Уніфікація та стандартизація службових документів
Велике значення для створення службових документів має їх уніфікація та стандартизація.
Уніфікація - встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання і оформлення.
Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів, встановлення певного кола службових документів за допомогою яких здійснюється управлінська діяльність, виявлення зайвих документів тощо. За допомогою уніфікації впорядковується процес створення документів, скорочується їх обсяг, підвищується культура документування.
У широкому теоретичному розумінні уніфікація - це оптимальне зменшення кількості елементів та забезпечення їхньої відповідності в об'єктах, що становлять комплекс або систему. Основою уніфікації є повторюваність службових ситуацій та рішень, що документуються, необхідність фіксації типових процесів та явищ. Утім, у цій сфері, вказує проф. С. Г. Кулешов [107], мають місце й унікальні ситуації, результатом чого є разова поява унікальних за оформленням документів, які не є об'єктами уніфікації до їх масового поширення.
Завдання уніфікації створення службових документів подано на рис. 1.6.
Рис. 1.6. Завдання уніфікації створення службових документів
Головною метою уніфікації службових документів є створення уніфікованої системи документації, що може дати високий економічний ефект. Цього досягають шляхом зниження витрат часу на складення текстів службових документів, їх оформлення, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації.
З іншого боку, впровадження уніфікації документів сприяє підвищенню інформаційної культури створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів усіх класів документації, у тому числі з позицій інформаційного менеджменту.
Головні напрями уніфікації процесів створення документа.
Уніфікація процесів створення службового документа складається з трьох головних напрямів - уніфікації складення текстів, уніфікації оформлення документів, уніфікації виготовлення документів. Зміст цих напрямів подано на рис. 1.7.
Рис. 1.7. Напрями уніфікації процесів створення документа
Уніфікація процесів створення службових документів пов'язана з розробленням уніфікованої форми документа (УФД) та створенням уніфікованої системи документації (УСД).
Уніфікована форма (службового) документа - стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функційного призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі.
Уніфікована система документації - створена за єдиними правилами та вимогами система документації.
В Україні загальні засади розроблення УФД та створення УСД нині регламентують два державні стандарти:
ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення"
ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови".
Основні положення, що визначають порядок розроблення уніфікованих форм документів, зафіксовано в ДСТУ 3843-99. Зокрема, на рівні стадій виконання робіт виокремлюють організацію розроблення УФД, розроблення її проекту, затвердження та державну реєстрацію УФД, видання та оприлюднення бланків форм документів (або зразки формулярів чи приклади оформлення документів), порядок розроблення форм документів підприємств та галузевих УФД, порядок внесення до них змін та їх скасування.
Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, а саме - розробленням та впровадженням державних (національних чи інших видів) стандартів, у яких зафіксовано вимога до створення документів, тобто складання їхніх текстів та оформлення.
Нині в Україні уніфікацію документації здійснюють переважно не за рахунок упровадження державних стандартів, а шляхом видання затверджених наказами відповідними державними органами переліків уніфікованих форм документів та вказівок щодо їхнього оформлювання, а також організації роботи з ними. Зазначені накази реєструє Міністерство юстиції України, і разом зі змістом уніфікованих систем (підсистем) управлінської і галузевої документації їх публікують в "Офіційному віснику України".
Зазначене дає змогу підвищити статус уніфікації, оскільки відповідно до Закону України "Про стандартизацію" державні (національні) стандарти переважно мають рекомендаційний характер.
Уніфікація форматів паперу.
Щодо характеристик носія інформації, то, якщо не зважати на вимоги стандартів та інших нормативних документів до способів фіксації інформації, стандартизуються, як правило, формати паперу, які використовують для виготовлення службових документів.
Усі формати паперу поділяються на три ряди - А, В, С.
Ряд А-основний;
В і С - додаткові, що використовуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок тощо).
Кожен ряду свою чергу поділяється на класи за розміром формату. У ряді А наприклад, 13 класів. Кожний окремий формат зазначається літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7 тощо). Його розмір визначається в міліметрах.
