Внутрішні змінні організацій

Удосконалення системи і методів управління є однією з найбільш важливих умов забезпечення життєдіяльності підприємства і його прибуткового функціонування. Ринкові відносини впливають безпосередньо на оргструктуру управління підприємством, її ефективну побудову, а підприємство має можливість забезпечити максимальну прибутковість за рахунок підвищення продуктивності виробництва. Від оперативності, економічності та надійності управління залежить можливість підприємства вижити в умовах ринку.

Внутрішнє середовище організації визначається напрямком діяльності, її структурою, якісним складом працівників, системою управління, технологіями, рівнем розподілу праці, існуючими взаємозв'язками, якістю інформаційних потоків тощо.

Ефективність роботи організації значною мірою визначається її внутрішнім середовищем. Внутрішнє середовище є основою формування конкурентного стану організації та конкурентоспроможності кінцевого продукту організації на ринку товарів та послуг.

Внутрішнє середовище організації визначається внутрішніми змінними, тобто ситуаційними факторами всередині організації.

Вплив цих факторів, як правило, прогнозований та керований.

Існують різні точки зору на склад внутрішнього середовища організації. Так, Й.Прокопенко поділяє фактори внутрішнього середовища на "тверді" та "м'які". До твердих факторів відносяться: вироби, підприємство та обладнання, технології, матеріали та енергія. В той же час як "м'якими" визначаються: люди, організація і системи, методи роботи та стилі управління [46].

На думку М.Мескона, М.Альберта, Ф.Хедоурі, основними внутрішніми змінними в будь-якій організації є: цілі, структура, завдання, технологія і люди (співробітники) [49].

Цілі - це конкретний кінцевий стан або очікуваний результат організації (групи), тобто те, заради чого створювалася організація.

Цілі, як основний чинник внутрішнього середовища, відіграють першорядну роль в становленні, розвитку та ефективному русі організації вперед.

В роботі Г.Емерсона "Дванадцять принципів продуктивності", першим принципом, який визначає рівень продуктивності організації, називається чітке встановлення цілей або ідеалів: "Невизначеність, невпевненість, відсутність чітко поставлених цілей, що є таким характерним для наших виконавців, це лише відображення невизначеності, невпевненості, відсутності чітко поставлених цілей, чим хибують самі керівники" [55, с. 75-76].

В роботі "Наукова організація праці" Ф.Тейлор наголошував, що цілі - це загально-організаційна цінність, тому "... не тільки директори підприємства, а й усі працівники, які причетні до адміністрації, мають бути обізнані з загальними цілями, які ставить перед собою система, та способами їх досягнення" [55, с.34].

Цілі організації мають бути реальними та обґрунтованими, тобто досяжними, вимірюваними, співвіднесеними з місією, мати чітку часову межу.

В залежності від можливостей організації та бажань власників організації відбувається формулювання цілі функціонування організації. Якість цілі залежить від теперішнього стану організації, ресурсного потенціалу та можливостей розвитку ринку.

Цілі можна класифікувати як:

• - загальноорганізаційні, тобто ті, заради яких створювалася організація - головний стимул її функціонування;
• - цілі окремих підрозділів (внутрішньоорганізаційні цілі);
• - цілі кожного конкретного члена організації (особисті цілі). Організаційні цілі можна сформувати в єдину ієрархічну структуру, тоді як індивідуальні (особисті) цілі мають безліч джерел і тому вони важко формалізуються.

Ієрархія цілей організації передбачає підпорядкованість особистих та внутрішньоорганізаційних цілей загальноорганізаційним. Лише в цьому разі ефективність організації буде найвищою.

Це положення розроблялося ще в працях Г.Емерсона. Він писав про те, що якби кожний відповідальний працівник промисловості чітко формулював свої ідеали, наполегливо втілював їх у себе на підприємстві, проповідував їх повсюди, доводив до своїх підлеглих згори донизу ієрархічних сходинок, то виробничі підприємства досягли б вершини індивідуальної та колективної продуктивності.

Цілі на будь-якому організаційному рівні повинні відповідати здоровому глузду (другий принцип продуктивності за Ґ.Емерсоном) [55].

І. Ансофф у праці "Нова корпоративна стратегія" зазначає, що вся діяльність організації спрямована на досягнення певних цілей. Якщо цілі чітко виражені, то вони стають сильним інструментом підвищення ефективності виробництва, контролю [4.С.71]. Але далі він зазначає, що цілі - один із аспектів бізнесу, який має найбільше протиріч [4, с.73], будь-яка мета складається із трьох елементів: певного атрибуту, який покликаний визначати виконання критерію; засобу вимірювання, або масштабу, для оцінки величини атрибуту; задачі - певного значення масштабу, якого намагається досягти організація [4, с.81].

