Складання описів справ

Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.

Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за встановленою формою (див. додаток 6.7) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.

Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2014 році, матимуть такі номери: 5 П - 2014; 5Т-2014: 5 ОС-2014.

Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотримуватися таких правил:

• - графи заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис на справі тривалого зберігання мусить мати додаткову графу "Строк зберігання";
• - кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером);
• - у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
• - графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справ;
• - систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;
• - кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа має кілька томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;
• - у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовками повністю записується тільки заголовок першої справи; решта відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
• - справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в якому вказують (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюють особливості нумерації (літерні і пропущені номери).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: "Документи з цього питання див. також у розділі за_рік, М>.

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із за значенням своєї посади; далі опис погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником структурного підрозділу. У разі наявності в структурному підрозділі установи експертної комісії, опис розглядається і затверджується нею.

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складають у трьох примірниках, оскільки один з них додається як підстава до протоколу експертної комісії.

Опис справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних чи відомчих архівів України.

Зведений опис справ постійного зберігання установи складають у чотирьох примірниках. Опис справ підлягає обов'язковому затвердженню експертно-перевірчою комісією відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження державного архіву надсилають усі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі.

Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати свої справи до державного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого зберігання складають у двох примірниках і оформляють так само як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються.