Складання альбому уніфікованих форм документів

Як правило, табель форм документів та альбом уніфікованих форм документів розробляються одночасно, оскільки робота зі складання альбому є логічним продовженням підготовки табеля і пов'язана з нею на змістовому рівні. Водночас альбом можна розробляти і використовувати як самостійний документ, без попереднього складання табеля. Якщо ці два документи розробляються одночасно, то результати аналізу створюваних в установі документів і заповнені на них карти, на підставі яких розробляють табель, використовуються також і для підготовки альбому. При складанні виключно альбому мають бути відібрані зразки тих документів, які до нього включатимуться. Наприклад, можуть бути розроблені: Альбом уніфікованих форм службових листів; Альбом уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів; Альбом уніфікованих форм документів з кадрових питань тощо. У будь-якому разі необхідно мати масив документів, які використовуватимуться як первинний матеріал для розроблення форм документів.

У ході підготовки альбому виокремлюють такі етапи роботи:

• o визначення завдання (призначення альбому і склад документів);
• o класифікація форм документів з метою визначення структури альбому й розподілу всіх документів на дві групи: а) ті, що мають уніфіковані форми, б) ті, що потребують уніфікації;
• o уніфікація форм документів;
• o формування альбому та підготовка методичних вказівок щодо застосування форм документів, включених до нього.

Якщо альбом розробляється одночасно з табелем, перший етап роботи проводиться ще під час підготовки табеля. Отже, безпосередня робота з розроблення альбому починається з класифікації документів на ті, що вже мають уніфіковані форми, й на ті, які їх не мають.

Під уніфікованою системою документації розуміють систему, в якій всі документи створено за однаковими правилами [33, с. 8]. Уніфікація документів здійснюється з метою скорочення переліків форм документів, типізації їх форм та стандартизації термінів, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації, зниження трудомісткості опрацювання документів, найефективнішого використання обчислювальної техніки.

Нині в Україні розроблено 15 уніфікованих (загальноприйнятих) систем документації, які включено до ДКУД:

• 1) організаційно-розпорядча документація (код 02);
• 2) первинно-облікова документація (код 03);
• 3) банківська документація (код 04);
• 4) фінансова документація (код 05);
• 5) звітно-статистична документація (код 06);
• 6) планова документація (код 07);
• 7) ресурсна документація (код 08);
• 8) торговельна документація (код 09);
• 9) зовнішньоторговельна документація (код 10);
• 10) цінова документація (код 13);
• 11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
• 12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);
• 13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
• 14) документація з Пенсійного фонду (код 20);
• 15) словниково-довідкова документація (код 21).

Усі уніфіковані системи документації є чинними і використовуються в діяльності установ. Форми документів, що входять до їх складу, є обов'язковими для застосування, їх вносять до альбому як готові форми. Інші документи спочатку уніфікують, а потім включають до альбому.

Під уніфікованою формою документа розуміють стандартний формуляр документа, встановлений відповідно до його функціонального призначення в певній сфері діяльності чи галузі. Під час розроблення уніфікованих форм документів установи потрібно:

• o визначити набір реквізитів, необхідних і достатніх для підготовки документів;
• o встановити послідовність розташування реквізитів на носії інформації та правила їх оформлення;
• o уніфікувати текст документів.

Уніфікація текстів полягає у вживанні єдиної форми мовних елементів, яка найточніше передає зміст постійно повторюваних управлінських ситуацій або дій. Уніфікація текстів документів проводиться методом виокремлення постійної та змінної інформації. Постійною є інформація, яка повторюється в усіх документах, створюваних в аналогічних управлінських ситуаціях. Змінною вважається інформація, що дає можливість розрізняти повторювані управлінські ситуації. Постійна інформація фіксується в уніфікованій формі документа і стає незмінною, повторюваною частиною тексту.

В уніфікованій формі документа має бути передбачене вільне місце для запису змінної, нової інформації. Щоб відокремити постійну інформацію від змінної, необхідно мати хоча б кілька документів одного виду й одного призначення, створених в аналогічних управлінських ситуаціях. Лише аналіз документів дає підставу для поділу інформації на постійну та змінну.

В уніфікованій формі документа текст може бути подано у вигляді трафарету, анкети або таблиці. Визначальним при виборі форми подання тексту є характер інформації, що міститься в ньому.