Відмінні риси цілей в сучасній літературі з менеджменту називають SMART-характеристикою. SMART - це абревіатура наступних п'яти слів, які мають характеризувати цілі організації:

Specific - бути настільки ясними та точними, щоб не залишалося місця для їх неправильного або неоднозначного тлумачення;

Measurable - виражати кількісно, тобто фіксувати результати, навіть суб'єктивні очікування;

Achievable - керівник та підлеглий повинні бути впевнені, що визначені цілі досяжні;

Related - співвідноситися за стратегією, господарськими цілями організації, інтересами виконавця;

Time-bound - визначені в часі за термінами їх досягнення.

Цілі - інструмент управління, який має різні способи застосування. При розгляді оперативної проблеми ними можна користуватися для встановлення стандартів діяльності та цілей для всіх організаційних рівнів, для оцінки роботи та контролю над рішеннями. У випадку виникнення адміністративних проблем за допомогою цілей можна визначити недоліки організаційної структури [4.С.118].

Структура. Організація являє собою живий організм, який має певну будову, де існують інформаційні, технологічні, сировинні, матеріальні, фінансові та трудові потоки. Якість руху та взаємодії цих потоків залежить від організаційної структури, її побудови. Організаційні структури Індивідуальні і відповідають особливостям внутрішнього і зовнішнього середовищ організації.

За визначенням М.Мескона, М.Альберта, Ф.Хедоурі, структура-це взаємовідносини рівнів управління і видів робіт (функціональних площин), побудованих в такій формі, яка дозволяє найбільш ефективно досягнути цілей організації [49]. Структура визначає горизонтальний і вертикальний розподіл праці всередині організації.

Структура може стимулювати досягнення цілей організації або ж гальмувати її розвиток, вона повинна бути гнучкою та легко адаптованою.

Слід зазначити, що структури мають загальні риси, до яких можна віднести: розподіл праці по функціональних напрямках (горизонтальний) та по рівнях управління (вертикальний), а також потребу в координації роботи окремих підрозділів.

У кожній організації відповідно до існуючого горизонтального та вертикального розподілів праці визначаються завдання для кожного структурного підрозділу та конкретного виконавця виробничого процесу.

Важливість організаційних структур для ефективної роботи організації визначив Ф.У.Тейлор в роботі "Наукова організація праці", запропонувавши перегляд існуючої точки зору на організаційну побудову, що має функціональне спрямування.

Завдання - це певна робота, серія робіт або частина роботи, яка повинна бути виконана певним способом та в зумовлений термін. Це робота з предметами праці, знаряддями праці, інформацією та людьми.

Перше визначення завдання дав Ф.У.Тейлор, який зазначав, що завдання детально визначає не лише те, що має бути зроблене, а й указує точну міру часу, наданого для виконання цієї роботи [36].

З технічної точки зору завдання визначаються не працівнику, а його посаді, що сприяє найбільшій ефективності організації, тоді як підбір конкретного виконавця завдання залежить від особистості та характеристик претендентів. Перетворення, одержані на вході сировини, матеріалів, інформації, здійснюються за допомогою відповідних технологій. Саме якість технологічних змін, що відбуваються в процесі перетворення виробництва продукції, визначає конкурентоспроможність продукції.

Технологія - це взаємозв'язок кваліфікаційних навичок, обладнання, інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, необхідних для виконання бажаних змін в матеріалах, інформації або людях. Це засіб перетворення вхідних елементів (матеріалів, сировини, інформації, людей) у вихідні (продукти, вироби, послуги).

Технології можуть докорінно змінити конкурентне становище організації, впливають на обсяг і якість інвестиційних процесів в ній, потужність підприємства, канали розповсюдження товарів і логістику.

Історично технологія формувалася в процесі трьох переворотів: промислової революції; стандартизації; механізації та автоматизації з застосуванням конвеєрних складальних систем. Найбільш розповсюдженою класифікацією технологій є класифікація британської дослідниці Джоан Вудворд, що поділила технології на три групи, як представлено в таблиці 2.2.

• 1.Технології індивідуального, дрібносерійного та індивідуального (одиничного) виробництва.
• 2. Технології масового або багатосерійного виробництва.
• 3. Технології безперервного виробництва.

Таблиця 2.2. Узагальнені характеристики технологічних процесів

Кожний з видів технологій, що застосовуються при перетворенні, передбачає свої особливості як з точки зору витрат на виробництво, так І з точки зору обсягів основного продукту або послуги, тобто охоплення ринкового сегменту.

