Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності

Правильність доставки кореспонденції та цілісність упакування мають перевірятися до розкриття конвертів (пакетів). Потім конверти розкривають, за винятком листів на адресу громадських організацій і листів з позначкою "Особисто", та перевіряють цілісність вкладення (наявність усіх аркушів, додатків до основного документа).

У разі пошкодження конверта, упакування, що спричинює неможливість прочитання тексту документа, відсутності вкладень складається акт у двох примірниках (див. додаток 33). Один примірник акта направляється відправникові, другий - зберігається у службі діловодства.

Помилково (не за адресою, не за призначенням) надіслану кореспонденцію доцільно повернути відправникові. При виявленні відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що виключають можливість його виконання (відсутність підпису, печатки, грифу затвердження), відправникові направляється відповідний письмовий запит або про це повідомляється по телефону. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном).

Як правило, конверти після розкривання знищують. їх слід зберігати лише в таких випадках:

o якщо дата на поштовому штемпелі необхідна як підтвердження дати відправлення чи одержання документа (наприклад, документів, поданих на конкурс, арбітражних документів, позовних заяв, судових повісток, актів, а також документів, що надійшли із запізненням, тобто строк їх виконання вже минув);
o якщо це - звернення громадян, і лише за конвертом можна визначити адресу відправника, його прізвище, час відправлення й одержання документа;
o при надходженні особистих документів (на конверті не було відмітки "Особисто", однак документ за змістом має особистий характер);
o у разі невідповідності між адресатом на конверті і адресатом, зазначеним у документі;
o якщо на конверті присутні службові відмітки ("Для службового користування", "Цінне", "Рекомендоване", "Терміново", а також з повідомленням про вручення тощо).

Отримані документи й додатки до них або конверти доцільно скріпити разом і в такий спосіб опрацьовувати далі. Для скріплення використовують скріпки, степлери.

Документи з електронними носіями передаються без розкриття упакування, опрацьовується тільки супровідний лист.

У документах, надісланих по факсу, перевіряють загальну кількість аркушів та відповідність їх кількості тій, що зазначена на першому аркуші, перевіряють, чи добре читається текст. Про одержання неповного факсимільного повідомлення або погану якість тексту інформують відправника. Якщо факс було виведено на світлочутливий папір, текст якого швидко вицвітає, то з документів знімають ксерокопію.

Штемпелювання

Факт і час надходження документа до установи обов'язково фіксуються. На всіх вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляють відмітку про їх надійдення до установи. Для цього, як правило, застосовують штамп. Для штемпелювання, датування й нумерації документів доцільно використовувати автоматичний нумератор, що дає змогу одночасно зазначати назву установи, дату надходження документа і його порядковий номер. Штамп, як правило, має розміри 41,6 х 16 мм.

Порядковий номер у цьому разі слугує кількісному облікові документів, окрім того, він може бути складовою індексу документа (інші складові додаються при реєстрації і після виконання документа).

При проставленні відмітки про надійдення документа до установи мають враховуватися такі моменти:

o якщо кореспонденцію не розкривають, відмітку проставляють на конвертах і упакуваннях;
o якщо до листа додано документ(и), то доцільно дублювати відмітку на першому аркуші кожного додатка;
o якщо документ підлягає централізованому зберіганню у службі діловодства, то на першому аркуші документа у верхньому правому або нижньому лівому куті документа ставиться додаткова відмітка (або штамп): "Підлягає поверненню до служби діловодства";
o якщо на конверт нанесено написи "Терміново", "Вручити негайно" тощо, зазначається точний час одержання документа;
o якщо документ є повторним, то в разі його одержання за інформаційно-пошуковою системою встановлюється місцезнаходження раніше надісланого документа з цього питання, і на вхідному документі робиться відповідна відмітка.

Типовою помилкою, якої припускаються під час опрацювання вхідних документів, є облік лише тих документів, що підлягають подальшій реєстрації. Інші документи не обліковуються, хоча на їх отримання, розкриття, ознайомлення з ними, передавання виконавцю витрачається час. Унаслідок цього вхідний документопотік установи виявляється заниженим. З огляду на зазначене доцільно вести реєстри всієї отриманої кореспонденції.

Опрацювання документів завершується їх сортуванням - на ті, що реєструються, і ті, що не реєструються. В установі обов'язково має застосовуватися перелік документів, які не підлягають реєстрації. Як правило, він є додатком до інструкції з діловодства або діє як самостійний документ, розроблений службою діловодства та затверджений керівником установи.

Зазвичай до переліку документів, що не підлягають реєстрації, включають: повідомлення, запрошення, рекламні листи, прайс-листи, каталоги, вітальні листи, повідомлення про зустрічі І переговори, друковані видання (журнали, брошури), листи з відміткою "Особисто", програми конференцій, нарад тощо. Служба діловодства проставляє на цих документах тільки дату надходження.

Документи, що не підлягають реєстрації, там же, на ділянці експедиційного опрацювання, розкладають по сортувальних пристроях (шухлядах) за структурними підрозділами, яким вони адресовані, чи сортувально-розподільних теках.

Решту документів перед реєстрацією та розподілом за підрозділами й виконавцями обов'язково переглядають.