НАРАДА

Нарада - спільне обговорення важливих питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя.

Наради - порівняно з багатьма іншими методами управління - мають значні переваги, оскільки дають можливість спільно аналізувати важливі проблеми, висловлювати власні думки та пропозиції, приймати узгоджені рішення.

Оптимальна кількість учасників наради 10-12 осіб; якщо кількість перевищує 16-18 осіб, то не всі матимуть змогу взяти участь в обговоренні, тобто висловитися.

Залежно від мети й завдань, які треба вирішити, службові наради поділяються на: інформаційні (інструктивні), диспетчерські (оперативні), проблемні

Інформаційні організовують безпосередні (конкретні) виконавці з метою ознайомлення учасників з новими завданнями, положеннями, відомостями, що стосуються управлінської вертикалі чи горизонталі. Якщо це директивні матеріали, доцільно познайомити працівників з новою інформацією у письмовій формі без проведення наради. Можна попередньо роздати текст для ознайомлення, а під час наради лише обговорити його й прийняти конкретні рішення.

Диспетчерські наради скликають для отримання інформації про поточний стан справ, її аналіз і прийняття рішень. їх проводять у точно визначений час і день, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність і вчасно готуватися до наради. Позапланові оперативні наради зумовлюють неритмічність виконання їх учасниками своїх обов'язків і створюють незручності.

Проблемні наради проводять у невеликому колі компетентних і висококваліфікованих фахівців з метою прийняття найоптимальнішого рішення з обговорюваних питань шляхом голосування.

Нарада навряд чи пройде успішно, якщо її заздалегідь не підготувати, її проводить голова - керівник установи, підрозділу або відповідальна за певний напрям роботи особа. Голова наради повинен мати неабиякий організаторський хист, щоб нарада не перетворилася в пусту балаканину.

Його завдання під час підготування наради такі:

• 1. Чітко визначити коло обговорюваних питань.
• 2. Продумати послідовність обговорення цих питань (нараду зазвичай починають з обговорення важливих виробничих питань, що потребують інтенсивної розумової діяльності; наприкінці вирішуються конкретні питання, які голова може подати у вигляді оголошень) та їх взаємозв'язок.
• 3. Визначити час, необхідний для обговорення кожного питання, враховуючи можливість виникнення дискусії, обміну думками.
• 4. Передбачити мету, якої слід досягти під час розгляду кожного питання.
• 5. Визначити учасників наради, враховуючи їх особисту компетентність, посадові обов'язки, а також комунікабельність, їх уміння приймати рішення, конструктивно співпрацювати.
• 6. Продумати механізм проведення дискусії.
• 7. Передбачити (і заздалегідь відвести на це певний час) звертання до кожного з учасників наради, певні ліричні відступи, що створять невимушену ділову атмосферу обговорення.
• 8. Перед засіданням підготувати вступ, який, залежно від характеру обговорюваних питань та ситуації, може бути стислим чи розгорнутим (дві-три хвилини, іноді п'ять хвилин).

Під час проведення наради голова повинен:

• 1. Упевнено і вміло керувати обговоренням унесених до порядку денного питань: постійно стежити за ходом дискусії, обдумувати й добирати слушні запитання, систематизувати різні погляди, вчасно робити висновки.
• 2. Створити доброзичливу атмосферу для спілкування і прийняття рішень:
  • o надавати учасникам можливість висловлюватися, заохочувати їх до розмови;
  • o уважно прислухатися до висловлювань кожного, бо ефективність нарад якраз і полягає в тому, щоб виробити спільну думку;
  • o по-дружньому ставитися до всіх, нікого не виокремлювати з-поміж інших і нікого не обділяти своєю увагою;
  • o бути тактовним і витриманим, дотримуватися етичних норм. 3. Наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, а якщо будуть

поставлені завдання, то до кожного з них слід додати:

• o що треба зробити;
• o хто і що саме робитиме;
• o термін виконання.

За вмілого керування нарада досягне вагомих результатів. Щоб забезпечити організованість наради, треба подбати й про запрошення, які повинні містити:

• o тему наради;
• o день і час проведення наради;
• o місце проведення наради - точна адреса, поверх, а в разі потреби - номер кімнати, спосіб проїзду.

Найкраще надсилати запрошення на нараду за 10-14 днів до її початку, а напередодні доручити секретареві зателефонувати й нагадати її учасникам.

Успіх наради залежить і від приміщення, де вона відбуватиметься. Треба належним чином приготувати його: надто велике чи мале приміщення, незручні сидіння, надміру тепла чи холоду - усе це може зашкодити успішному проведенню наради.

Отже, потурбуйтеся про те, щоб:

• o у приміщенні було достатньо стільців і столів;
• o була дошка, крейда й ганчірка;
• o учасникам наради вчасно роздали друковані матеріали;
• o на столах було письмове приладдя, папір;
• o працювали засоби затемнення, освітлення, опалення, вентиляція приміщення;
• o засіданню не заважали телефонні дзвінки та випадкові відвідувачі;

" якщо подаватимуть каву, заздалегідь призначте людину, котра ЇЇ готуватиме.

Після проведення наради:

• 1. Має бути вчасно проконтрольовано виконання поставлених завдань.
• 2. Максимально використано у виробничому процесі прийняті рішення.
• 3. Визначено тему й дату проведення наступної наради, враховуючи ЇЇ актуальність.

Отже, нарада є важливою формою ділового спілкування.