних документах.

Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутрішньому, причиново-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій.

Опис - це спосіб характеристики явища через перелік ознак, властивостей тощо. Частини опису, які розкривають ті чи інші риси предмета чи аспекти питання, називаються елементами опису. Звичайно, опис включає загальну характеристику явища, елементи ж опису лише обґрунтовують і конкретизують її. Опис застосовується у звітах, актах, наказах, постановах.

Міркування - спосіб викладу, за якого логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ і зазвичай доводить певне положення через причиново-наслідкові зв'язки, розкриття змісту цих зв'язків, порівняння. У міркуванні найчастіше щось доводиться.

У ряді документів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного. В інших в основу побудови тексту покладається лише шлях доведення від загального до часткового або, навпаки, від фактів до узагальнень.

Послідовність викладу, що визначається побудовою конкретних доказів від загального до часткового, називається дедуктивною, а від фактів до узагальнень - індуктивною.

Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини виникнення саме цього питання, а в кінці викладається мета, такий виклад називається прямим. Якщо ж мета викладається на початку документа, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки, такий виклад називається зворотним [102].

У будь-якому разі виклад тексту документа належить вести за такими правилами.

1. Дотримання законів логіки. Закони логіки не можна порушувати ні в загальній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях законів логіки. Тому, готуючи складний за змістом документ, слід добре продумувати його логічну структуру. А оскільки головною частиною будь-якого документа є виклад його мети, то це і є основним елементом логічної побудови змісту.
2. Переконливий і несуперечливий виклад мети документа є стрижнем, на який нанизуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз'яснити й доповнити цю мету.
3. Достовірність фактичного матеріалу. Причиною помилок часто буває неуважність тих, хто відповідає за документ, їхнє небажання або невміння перевірити факти, підкріпити загальну думку точними даними, тобто відсутність культури документування.

Так, у протоколах можуть бути пропущені цифрові дані виступу; у довідках механічно змінюють літери прізвища; плутають умовні позначення тощо. Все це знижує якість документа, бо факти - це його фундамент. Більше того, значущість багатьох видів документів (акти обстеження, звіти, доповідні записки) прямо залежить від того, наскільки повно представлений в них фактичний матеріал.

4. Урахування всіх фактів, повнота відомостей. Всебічний розгляд проблеми особливо важливий в документах. На їх підставі вирішуються практичні питання політичного, суспільного і господарського життя, конфліктні ситуації. Існує також поняття "актуальність фактів", що характеризує ступінь їх важливості саме в даний момент, у даній конкретній ситуації.
5. Композиційної довершеності діловим паперам надає вдале розміщення матеріалу, послідовний виклад, оптимально визначені характер та обсяг відомостей. У процесі викладу змісту не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими трафаретними формулами. Автор мусить виділити головне, навести вирішальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхіднішими фактами і цифрами.
6. Доцільність. Як свідчить практика, вміщення в один документ тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою положень призводить до того, що частина їх не враховується в ході подальшої роботи над ним.

Загалом невисока стандартизація організаційно-розпорядчих документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю викладу, його смисловою й словесною адекватністю. Документи цього типу покликані відображати всю складність діяльності підприємств і установ, динаміку, рух і зміни, що там відбуваються, непередбачені ситуації й проблеми, що повсякчас виникають у такому складному й багатогалузевому господарстві, як велика організація. У процесі їх підготовки найважливішим є організувати виклад так, щоб у порівняно невеликий за обсягом документ укласти максимум потрібної інформації і висловити своє ставлення до неї [ 102].

Документи з високим рівнем стандартизації

Існує цілий ряд ситуацій, в яких можна наперед передбачити, що, кому й як належить повідомляти, тобто в які готові словесні формули вкласти інформацію. Процес підготовки стандартного документа зводиться до таких трьох операцій:

- вибір серед досить обмеженої кількості стандартних конструкцій потрібної в тому чи іншому випадку;
- заповнення формуляра;
- побудова за готовими зразками словосполучень і речень, не передбачених формулярами бланків.

Набір стандартних ділових паперів існує в кожній країні, обслуговуючи різні сторони суспільного життя та виробництва. І скрізь стандартизація мови офіційних документів розглядається як ефективний засіб скорочення невиправданого інформаційного надлишку за рахунок економії мовних засобів. Перевага стандартизованих мовних зворотів полягає ще й у тому, що вони вимагають мінімального напруження при сприйманні та пришвидшують процес складання документа, даючи змогу заощаджувати зусилля на пошуки відповідних форм вислову Такі звороти, крім усього, відзначаються інформативною місткістю: адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою.

Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи ситуацію, потрібні готові, широко відомі словесні формули, які виступають і сприймаються як сигнали певного типу інформації.

Стандартні вислови як явище писемного мовлення, виникають як наслідок опису однотипних, неодноразово повторюваних виробничих ситуацій. Слова й словосполучення, особливо часто вживані у певних типах документів, утворюють своєрідний каркас їх змісту. В таких випадках складання документів може бути зведене до заповнення бланків. Тому прийнято говорити, що ділові папери не пишуться, а складаються чи укладаються.

Слід мати на увазі, що процес стандартизації мови ділових паперів не є "канонізацією", "узаконенням" певних конкретних висловів, це - стандартизація моделі узагальненого зразка такого вислову. Як правило, ним є певний тип речення з чітко визначеним порядком слів і термінів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речень, що найкраще й найповніше охоплює ряд схожих ситуацій. За таких умов укладання документа зводиться до конкретного словесного наповнення зазначеної синтаксичної моделі [125].

Бувають випадки, коли автор документа свідомо відмовляється від стандартного викладу. Це означає, що документу надається особливого значення. Так, винятковість, незвичність певного виробничого моменту нерідко вимагає відповідного відображення у формі вільного, нестандартного листа. Як свідчать дослідники, нестандартний лист у бізнесі посідає особливе місце: поряд з явною тенденцією до стандартизації мови ділового листування він по-старому має право на існування [ 125].

Є те одна причина відступів від суворо стандартизованого викладу За повної стандартизації кількість інформації на одиницю тексту документа настільки зростає, що навіть у разі таких незначних ушкоджень тексту, як пропуск слова, нечітко надрукований рядок та ін., втрата їх стає дуже відчутною, зміст документа - важко зрозумілим. Тому незначні відступи від суворої логічності викладу в бік деякого надлишку інформації забезпечують її передачу й відтворення без помітних змістових втрат.