Початковий формат дорівнює одному квадратному метру. Кожний наступний можна одержати шляхом поділу попереднього навпіл. Останній (А13) дорівнює розміру поштової марки.
В документаційному забезпеченні управління найширше застосовуються формати А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Загальні вимоги до виготовлення бланків документів сформульовано в ДСТУ 3844-99 (тут їх названо бланками уніфікованих форм), і цей матеріал є продовженням вимог до побудови уніфікованих форм документів (УФД).
Уніфікація бланків документів.
Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланк службового документа - це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації. Бланки службових документів виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим дотриманням ряду правил.
Виготовлення бланків конкретних видів документів друкарським способом виправдане, якщо їх створюється понад двісті на рік. Для цього використовують два основні формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60 "Папір та вироби з паперу. Споживчі формати".
Окрім вищезазначених форматів А4 та А5 дозволяється використовувати бланки формату АЗ (297x420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 (105х 148 мм) -для написання резолюцій.
Відповідно до ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовуються реквізити заголовка (1 -10) та реквізит 14 (місце складання або видання документа), а також обмежувальні позначки для реквізитів: 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (посилення на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 19 (заголовок до тексту), та 20 (відмітка про контроль). Схеми розташованості реквізитів і меж зон на форматі А 4 з кутовим і поздовжнім розташуванням заголовка подано в додатках 1.2 та 1.3.
Не всі зазначені реквізити та обмежувальні позначки можуть бути одночасно зафіксовані на бланку. Склад реквізитів, необхідних для виготовлення бланку залежить від його виду:
- o бланк листа (додаток 1.4);
- o загальний бланк для виготовлення будь-якого документа (додаток 1.5);
- o бланк конкретного виду документа (додаток 1.6).
Загальний бланк документа максимально може включати реквізити заголовка (крім реквізитів 5,9 10), а також обмежувальні позначки для реквізитів 5, 11, 12, 19, 20. На загальному бланку посадової особи на місці реквізиту "Назва структурного підрозділу" розміщується "Назва посади".
Бланк конкретного виду документа (розпорядження, наказ, протокол, акт тощо) доповнюється реквізитом 5 (код фірми документа за ДКУД) та 10 (назва виду документа). Реквізит 14 (місце складання або ведення документа), якщо він входить до складу назви документа може не вказувати, наприклад, Київський автомобільно-дорожній інститут або Переяславська міська державна адміністрація.
Бланк листа.
Зазначений бланк містить реквізити заголовка (окрім 10, назва документа), а також обмежувальні позначки: 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (посилення на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 16 (адресат), 19 (заголовок до тексту документа) та 20 (відмітка про контроль).
Облік бланків документів встановлюється безпосередньо її керівництвом. Проставляють обліковий номер за допомогою нумератора друкарським або типографським способом на нижньому березі зворотного боку бланку.
Трафаретизація службових документів
Трафаретизація службових документів дає змогу включити якомога більший обсяг постійної інформації в типовий бланк. Складання документів із застосуванням трафаретів побудоване на поєднанні усталених текстів або їх частин, що часто вживаються, зі змінними частинами.
Трафаретна частина документів друкується на бланку або вводиться у пам'ять комп'ютера, а змінна заповнюється від руки або, за необхідністю, додруковується.
Трафаретизація допомагає ширше застосовувати засоби механізації, автоматизації і комп'ютеризації діловодних процесів, впроваджувати сучасні інформаційні технології.
Усі службові документи різняться за своїм призначенням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандартизації їх буде різна. За цією ознакою службові документи поділяють натри групи.
- 1. Документи, котрі відповідають встановленим стандартам: якщо один із стандартів не дотримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як правило, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом, заповіт, посвідчення особи).
- 2. Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності й швидкості їх використання та обробки, обробки, загальна частина інформації готується заздалегідь (трудова книжка, службове посвідчення тощо).
- 3. Документи з довільною формою побудови, загальними принципами укладання; текст, де мовні засоби автор чи укладач добирає сам (характеристика, рапорт, автобіографія, службовий лист тощо).
На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом - оформлення службової документації визначено відповідними стандартами, про які мова йшла в підрозділі 1.1.
