Автоматизована форма реєстрації

Ручна традиційна карткова система реєстрації нині замінюється реєстрацією документів на персональних комп'ютерах з використанням готових автоматизованих інформаційних систем, що забезпечують реєстрацію, контроль і пошук документів (ринок програмних продуктів пропонує такі системи).

Реєстрація документів на комп'ютері дає можливість:

o одночасно реєструвати документи на кількох робочих місцях;
o організувати децентралізовану реєстрацію документів у структурних підрозділах з об'єднанням відомостей про всі документи (вхідні і внутрішні) в одній базі даних;
o на основі комп'ютерної бази даних організувати інформаційно-довідкову роботу;
o забезпечувати автоматизований контроль за виконанням документів.

У системах автоматизації діловодства та електронного документообігу застосовується також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізити традиційної РКК. Установлюється такий склад основних реквізитів реєстрації:

o назва установи (автор чи кореспондент);
o назва виду документа;
o дата і реєстраційний номер документа;
o дата й індекс надходження;
o заголовок до тексту (короткий зміст документа);
o резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
o строк виконання документа;
o відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Склад основних реквізитів електронної картки залежно від характеру

документа і завдань використання інформації може доповнюватись Іншими реквізитами:

o гриф (відмітка) про обмеження доступу до документа;
o внутрішнє переадресування документів за виконавцями;
o код за тематичним класифікатором;
o ключові слова;
o кількість аркушів документа;
o наявність додатків;
o посадова особа, яка поставила документ на контроль;
o проміжні строки виконання;
o перенесення строків виконання;
o строк зберігання документа;
o статус документа (проект, версія);
o вид передавання документа (поштою, телекомунікаційними каналами тощо).

Порядок розміщення реквізитів в електронній реєстраційній картці (у вигляді таблиці чи анкети) визначається самою установою.

При застосуванні автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності єдиної телекомунікаційної мережі - центральний банк даних. Реєстраційна картка зареєстрованого документа передається до структурного підрозділу. Секретарі підрозділів додають до реєстраційних карток інформацію, що відбиває перебіг виконання документа. Електронна база даних замінює журнали реєстрації та реєстраційні картотеки традиційного типу.

Якщо придбання готової автоматизованої інформаційної системи, що забезпечує реєстрацію, контроль і пошук документів, неможливе або недоцільне через невеликий обсяг документообігу, то, як найпростіший варіант автоматизованої реєстрації, може використовуватися таблиця, виконана в програмі Excel. У цьому разі традиційні паперові журнали або картотеку не створюють.

Особливості реєстрації факсограм та електронних повідомлень

Вхідні факсограми (паперові копії електронних повідомлень) реєструються і передаються на розгляд керівництву або безпосереднім адресатам під розписку в день їх приймання, термінові - негайно.

Факсограми (паперові копії електронних повідомлень), що надходять до установи, рекомендується централізовано обліковувати в окремому журналі (див. додаток 49) без проставлення реєстраційного штампа. На факсограмі (паперовій копії електронного повідомлення) в правому нижньому куті можна зазначити дату одержання та порядковий номер за окремим журналом реєстрації. Якщо факсограма (електронне повідомлення) присвячена важливим питанням і піддягає розгляду керівництвом, то керівник має накласти резолюцію на окремому аркуші або спеціальному бланку для резолюцій (фішці), що додається до цих документів. Оригінал документа після надходження в установу реєструють у відповідних реєстраційних формах. На оригіналі документа поряд із реєстраційним штампом бажано зазначити дату одержання факсограми (електронного повідомлення). Наприклад:

Факсограму отримано ¡2.01.2009. Секретар підпис Я. М. Волошко 16.01.2009

або

Отримано в електронному вигляді 14.02.2009. Діловод підпис О. С Панова 18.02.2009

Оригінал документа, який надійшов слідом за факсограмою (електронним повідомленням), направляється у відповідний підрозділ. При цьому фішку з резолюцією, що була прикріплена до факсограми (паперової копії електронного повідомлення), додають до оригіналу документа. До справи вміщують оригінал документа та копію відповіді на нього. Після цього факсограму (паперову копію електронного повідомлення) можна знищити.

Вихідні факсограми також реєструються окремо в службі діловодства або іншому структурному підрозділі (див. додаток 49). Облік вихідних електронних повідомлень дозволяють здійснювати відповідні програмні засоби, що реалізують їх створення та відправлення. Однак за необхідності, у разі централізованого розсилання електронних повідомлень, їх також можна реєструвати в окремому журналі, як і вихідні факсограми.