Трафарет - це форма подання тексту, яка містить постійну інформацію і пробіли (порожні рядки), призначені для внесення змінної інформації, що характеризує певну управлінську ситуацію. У тексті-трафареті зберігається граматична структура, тобто це - граматично зв'язаний текст, побудований за нормами ділової писемної мови.

Текст подають у вигляді трафарету в тому разі, якщо основним змістом документа є інформація про управлінські дії.

До таких документів належать: накази, розпорядження, протоколи, акти, договори, угоди, доповідні записки, листи, довідки, заяви, заявки тощо. Текст-трафарет може містити "підказки" у вигляді підрядкових пояснень про характер інформації, яку варто вносити у порожні рядки. Трафаретний текст забезпечує точність і чіткість викладу, при цьому спеціалісти витрачають мінімум часу на складання й оформлення документів (див. приклад 3).

Приклад 3. Уніфікована трафаретна форма заявки

Анкета - форма подання тексту, що містить характеристику одного об'єкта за певними ознаками. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими здійснюється описування об'єкта, а змінною - конкретні характеристики. Анкета будується за принципом "запитання - відповідь". У тексті-анкеті постійну інформацію виражено іменником у називному відмінку або словосполученням, головне слово в якому вживається в називному відмінку. Змінну інформацію в анкеті записують також словосполученнями, що складаються з іменника в називному відмінку, дієслова (наприклад, має, не має тощо), числівника (частіше в цифровій формі), або словами "так", "ні".

Анкетна форма часто застосовується для уніфікації облікових форм, звітів (див. приклад 4).

Приклад 4. Уніфікована форма подання у вигляді анкети

Таблиця - форма подання тексту, що містить опис кількох або багатьох об'єктів за певним набором ознак. Таблиця має два рівні членування тексту - вертикальний і горизонтальний.

Узагальнене найменування ознак у таблиці складають заголовки і підзаголовки (головка таблиці), а найменування об'єктів - заголовок і підзаголовки рядків таблиці, які розміщують у крайній лівій графі таблиці (боковик) (див. приклад 5).

Приклад 5. Форма побудови таблиці

У таблицях, як і в анкетах, текст спрощено, у ньому переважають конструкції іменникового типу: назва об'єкта, його кількість, розмір, тип, марка тощо. У таблиці постійну інформацію подано найменуваннями ознак, за якими описується певна кількість об'єктів, зазначених у крайній лівій графі таблиці. Змінна інформація в таблиці записується у клітинки, утворені перетинанням горизонтальних рядків і вертикальних граф.

До таблиць не рекомендується включати окрему графу "Номер за порядком" (№ з/п). У разі необхідності нумерування об'єктів їх номери послідовно проставляють у крайній лівій графі таблиці перед відповідним найменуванням.

Заголовки граф таблиці пишуть з великої літери. Підзаголовки - з малої літери, якщо вони складають одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапка в кінці заголовків і підзаголовків граф непотрібна. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці формулюються іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживають лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення.

Якщо графи таблиці містять кількісні показники, то в її заголовку зазначається одиниця виміру, наприклад: Сума, грн.; Маса, кг; Кількість, шт.

У таблицях, які складаються з кількох сторінок, задля уникнення перенесення заголовка на нову сторінку, графи таблиці нумерують і на кожній наступній сторінці вміщують лише рядок з номерами граф.

Таблиці застосовують, як правило, для подання інформації у звітно-статистичних, бухгалтерських, банківських, кадрових, організаційно-розпорядчих та інших документах (див. приклад 6).

Приклад 6. Уніфікована форма графіку проведення атестації у вигляді таблиці

Усі види подання уніфікованих текстів (трафарет, анкета, таблиця) можуть застосовуватись як роздільно, так і разом. За необхідності в уніфікованій формі документа частину тексту можна подати у вигляді трафарету, частину - у вигляді анкети або таблиці.

Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примірники інструкції з діловодства, табеля форм документів та альбому уніфікованих форм документів. Для повсякденного використання зазначених документів найдоцільнішою є їх електронна форма, що забезпечує швидкий доступ до них на будь-якому робочому місці, оснащеному персональним комп'ютером.