Складання організаційних документів

Особливості створення організаційних документів

Організаційні документи - це документи, що закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління на тривалий час.

Організаційні документи слугують для організування, упорядкування та погодження будь-якої діяльності. Вони дозволяють створити узгоджену програму дій, об'єднати людей, підрозділи, установи для досягнення спільної мети, надаючи при цьому їх діяльності планомірний та узгоджений характер.

Таким чином, з розроблення організаційних документів розпочинається не тільки функціонування установи, але й виникає управлінська діяльність, що врегульовується за допомогою права.

До організаційних документів можна віднести: положення, статути, регламенти, інструкції, правила, розклади та певною мірою договори.

Зазначені документи розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує значна робота з вивчення різноманітних аспектів діяльності установи або її структурних підрозділів, а також чинного законодавства з цих питань.

Підготовка положень

Положення - це правовий акт, що установлює основні правила організаційної діяльності установ (органів влади), їх структурних підрозділів, а також організацій і підприємств (філій).

Складають положення переважно під час створення нових установ чи організацій. Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створених комісій, груп, бюро тощо. Це може бути також зведення правил, що регулює певні напрями діяльності.

Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу виділено положення, які регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання.

Положення бувають типові й індивідуальні.

Типові положення розробляються і, як правило, затверджуються вищими органами управління для системи установ і підприємств.

Індивідуальні положення створюються на основі типових і затверджуються керівником установи. Положення про конкретну установу затверджується розпорядчим документом вищої організації (органу влади).

Найбільш численну групу складають положення про проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів. Текст положення, звичайно, складається з таких розділів:

• 1. Загальні положення.
• 2. Основні завдання.
• 3. Функції.
• 4. Права та обов'язки.
• 5. Керівництво.
• 6. Взаємовідносини.
• 7. Майно та кошти підприємства.
• 8. Виробнича та господарча діяльність.
• 9. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.
• 10. Реорганізація та ліквідація.

У положенні вказуються основні та оборотні кошти, порядок придбання майна, амортизаційні відрахунки та їх призначення, прибуток, відрахунки на премії робітникам та службовцям, житловий фонд, службові приміщення, порядок використовування надлишків невикористаних обігових коштів.

Залежно від специфіки діяльності в положенні може також відображатись хід капітального будівництва, винахідництва та раціоналізації, стан матеріально-технічного забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житла, страхування та інше.

Підписує положення керівник установи і затверджує вища за порядком підпорядкування організація.

Типовий формуляр положення містить такі реквізити: зображення Державного герба України; назву відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження; назву виду документа (положення); місце видання документа; реєстраційний номер документа; заголовок до тексту документа; текст документа; підпис; гриф погодження документа; візи документа. Формуляр-зразок положення наведено в додатку 4.14.