Порядок надання дозволу на доступ до конфіденційних документів та користування ними

Доступ до конфіденційних документів здійснюється лише на основі письмового дозволу керівника установи.

Дозвіл на доступ до конфіденційних документів оформляється у вигляді:

o резолюції керівника на документі;
o завдання (доручення) щодо виконання документа із зазначенням прізвища виконавця в змісті розпорядчих документів (наказ, розпорядження);
o письмового дозволу на видавання документів (для архівних справ). Доступ до конфіденційних документів, що надійшли до установи, здійснюється на основі резолюції керівника на самому документі або на супровідному листі. Із супровідного листа резолюція переноситься на документ і засвідчується підписом особи, відповідальної за облік, опрацювання та зберігання конфіденційних документів, із вказівкою дати.

Доступ виконавців до документів, що містять конфіденційну інформацію, здійснюється відповідно до затвердженого списку посадових осіб, які мають право працювати з такими документами. Зміни до цих списків, пов'язані з розширенням або обмеженням зазначеного кола осіб, вносяться з письмового дозволу керівника на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів.

Виконавець документа (якщо він продовжує працювати за тією ж тематикою) та особи, які візували й підписували документ, допускаються до нього без спеціального дозволу.

У разі відсутності виконавця (відрядження, відпустка, хвороба) його документами мають право користуватися керівник структурного підрозділу, в якому він працює, або, за письмовим дозволом останнього, - інші виконавці того ж підрозділу, які мають відношення до зазначених документів. За відсутності виконавця документи вилучаються із сейфа у встановленому порядку комісією зі складанням акта.

Відомості, що містяться в конфіденційних документах, не дозволяється використовувати у відкритих виступах чи публікувати в ЗМІ, забороняється експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати на стендах, вітринах тощо. Порядок користування документами, що містять комерційну таємницю, визначається інструкцією щодо роботи з такими документами в установі.

Знімати копії з документів, а також робити витяги з документів із грифом обмеженого доступу можна тільки з дозволу керівника установи чи структурного підрозділу.

Копіювати документи з грифом обмеженого доступу, отримані від інших установ, можна лише з дозволу установ - авторів цих документів.

Справи з грифом обмеженого доступу можна видавати з архіву установи чи відомчих бібліотек закритого типу таким особам:

o працівникам установи за списком, затвердженим керівником цієї установи (структурного підрозділу), або за його письмовим дозволом;
o працівникам інших установ - за їх письмовим зверненням і на підставі письмового дозволу керівника установи (структурного підрозділу).

Справи та видання з грифом обмеженого доступу видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в журналі обліку конфіденційних справ і видань (див. додаток 53).

Порядок зняття грифа обмеженого доступу

Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом обмеженого доступу періодично (як правило, один раз на 5-10 років) переглядаються з метою зняття цього грифа. Рішення про зняття грифа приймає ЕК установи - автора документа (видання) або її правонаступника. Рішення комісії оформляється актом і затверджується керівником установи. В акті зазначаються заголовки і номери за описом справ, з яких знімається гриф. На обкладинках справ гриф обмеженого доступу погашується штампом або записом від руки із зазначенням дати й номера акта. Аналогічні відмітки вносяться до опису та номенклатури справ. Про зняття грифа обмеженого доступу інформують усі установи, яким надсилався цей документ.

Зняття з інформації статусу комерційної таємниці здійснюється після закінчення контрольного строку або втрати цього статусу через певні обставини (поява нового зразка, технології, витік інформації до конкурента тощо).

При опублікуванні інформації, яка раніше була закритою, рекомендується наголошувати на її практичній цінності та ексклюзивності, щоб зацікавити в її використанні постійних споживачів як у межах країни, так і за кордоном. Разом з тим обсяг опублікованих даних не повинен бути достатнім для їх самостійного впровадження без додаткової інформації розробника.