Типологізація документів

Проблеми класифікування документів розглядають у межах типології документів - розділу наукових знань про поділ документів, що є складовою кожної наукової дисципліни, яка досліджує документ, окремі його види. Ця проблематика узагальнюється загальним документознавством у його розділі "Типологія документів".

Існує також, зазначає проф. С.Г. Кулешов [108], поняття типологізації документів - це класифікування документів за найсуттєвішою ознакою для певної практичної роботи, теоретичного дослідження, галузі наукових знань, сфери діяльності.

Наприклад, у разі вирішення проблем збереженості документів-це буде класифікація документів за станом збереженості, для дослідження фіксованих знаків документів - за знаковою характеристикою документної інформації, процесів запису та відтворення електронної інформації - за характеристиками цих процесів.

Необхідним для окремих класів управлінської документації є зменшення рівня деталізації виду номіналу управлінського документа, тобто назви УФД. Наприклад, замість позицій "Статут корпорації, концерну, асоціації, компанії", "Статут виробничого об'єднання", "Статут підприємства" доцільно зафіксувати єдину УФД "Статут юридичної особи".

Зважаючи на потреби електронного документообігу й необхідність кодування профільних службових документів, в Україні також має бути зініційоване розроблення міністерствами, іншими державними органами класифікаторів УФД класів відомчої (галузевої, профільної) документації, що не є складовими ДКУД.

З набуттям незалежності в Україні відбувається актуалізація питань типологізації та уніфікації документації в роботі державних установ, кожного державного службовця. Перш за все це пов'язано з державотворчим, економічним, правовим і техніко-технологічними аспектами, як це видно з рис 1. 2.

Рис. 1.2. Фактори впливу на типологізацію та уніфікацію документації

Головним моментом сьогодні стає взаємозв'язок усіх інформаційних елементів у системі управління як у межах управлінської документації (наприклад, організаційно-розпорядчих ті документів фінансової звітності), так й інших елементів інформаційної системи установи, особливо в умовах реалізації засобів електронного документообігу чи налагодження автоматизованої інформаційної системи.

Класифікація управлінської документації

Класифікацію уніфікованих систем управлінської документації та склад їхніх уніфікованих форм документів містить Державний класифікатор управлінської документації (ДКЗД), який є основним нормативним документом, що визначає систему управлінської документації як сукупність взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками.

"Державний класифікатор управлінської документації" (ДК 010-96) було опубліковано у 1997 році на заміну "Общесоюзного классификатора управленческой документации" (ОКУЦ) як складову системи державних класифікаторів техніко-економічної інформації, створення яких почалося ще в СРСР у 1960-ті роки під час розроблення автоматизованих систем управління.

Зміни у складі та змісті окремих класів документації зумовили його доопрацювання та повторне видання у 1999 р. Нова редакція ДКУД (ДК 010-98) була затверджена наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024 [65] й є чинною в Україні й нині.

Об'єктами класифікації в ДКУД є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, іншими державними органами або центральними установами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації. У ДКУД наведено назви та кодові позначення УФД, що є складовими затверджених уніфікованих систем документації (УСД). Тобто, ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їхніми унікальними кодовими позначеннями.

ДКУД містить 15 класів, починаючи з організаційно-розпорядчої і закінчуючи словниково-довідковою документацією, а саме:

• 1) організаційно-розпорядча документація (код 02);
• 2) первинно-облікова документація (код 03);
• 3) банківська документація (код 04);
• 4) фінансова документація (код 05);
• 5) звітно-статистична документація (код 06);
• 6) планова документація (код 07);
• 7) ресурсна документація (код 08);
• 8) торговельна документація (код 09);
• 9) зовнішньоторговельна документація (код 10);
• 10) цінова документація (код ІЗ);
• 11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
• 12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);
• 13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
• 14) документація з Пенсійного фонду (код 20);
• 15) словниково-довідкова документація (код 21); Розроблено ДКУД для практичного використання під час створення управлінських службових документів, а саме - під час зафіксування інформації в їхніх уніфікованих формах (бланках). Кожному виду номіналу управлінського службового документа (наприклад, наказ про звільнення, товарно-транспортна накладна, меморіальний ордер тощо) надається кодове (у цьому разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий (детальніше див. підрозділ 2.1).

Нині чинна редакція ДКУД (ДК 010-98) застаріла, у жодному класі він не переглядався. Водночас у складі УФД відбулися значні зміни (виникли нові види документів, окремі їхні види не застосовують), що потребує оновлення як у частині структури, так і змісту. Необхідність розроблення загальнодержавних класифікаторів для формування електронних документів було визначено як завдання реалізації пілотного проекту впровадження технологій електронного урядування.

У 2010 році за замовленням Державної архівної служби України, Український науково-дослідний інститут архівної справи і документознавства (УНДІАСД) розробив проект складу уніфікованих форм документів (УФД) для класу 02 "Організаційно-розпорядча документація".