Комп'ютеризація діловодних процесів

Суть комп'ютеризації діловодства

Документаційне забезпечення управлінської праці реалізується за допомогою діловодного обслуговування діяльності апарату управління, яке включає створення, збереження, передачу і використання великих масивів документної інформації. Скорочення трудовитрат, пов'язаних з цими процесами, визначає рівень діловодства, що може досягатися різними шляхами. Найефективніший шлях - це підвищення рівня впровадження в практику діловодної діяльності інформаційних технологій і засобів організаційної техніки.

Останнім часом при значному збільшенні обсягів інформації діловодство на паперових носіях скоротилось. Цього досягнуто за рахунок розвитку сучасних технологій роботи з документальною інформацією: застосування автоматизованого введення документів в комп'ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки документів, що дає змогу просто й оперативно вносити в них зміни; застосування систем електронного документообігу та сучасних засобів оргтехніки; швидкого доступу до довідкової інформації через міжнародні бази даних та відповідні комп'ютерні мережі.

До причин комп'ютеризації документообігу відносяться:

o Ускладнення функцій управління, динамічні зміни у системі і структурі органів соціального управління, створення нових органів самоуправління, приватних корпорацій відображуються на зростанні кількості документів і підвищенні вимог до роботи з ними.
o Зростання кількості тих, хто працює з документами. Не лише документознавець чи інформаційний аналітик, а кожен співробітник фірми, незалежно від посади, мусить мати достатній мінімум знань, щоб досконало працювати з документами, оцінювати їх легітимність, володіти засобами систематизації та раціоналізації документообігу.

Правила роботи як з загальною, так і спеціальною документацією закріплюються в документах, які не можна розуміти чи використовувати довільно. Комп'ютеризація потребує чіткого дотримання правил діловодства, поглиблення гарантій якісного опрацювання зафіксованої в документах інформації.

Необхідність інформатизації документообігу, забезпечення якості документів, їх досконале оформлення на електронних носіях має бути вимогою часу. Без комп'ютеризації діловодних процесів сучасне управління в цілому неможливо.

У розв'язанні проблем створення і довготривалого зберігання ЕД головна увага має приділятись надійності форматів та носіїв документації.

Найбільш поширені формати та носії інформації електронних документів подано в додатках 1.7 та 1.8.

Завдання щодо інформатизації діловодних процесів

Інформатизація документообігу має включати вдосконалення всього комплексу процесів управління документацією. Перехід на вищий ступінь організації документообігу має супроводжуватися попереднім вирішенням ряду завдань, які зведено в таблицю 1.5.

Таблиця 1.5. Перелік завдань щодо інформатизації документообігу [78]

	Завдання				Зміст завдання
1.	Уніфікація різноманітних форм документів				У сфері управління донедавна застосовувалась значна кількість документів, що було пов'язано з відсутністю нормативних обмежень стосовно їх форм. Використовувані раніше зразки форм часто довільно змінювалися в інтересах тієї чи іншої організації, наприклад, варіюванням розміщення реквізитів, зміною площі їх зон тощо. Зміни послідовності і розміщення реквізитів у документах зумовлюють певні труднощі під час перенесення даних на електронні носії для наступної їх автоматизованої обробки
2.				Впорядкування термінології			Підвищенню ефективності автоматизації документування, досконалому опрацюванню, документів і пошуку необхідних даних в текстах перешкоджає недостатність уніфікації мовних кліше в документах. Разом з цим аналіз показує, що близько 70% варіантів текстів управлінських документів можна віднести до категорії типових (шаблонних). Вирішення цієї проблеми дає можливість ширше застосовувати стандартизовані форми документів
3.				Встановлення відповідності форм і змісту документів завданням раціоналізації управлінських процедур			Невисока інформативність багатьох документів особливо наочно проявляється при вирішенні традиційних управлінських завдань за допомогою комп'ютерних технологій, тоді як керівники структурних підрозділів часто за умов неповноти отриманої документної інформації змушені приймати управлінські рішення на інтуїтивному рівні, а не на підставі вичерпної інформації, викладеної у документах. Катастрофічні наслідки Чорнобильської аварії свідчать про фатальний характер помилок не тільки через професійну некомпетентність керівників, а й через прорахунки фахівців, які були допущені ще на стадії документаційного забезпечення прийняття управлінських рішень щодо розробки і проектування технологічних систем
4.			Раціональне використання площі відображення інформації					Перевищення площі багатьох документів відбувається не лише внаслідок збільшення обсягу інформації у тексті, а й через неправильне застосування наявних форматів, завищення розмірів берегів, наявності незаповнених зон між групами реквізитів, неврахування площин взаємного розміщення окремих реквізитів. Під час конвертації електронного документа у паперову форму це призводить до збільшення витрат паперу, використання великої кількості різноманітних. збільшення площ в архівних службах
5.			Взаємоузгодження форм документів і технологій їх виготовлення					Для введення інформації, автоматичного її нагромадження, зберігання та використання застосовуються електронні носії інформації різноманітних операційних систем і форматів записів, що ускладнює обмін інформацією між різними структурами чи рівнями управління. Сучасна культура документообігу висуває жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію форм, проведення більшої формалізації текстів, урахування специфічних особливостей і можливостей технічних засобів. Треба також зазначити, що найбільші труднощі під час інформатизації документообігу виникають під час роботи з організаційно-управлінською документацією. Це пов'язано з тим, що значна кількість документів ще й досі створюється та опрацьовується традиційними методами, а із застосуванням
						ПК опрацьовується лише частина їх. Звідси виникає потреба комплексно удосконалювати всю управлінську документацію
6.		Забезпечення системності та відкритості				Між структурними елементами системи мають бути такі зв'язки, які б забезпечували її цілісність і взаємодію з іншими системами. Система має створюватися з урахуванням можливості поповнення і оновлення її функцій без порушення порядку функціонування. В результаті розробки також має забезпечуватися раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами