Складання протоколів

Протокол - документ діяльності колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення нарад, зборів, конференцій, прийняття рішень комісіями, дорадчими органами тощо, склад присутніх, хід ведення засідань, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвідчує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). У більшості випадків складаються протоколи, змістом яких є об'єктивний опис якоїсь події.

Складається протокол, як правило, на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо. У тих випадках, коли засідання стенографується або записується на той чи інший носій, протокол можна складати після їх розшифрування.

Оскільки від кваліфікації, вміння розібратися у суті обговорюваних питань особи, яка буде складати протокол, залежить його якість, призначення такої особи є дуже відповідальною справою.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна розподілити на три групи:

1. Стислі, у тексті яких фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.
3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно. Складаючи протоколи, рекомендується використовувати такі реквізити:
- o назва установи (організації) підприємства, організації, де відбулися збори, конференція, засідання, нарада;
- o назва виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка;
- o порядковий номер протоколу (пишеться після слова "протокол"). Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо;
- o назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо); Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа;
- o дата проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання. Цей реквізит пишуть нижче назви організації з лівого боку. Наприклад: 22-26.04.2014 р.;
- o місце засідання. В реквізиті зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);
- o текст протоколу. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
- o перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається;
- o підписи керівників зборів, конференції, засідання, наради (голови і секретаря). Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

Складання тексту протоколу. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх, який пишуть з нового рядка, зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби - найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина протоколу включає порядок денний. Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Питання, що підлягають розгляду на зборах, конференції, засіданні, нараді мають бути сформульовані у називному відмінку й розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача.

Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про". В деяких випадках порядок денний додається до протоколу, про що робиться відповідна позначка.

Основна частина тексту протоколу складається на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання, наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час містити інформацію, що всебічно розкриває хід обговорення питання. Поняття "протокольна точність" народжене змістом документа і стилем викладу.

Складається основна частина з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного протоколу. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка у родовому відмінку і підкреслюють. Після прізвища доповідача ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови. Наприклад: 1. СЛУХАЛИ:

Красовську Н.М.- Про створення клубу "Дозвілля".

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

Слово "ВИСТУПИЛИ" пишуть (друкують) великими літерами з нового рядка для того, щоб виділити його. Після нього теж ставлять двокрапку й фіксують виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді.

Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Нижче нотують питання і відповіді на них. Наприклад:

М.Н. Попов - Які заходи будуть вжиті для ліквідації аварії?

Н.І. Сидорчук - До 10 години ранку будуть зібрані всі аварійні бригади.

Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", ""ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Само слово "УХВАЛИЛИ" пишуть через два інтервали після попереднього тексту великими літерами з нового рядка, ставлячи після нього двокрапку.

Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Якщо в ухвалі містяться різні за характером питання, їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

У разі обирання посадових осіб в протоколі зазначаються підсумки голосування по кожній з кандидатур окремо.

У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

У ході засідання складається лише чернетка протоколу. В п'ятиденний термін протокол уточнюється, доповнюється, перевіряється за стенограмою і фонозаписом, редагується і оформляється. Якщо до протоколу буде додаватись стенограма, про це робиться запис після першої частини протоколу:

"Засідання вченої ради стенографувалось. Стенограма додається".

Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

Протоколи формуються у справи разом з документацією, створеною в процесі підготовки засідання. До справ можуть включатись такі документи: порядок денний, запрошення, списки учасників засідання і списки запрошених, доповіді чи тези виступів, довідкові матеріали з питань, що обговорювались, проекти рішень і підсумкових документів; інші документи, що передавались у процесі засідання (все в одному примірнику).

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів: постанов, рішень, ухвал. В інших випадках роблять витяг з протоколу.

Витяг з протоколу - один з наймасовіших у документуванні. Це документ, що являє собою частину протоколу, необхідну для вирішення окремого питання.

Витяг з протоколу надсилається або передається особам чи установам (підприємствам) і містить: назву виду документа (витяг з протоколу, засідання, наради), дату, місце складання чи видання (з оригіналу), текст витягу, підпис секретаря чи голови засідання, позначку про завірення копії.

Копії протоколів або витяги з них засвідчуються відбитком печатки служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Зразок протоколу наведено в додатку 4.19.

Написання стенограм

Стенограма - запис промови, доповіді, переговори", виконаний способом стенографії, що означає "скоропис, скорочене письмо, яке поспіває за мовою". Так писав автор "Толкового словаря" В.І.Даль.

Стенографія - це спосіб швидкого і точного записування за допомогою системи скорочень і умовних знаків. З'явилося слово "стенографія" в 1602 р., коли англієць Джон видав книгу "Мистецтво скоропису, або стенографія".

Застосовувалася стенографія ще в Стародавньому Єгипті. Можливо, вона існувала і раніше, тому що людина завжди бажала писати швидше.

У 1883 р. в Акрополі було знайдено мармурову плиту з висіченими на стенографічними знаками, що підтвердило існування стенографії в Давній Греції. На думку вчених, давній стенограф залишив ці записи близько 350 року до н. е.

Багато давньогрецьких філософів володіли стенографією: відомо, наприклад, що промови філософа і вченого Сократа записав стенографічно давньогрецький історик Ксенофонт.

Зразок стенографічного листа

Зразок стенографічного листа

Скоропис був відомий і в Росії. Ще в XV ст. збори народного віча в Новгороді і Пскові записувались знаками, що "поспівали за мовою". При Петрі І існувала група стенографів, яких називали "компанією писак".

Широке запровадження стенографії в практику управлінського апарату дає змогу в 2-3 рази прискорити підготовку будь-якого документа, дозволить кваліфікованим працівникам зекономити до 20-30 процентів часу, який витрачається ними на рукописне складання документів.

Підготовка повідомлень

Повідомлення - це документ, який інформує про якийсь захід (нараду, засідання, збори, конференцію) і пропонує взяти у ньому участь.

Оформляється повідомлення або запрошення як лист, адресований організації, установі чи конкретній особі.

Текст повідомлення включає відомості про час, місце, характер заходу, порядок денний, прізвище доповідачів та виконавців, пропозицію взяти участь, прохання підтвердити зустріч, телефони для довідок.

Починається текст повідомлення зверненням (до конкретної особи) або проханням направити представників організації. Структура речень повідомлення - найпростіша. Два-три перших слова одразу ж повинні дати зрозуміти про що йдеться.

Складаючи повідомлення слід використовувати прямий порядок слів у реченні.

Грамотний виклад має суттєве значення, адже наявні помилки одразу привертають до себе увагу, і враження від документа значно знижується. Уважна і неупереджена перевірка тексту повідомлення - надійний спосіб позбутися помилок, особливо грубих

Зразок повідомлення поміщено в додатку 4.20.