Управлінські документи

Управлінський документ - це документ, що містить інформацію, яка виникла й використовується у сфері управління. Це, насамперед, зафіксований письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носій інформації і водночас своєрідний "матеріал", "сировина для обробки".

Ця "сировина" повинна бути доброякісною: швидко й продуктивно надавати релевантну інформацію. Зазначене стосується передусім цифрової (планової, фінансової та облікової) документації, сучасна обробка якої повністю комп'ютеризована, а також документації організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина управлінських документів - планування, звітність, ділове листування - призначені для безпосередньої управлінської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.

Як складний матеріальний об'єкт управлінський документ за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від семантики, цільового призначення та інших ознак групуватись на підсистеми і т.п.

Розвиток сучасних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів (включаючи рукописні) в персональний комп'ютер (ПК), текстового і графічного видів обробки інформації в документах, дозволяє оперативно вносити в них необхідні зміни, впроваджувати системи електронного управління документацією, забезпечувати доступ до необхідної для управління інформації через бази даних тощо.

Сучасні системи автоматизації управлінських процедур дозволяють швидко сканувати документ, що надійшов, автоматично спростити процедуру його реєстрації і направити відповідальному працівнику для його подальшого опрацювання. Алгоритмом також передбачено, що така система пам'ятає, де і у якому стані знаходиться той чи інший документ, і, в разі потреби, нагадає про необхідність завершення роботи з ним.

Архівні документи

Архівний документ - документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати свої функції, задля яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість, цінність для особи, суспільства чи держави або цінність для власника, у тому числі й як рухоме майно [164].

За походженням архівні документи поділяються на документи офіційного та особового походження й особисті.

Документ офіційного походження - архівний документ, що мав юридичну силу і був створений однією чи декількома юридичними особами.

Документ особового походження - архівний документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який містився в її приватному зібранні.

Особистий документ - документ, що створений фізичною особою або безпосередньо її стосується.

Архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню відноситься до Національного архівного фонду, що являє собою сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації.

Формується Національний архівний фонд з архівних документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їх об'єднань.

Серед документів Національного архівного фонду особлива увага приділяється унікальним документам, що становлять виняткову культурну цінність, оскільки мають важливе значення для формування національної свідомості українського народу і визначають його вклад у всесвітню культурну спадщину.

Умови для зберігання, примноження та використання Національного архівного фонду гарантуються державою, яка повинна сприяти досягненню світового рівня в розвитку архівної справи та якісного документаційного забезпечення управління.