Використання реквізитів у міжнародному листуванні

Складаючи службовий лист, використовують такі реквізити: заголовок, дата, найменування, адреса того, хто отримає лист, вступне звертання, основний текст, заключна форма ввічливості, підпис, позначка про наявність додатка тощо.

Реквізити листа розміщуються відповідно до національно-культурних традицій за вимогами законодавства країни адресата (див. додаток 2.5 та 2.6). Оскільки мовою міжнародного ділового листування за минуле сторіччя стала англійська (лист англійською мовою зрозумілий людині у будь-якому місці земної кулі), розглянемо правила розташування реквізитів в листах до іноземних партнерів.

"Заголовок" (The letterhead).

Заголовок (найменування установи, організації - автора) розмилується у верхній частині бланка (headed papers).

Заголовок містить також адресу організації або фірми, адресу для телеграм, номери телефонів, факсу, коди, що вживаються в розмовах по телефону, тощо. Іноді ці реквізити друкуються у нижній частині бланка.

У кінці назв на бланках багатьох англійських торговельних підприємств, банків і т. ш. пишеться слово Limited (Ltd), що являє собою скорочений вираз "Limited Liability сатрапу" - товариство з обмеженою відповідальністю. Цей вираз означає, що власність членів товариства акціонерів обмежується сумою належних їм акцій.

Замість слова Limited в американському листі після назви багатьох торговельно-промислових підприємств ставиться слово Corporation або Incorporated (Inc.).

Corporation означає "поєднання осіб" або "корпорація". Incorporated означає "зареєстрований як корпорації!". Наприклад: Delaware Business Incorporated Inc.

Під назвою організації вказується рід її діяльності. Часто має місце емблема організації, яка символічно зображує напрям її діяльності.

Крім фактичної інформації про фірму, заголовок характеризує її й з іншого боку. Незвична форма заголовка, його дизайн, виконана у кольорі емблема (а іноді й девіз) - все це створює неповторний образ фірми. Вдале розміщення компонентів заголовка, його оригінальна емблема складають сприятливе враження на партнерів.

Наведемо заголовки на бланках листів деяких організацій.

У заголовках деяких фірм можна побачити напис "AU communications to be adressed to the company and not to indtviduals" (Вся інформація мусить бути адресована товариству, а не окремим особам).

Трапляється і навпаки. Так, на бланках ряду іноземних фірм після заголовка друкарським способом зазначається,що відповідь має адресуватися певній особі наприклад: In ready please address the Manager, або AH letters to be addressedto the Manager. (Всі повідомлення адресуйте менеджеру).

"Вказівка на посилання" (The reference line).

У верхній лівій частині листа безпосередньо під заголовком розташовують вказівку на посилання. Тут можуть бути подані ініціали того, хто складав лист, або друкарки, цифрами або літерами повідомлені фірма або підрозділ, номер справи тощо.

При цьому спочатку робиться посилання на дані адресата (якщо вони відомі), потім - надані відправника, наприклад:

"Дата" (The date).

Дата відправлення (не написання) розташовується у правому кутку під заголовком так, щоб остання цифра закінчувала рядок правого поля листа. До складу дати входять число, місяць та рік.

Витравляючи листи у країни Європи, дату пишуть так: 25th of June 2013 (тобто спочатку ставлять порядковий числівник за допомогою цифр та закінчень: 21st, 2nd, 3rd, 4th і т. д.).

У листах до США дату пишуть інакше: June 25, 2013. (Зверніть увагу на кому, що відокремлює число місяця від року). Допускається скорочення деяких місяців, наприклад: January - Jan., September - Sept., February - Feb., October - Oct.

Вихідний номер на бланках для іноземних адресатів ставити не рекомендується. Номер нічого не вашому партнерові, оскільки за кордоном таким реквізитом не користуються.