< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Документообіг у справах щодо розгляду та вирішення скарг громадян міліцією громадської безпеки

На початку підрозділу ми згадували положення ст. 40 Конституції України, де визначено право громадян на звернення та гарантії його - здійснення. Сутність цього конституційного права полягає в гарантованій державою можливості кожної людини безпосередньо звертатися до владних інстанцій, суб'єктів управління з індивідуальними або колективними зверненнями щодо відновлення порушеного права, критики недоліків у їх роботі, внесення пропозицій щодо поліпшення їхньої діяльності тощо. Більше того, у ст. 55 Конституції України передбачено право на оскарження в суді будь-яких рішень державних органів, органів місцевого самоврядування, посадових і службових осіб.

Відмітимо, що документообіг - це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Документальне оформлення управління і документообіг із метою його реалізації здійснюються через діловодство. Стан діловодства в підрозділі міліції громадської безпеки характеризує стиль роботи керівників, дотримання законності і дисципліни, рівень професійної підготовки працівників, наукову організацію управлінської праці.

У своїй повсякденній діяльності працівники міліції громадської безпеки постійно працюють зі зверненнями громадян, саме за їх допомогою виявляються ті чи інші порушення закону, уживаються вчасні та необхідні заходи щодо попередження правопорушень і усунення умов їх вчинення.

Порядок організації та здійснення роботи зі зверненнями громадян в органах внутрішніх справ має широку законодавчу та підзаконну нормативно-правову регламентацію. Це насамперед ст. 40 Конституції України, норми законодавчих та підзаконних нормативно-правових актів, до яких належать: Закон України "Про звернення громадян", Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від сфери власності, в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України № 348 від 14 квітня 1997 р.2, наказ МВС України № 1177 від 10 жовтня 2004 р. "Про затвердження Положення про порядок роботи зі зверненнями громадян і організації їх особистого прийому в системі Міністерства внутрішніх справ України" та ін.

Важливим кроком щодо посилення організаційно-правового гарантування роботи із скаргами громадян стала згадувана нами постанова Кабінету Міністрів України № 348 від 14 квітня 1997 р. Затверджена нею Інструкція визначає оптимальні організаційні форми ведення діловодства, з тим щоб кожний громадянин міг звернутися зі скаргою в усній чи письмовій формі, керівник же підприємства, установи, організації, інші посадові особи прийняли скаргу до розгляду.

Узагалі, діловодство, пов'язане зі зверненнями громадян, ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на відділ розгляду звернень і прийому громадян Департаменту документального забезпечення та режиму МВС України (у частині приймання, попереднього розгляду і реєстрації звернень громадян) та на спеціально призначених для цього посадових осіб у структурних підрозділах центрального апарату МВС України (у частині формування та зберігання справ за зверненнями громадян), а в органах внутрішніх справ - на одного з працівників підрозділу документального забезпечення.

Порядок ведення діловодства, пов'язаного зі зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яку охороняє закон, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Усі звернення, що надійшли від громадян, мають бути зареєстровані в підрозділах документального забезпечення органів внутрішніх справ у день їх надходження.

Важливо відмітити, що під час реєстрації звернення громадянина йому надається відповідний індекс (реєстраційний номер), який присвоюється один раз на рік.

Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища автора звернення, порядкового номера звернення, що надійшло (наприклад, М-700), та додаткових індексів (кодів).

Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують узагальнення, пошук та аналіз звернень громадян. Наприклад, кодом тематики звернення про злочин (5), кодом "контроль" (1), кодом результатів розгляду, наприклад: факти не підтвердилися (3) тощо. Таким чином, реєстраційний індекс звернення може мати такий вигляд: М-700-5-1-3.

У такому самому порядку реєструються скарги громадян на дії (бездіяльність) працівників міліції громадської безпеки та інших посадових осіб органів внутрішніх справ щодо виконання ними службових та громадянських обов'язків або відмови у здійсненні дій, передбачених чинним законодавством України. При реєстрації на вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відповідний штамп реєстрації звернень громадян. Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом із матеріалами перевірки до закінчення терміну зберігання звернень громадян, після чого знищуються.

