Складання актів про вилучення документів для знищення

Після зведення описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу проводиться складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (див. додаток 35). При цьому враховуються такі примітки, як "До заміни новими", "Після закінчення строку договору", "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, -ревізії. Уразі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення" тощо.

Справи включають до акта про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, завершені у 2006 р., можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 р., з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2012 р. з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи установи. Структурні підрозділи відбирають справи, строк зберігання яких минув, для внесення до акта і подають пропозиції керівникові архіву або особі, відповідальній за архів.

Назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи, наприклад:

Зведені описи справ та акт розглядаються ЕК установи одночасно. Акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на погодження ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради). Погоджені акти затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищувати документи.

Без погодження актів з відповідними архівними установами знищення документів є неприпустимим.

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними. В актах зазначаються дата здавання документів, їх вага та номер накладної.

Передавання справ до архіву установи

Структурні підрозділи передають до архіву установи справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу через два роки після завершення їх у діловодстві.

Перед передаванням справ до архіву працівники структурних підрозділів повинні перевірити правильність формування документів у них, а також оформлення документів, вміщених до цих справ (наявність підписів, віз, відміток про засвідчення копій тощо). У разі виявлення недоліків у формуванні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані усунути їх.

У разі відсутності справ, що значаться в описах, здійснюється їх розшук. При негативному результаті розшуку керівник установи за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу справ, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником структурного підрозділу, передається до архіву установи.

Справи передаються до архіву установи за описами справ згідно з графіком, затвердженим керівником установи. Приймання кожної справи проводиться працівником архіву установи в присутності представника структурного підрозділу, який передає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться відмітки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного опису справ роблять цифрами та словами відмітку про фактичну кількість справ, переданих до архіву установи, зазначають номери відсутніх справ, дату приймання-передавання справ; особи, що передавали та приймали справи, ставлять свої підписи.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву установи лише за рішенням її керівника в разі наявності вільних площ в архівосховищі. Передавання справ у даному випадку здійснюється за номенклатурою.

У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за ведення діловодства даного структурного підрозділу, в період проведення ліквідаційних заходів здійснює формування всіх документів у справи, оформлення справ і передавання їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передавання справ проводиться за описами справ і номенклатурою.