Крім того, кожний із видів технологій передбачає свій рівень автоматизації й механізації праці та технологічних процесів, свій необхідний кваліфікаційний рівень робітників, що, в свою чергу, коригує витрати на виробництво продукції.

Якість технологій в організації залежить від доступу до ринку інновацій та фінансових можливостей організацій.

Відповідно до підходу американського соціолога Джеймса Томпсона можна виділити:

• 1. Багатоланкові технології (наприклад, складання автомобіля).
• 2. Посередницькі технології (банківська справа).
• 3. Інтенсивні технології (монтаж кінофільму).

Внутрішнє середовище організацій цілком контрольоване, і ефективність його функціонування залежить від рівня та якості управлінської підготовки, вміння координувати роботу окремих підрозділів і управляти працею людей.

Люди. Найбільш непередбачуваною складовою внутрішнього середовища виступають люди, оскільки кожній людині притаманні індивідуальні властивості, що лежать в основі її організаційної поведінки. Кожна людина характеризується власними здібностями, потребами, можливостями, мотивацією поведінки, цінностями, належністю до неформальних груп, ставленням до виконуваних задач, керівництва, оточуючого середовища тощо.

Соціально-психологічні аспекти особи будуть розглянуті в окремому розділі. Але слід наголосити, що персонал організації виступає не тільки ресурсом, але й джерелом її конкурентних переваг.

Внутрішні змінні взаємопов'язані між собою і утворюють системну модель.

Взаємозв'язок та взаємодія складових внутрішнього середовища організації забезпечують організаційний рівень ефективності її функціонування та формують конкурентні переваги організації.

Саме від факторів внутрішнього середовища залежить успіх організації. До удосконалення управління не можна підходити як до одноразового заходу. Це безперервний процес, що диктується як внутрішніми, так і зовнішніми чинниками, зокрема, ринковими відносинами в народному господарстві, умовами і розширенням міждержавних та міжгалузевих зв'язків всередині країни, розвитком спеціалізації та кооперування виробництва, розвитком науки І техніки. Особливого значення набуває ця проблема на промисловому підприємстві, тому що від прийнятих рішень і оптимальності організаційної структури управління залежить якість виробничої діяльності.

Організація в широкому розумінні є соціально-економічною системою, яка створена для досягнення комерційних чи некомерційних цілей. Організація у вузькому розумінні - це об'єднання людей, що спільно створює програму чи ціль і діє на основі певних правил і процедур.

В залежності від конкретних функцій складовими організації є структурні підрозділи, що виконують покладені на них задачі щодо реалізації специфічних цілей. Підрозділи (відділи, служби, управління) являють собою групи людей, діяльність яких свідомо направляється і координується для досягнення загальної мети. Тут мова йде про управління організацією.

Іншими словами, під організацією розуміють структуру, в рамках якої проводяться свідомо скоординовані дії, спрямовані на досягнення загальної мети. Організація - це свого роду анатомія підприємства, управління - це його фізіологія [ 40].

Проблема удосконалення організаційної структури управління полягає в забезпеченні дотримання норм управляємості, в уточненні функцій підрозділів, визначенні прав і обов'язків кожного керівника та співробітника, усуненні багаторівневості, дублювання функцій та інформаційних потоків.

Організаційна структура спрямована, насамперед, на встановлення чітких взаємозв'язків між окремими підрозділами фірми, розподіл між ними прав та відповідальності. Структура організації не може залишатися незмінною, тому що змінюється як зовнішнє, так і внутрішнє її оточення.

Організації необхідні такі системи управління, які б враховували складність внутрішнього та динамізм зовнішнього середовища і створювали б можливість швидко і гнучко пристосовуватися до їх змін.

Існує ряд проблем в побудові та визначенні типу організаційної структури управління, що пов'язано, передусім, з відсутністю чіткої методології проведення комплексу заходів щодо реорганізації підприємства, передбачення майбутніх завдань і можливостей, вироблення стратегій дій. Важливим завданням для керівників підприємства є корінні зміни пріоритетів діяльності та перехід на нові принципи господарювання з використанням теоретичних положень менеджменту, необхідності оцінки перспективи розвитку з точки зору потенційних можливостей підприємства в процесі вибору оптимальної організаційної структури управління.

Слід зазначити, що виробнича структура і структура управління - два організаційні комплекси, які є складовими частинами загальної організаційної структури підприємства.

Уточнення виробничої та управлінської структури, перш за все, передбачає: визначення цілей і завдань системи, що знову створюється, її складових, складу, розмірів і форми взаємозв'язку всіх структурних підрозділів для встановлення міри відповідності фактичної структури цілям функціонування передбачуваної системи, вивчення матеріальних потоків і відповідних їм внутрішніх та зовнішніх інформаційних зв'язків.