Порядок заповнення реєстраційної картки

Календарна шкала реєстраційної картки використовується для контролю за строками виконання документа. У ній зазначається дата, до якої документ має бути виконано.

У графі "Автор документа або кореспондент" записують назву установи, з якої надійшов документ, чи, якщо документ вихідний, установи, до якої його надсилають. При реєстрації звернень громадян у цій графі зазначають також прізвище, ім'я, по батькові, домашню адресу заявника.

Графа "Назва виду документа" заповнюється відповідно до назви реєстрованого документа (постанова, наказ, акт, доповідна записка тощо). При реєстрації листів цю графу не заповнюють.

У графі "Строк виконання" проставляють дату, до якої має бути виконано документ. При реєстрації ініціативного документа, який надсилають до інших установ, записують дату очікуваної відповіді. Строк виконання проставляють так: число, місяць, рік (арабськими цифрами), наприклад: 14.02.2009.

Графу "Дата та індекс надходження" заповнюють тільки для вхідних документів. У цій графі проставляють дату надходження документа та індекс, наданий установою-одержувачем. Відомості переносяться з реєстраційного штампа, а після виконання документа їх доповнюють номером справи за номенклатурою або іншим індексом.

У графі "Дата та індекс документа" при реєстрації вхідного документа проставляють дату документа та індекс, наданий йому установою-автором. При реєстрації вихідного або внутрішнього документа у цій графі зазначають дату відправлення (підписання) та індекс документа.

До графи "Заголовок документа або короткий зміст" переноситься заголовок, сформульований у документі. У разі відсутності заголовка його слід сформулювати відповідно до чинних правил. Якщо заголовок недостатньо повно відбиває зміст документа, то до цієї графи додатково вносять відомості з тексту.

До графи "Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець" переноситься з документа повний зміст резолюції (доручення), із зазначенням прізвища їх автора і дати. З резолюції переносять також прізвище, ініціали відповідального виконавця, зазначають номер його телефону. Ця графа заповнюється після попереднього розгляду документа. Якщо на документі резолюція відсутня, то в цій графі секретар зазначає прізвище, ініціали, якщо потрібно, - посаду (структурний підрозділ) виконавця, якому направлено документ, і дату.

У графі "Розписка в одержанні документа" виконавець розписується про одержання документа і проставляє дату.

У графі "Відмітка про виконання" стисло записують, як вирішено питання по суті або зазначають дату та індекс документа-відповіді. У випадках, коли письмова відповідь на зареєстрований документ не потрібна, у цій графі занотовують, коли, ким і як вирішено питання, порушене в ініціативному вхідному документі. Такий запис засвідчується підписом виконавця документа із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища. У цій же графі зазначають індекс справи за номенклатурою, до якої документ буде підшито для подальшого зберігання.

У картці, складеній на ініціативний вихідний документ, у графі, де йдеться про строк виконання, зазначають дату одержання відповіді, дату.

Індекс і короткий зміст листа-відповіді, а в деяких випадках - посаду і прізвище особи, яка підписала лист-відповідь. Якщо письмової відповіді не складали, записують, коли і яке рішення прийнято по суті розглянутого питання. Цей запис засвідчується підписом безпосереднього виконавця документа із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища.

У картці, складеній на внутрішній документ, у даній графі зазначають конкретні дії щодо виконання документа. Якщо у процесі виконання складався новий документ, зазначають його дату й індекс, посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Безпосередній виконавець засвідчує цей запис підписом із зазначенням посади, ініціалів, прізвища.

На зворотному боці картки в графі "Контрольні відмітки" фіксують дані про контроль за строками виконання, що мають містити дату перевірки і конкретні причини затримки виконання документа. Нерідко ця графа використовується і для записів, що стосуються руху документа, для внесення додаткової інформації з питання, що міститься в ініціативному документі. Графи "Фонд №", "Опис №", "Справа №" заповнюються в архіві, куди реєстраційні картки передаються разом з документами.

Від того, наскільки кваліфіковано й докладно будуть заповнені графи реєстраційної картки, залежатиме надалі швидкість пошуку документа як у поточній роботі з документами, так і в архіві установи.