Усі звернення, що надійшли поштою, приймаються, попередньо розглядаються та централізовано реєструються підрозділом документального забезпечення органу внутрішніх справ у день їх надходження в журналі реєстрації звернень громадян, що надійшли поштою, або на електронно-реєстраційних картках обліку звернень (персональних комп'ютерів).

В органах внутрішніх справ, де облік звернень здійснюється із застосуванням ЕРК, до реквізитів, передбачених журналами обліку звернень громадян, що надійшли поштою, дозволяється вносити додаткові реквізити, наприклад "Лист", "Звернення поштою" або літера "Л" тощо. При цьому мають зберігатися дані, передбачені вказаними журналами.

ЕРК в обов'язковому порядку повинні мати властивість роздруковуватися принтерами.

Письмові й усні звернення громадян, що надійшли на особистому прийомі, також реєструються в журналах реєстрації звернень громадян, що надійшли під час особистого прийому, або на ЕРК. При цьому до ЕРК вноситься відповідне позначення, наприклад "Особистий прийом", "З особистого прийому" або літери "ОП" тощо.

Облік звернень громадян, що надійшли поштою, та звернень, що надійшли на особистому прийомі, контроль за термінами їх розгляду здійснюються відповідальними працівниками підрозділу документального забезпечення міліції громадської безпеки.

Журнальна форма реєстрації письмових звернень громадян (листів) та облік усних і письмових звернень, що надійшли на особистому прийомі, допускається в органах внутрішніх справ із загальним річним обсягом надходження до 1200 звернень, з яких кількість листів не перевищує 600.

Також при застосуванні комп'ютерної реєстрації звернення, що надійшли поштою, й ті, що надійшли на особистому прийомі, зосереджуються на виділеному сервері даних автоматизованої інформаційно-пошукової системи (далі - АШС) "Звернення", яка повинна забезпечувати накопичення і пошук звернень за реєстраційним індексом (номером), за прізвищем автора, за кореспондентом, за тематикою, за категорією автора, за регіонами надходження, за виконавцями звернень, за результатами розгляду. Крім того, система повинна забезпечувати формування звітів, аналітичних довідок, обслуговування довільних запитів користувачів до баз даних, контроль за термінами виконання та робити вибірку звернень за певний проміжок часу.

Інформація щодо звернень, які містяться в базі даних персональних комп'ютерів, повинна бути захищена від несанкціонованого доступу та відповідати вимогам щодо захисту інформації згідно із Законом України "Про захист інформації в автоматизованих системах".

АІПС "Звернення" та обладнання, що забезпечує ЇЇ функціонування, повинні своєчасно обслуговуватися відповідальними працівниками відповідно до технічних умов щодо її розроблення.

Звернення одного й того ж громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до одного й того ж органу внутрішніх справ (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-401/1. Д-40І/2, Д-401/3.

У такому самому порядку обліковуються та реєструються звернення громадян з одного й того ж самого питання, надіслані державними органами вищого рівня чи іншими установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю для їх розгляду і прийняття рішення по суті на місцях, якщо останніми вже отримані звернення аналогічного змісту.

Повторними вважаються звернення, в яких:

  • - оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до органу внутрішніх справ;
  • - повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь авторові не надавалась;
  • - повідомляється про невирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні;
  • - звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні.

Звернення від громадян з одного й того ж питання, надіслані органами вищого рівня за належністю для їх вирішення до органів внутрішніх справ, повторними не вважаються.

Повторні звернення громадян реєструються так само, як і попередні. При цьому в правому верхньому кутку звернення проставляється штамп для позначення повторного звернення, а в журналі реєстрації звернень громадян, що надійшли поштою, або в журналі реєстрації звернень громадян, що надійшли під час особистого прийому, або в ЕРК робиться відповідна відмітка і це звернення з урахуванням матеріалів розгляду попереднього звернення доповідається керівникові органу внутрішніх справ.

Варто відмітити, якщо у зверненні поряд із питаннями, що належать до компетенції органів внутрішніх справ, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах публічної адміністрації, то при наданні відповіді на звернення громадянину органом внутрішніх справ також роз'яснюється порядок вирішення цих питань.

У підрозділах документального забезпечення облік взятих на контроль письмових та усних звернень громадян ведеться в алфавітному порядку відповідальним працівником.

На звернення, взяте під контроль, заповнюється контрольна картка на звернення у двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий разом із зверненням вручається виконавцеві. При цьому в правому верхньому кутку першого аркуша звернення ставиться відповідний штамп.

Якщо про результати розгляду звернення потрібно повідомити Верховну Раду України, Кабінет Міністрів України, інші центральні органи виконавчої влади, органи внутрішніх справ вищого рівня або якщо у зверненні порушуються важливі питання діяльності органів внутрішніх справ, такі звернення беруться на особливий контроль і розглядаються в першу чергу. У цьому разі на першому аркуші звернення проставляється штамп "Особливий контроль". Рішення за результатами перевірки звернень приймаються керівництвом того органу внутрішніх справ, до якого вони надійшли. Звернення, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у таких зверненнях. Рішення про зняття з контролю таких звернень приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на особливий контроль.

Результати розгляду звернення заносяться до журналу обліку звернень громадян, що надійшли поштою, або до журналу реєстрації звернень громадян, що надійшли під час особистого прийому, або до

ЕРК, а також до контрольної картки на звернення, після підписання керівником структурного підрозділу надається до підрозділу документального забезпечення разом із копією відповіді заявникові для зняття з контролю. За результатами розгляду звернення громадянина на його адресу надсилається відповідь за підписом посадової особи органу внутрішніх справ, за резолюцією якої розглядалися викладені у зверненні відомості чи факти, а в разі її відсутності - посадової особи відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Після виконання доручень, визначених у резолюціях керівництва за зверненнями громадян, працівники підрозділу документального забезпечення приймають від виконавців контрольну картку, оформлену належним чином, разом із копією (копіями) відповідей, копією звернення громадянина, а також висновки, доповідні записки та інші документи, які підтверджують виконання у повному обсязі завдань щодо розгляду звернень громадян відповідно до резолюцій. Зазначені документи (у разі виконання завдання у повному обсязі) є підставою для зняття з контролю доручень, визначених керівництвом за зверненнями громадян.

Контрольні доручення, визначені керівництвом за зверненнями громадян, знімаються з контролю лише після того, як ужито заходів щодо вирішення всіх питань, порушених у зверненні, і авторові та за необхідності кореспондентові надано вичерпні письмові відповіді.

Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.

Звернімо увагу, що звернення, на які даються попередні (проміжні) відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується лише після прийняття рішення і вжиття всіх заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань.

Усе листування щодо звернень громадян ведеться за індексами, присвоєними під час реєстрації. Відповіді на звернення громадян надсилаються на службових бланках органу внутрішніх справ за підписом керівника.

Після закінчення перевірки і фактичного виконання прийнятого рішення звернення разом із матеріалами перевірки повертаються до підрозділу документального забезпечення органу внутрішніх справ.

Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, територіальним або алфавітним принципом. Документи становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м'яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.

Слід зазначити, що при формуванні справ перевіряється правильність направлення документів до справи, їх повнота (комплектність). Звернення, за яким рішення не прийняте, а також документи за зверненнями, оформлені з порушенням вимог наказу МВС України від 27 липня 2012 р. № 650 "Про затвердження Інструкції з оформлення документів у системі МВС України", підшивати до справи забороняється.

Неправильно оформлені документи повертаються для доопрацювання виконавцям.

Документи й листування щодо звернень громадян у підрозділах міліції громадської безпеки (як і в ОВС в цілому) від часу їх надходження до підрозділу документального забезпечення і до передання їх в архів централізовано зберігаються у відповідному підрозділі. Забороняються формування і зберігання справ у виконавців.

Схоронність документів і листування за зверненнями у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства внутрішніх справ України забезпечуються керівниками відповідних структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

Зауважимо, що звернення громадян, що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі органів внутрішніх справ, про усунення серйозних недоліків та зловживань, зберігаються постійно, якщо документи цих органів надходять до державних архівів. Якщо документи органів внутрішніх справ не надходять до таких архівів, встановлюється десятирічний термін зберігання вищезазначених звернень громадян.

Незалежно від того, чи підлягають звернення громадян надходженню до державного архіву чи ні, вони зберігаються протягом 5 років.

У випадках, викликаних специфікою діяльності МВС України, терміни зберігання копій пропозицій громадян, які можуть бути використані МВС України при здійсненні повноважень, продовжуються за наказом МВС України щодо їх використання.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >