< Попер   ЗМІСТ   Наст >

"Адресат" (The inside address).

Складається з найменування організації, посади адресата, його імені та поштової адреси. Адресу розташовують нижче рядка з датою, записують 3-4 рядками (5-7 см) завдовжки через інтервал без відступу. Розглянемо випадки адресування іноземним партнерам:

  • - Якщо лист адресовано незаміжній жінці, перед її прізвищем пишеться Miss, наприклад: Miss Mary Powell. Інколи замість Miss чи Mrs можна зустріти Ms, що стосується як заміжньої, так і незаміжньої жінки.
  • - Якщо особа, якщо адресовано лист, має титул, він ставиться замість імені, наприклад, Dr.Hopkins.
  • - Якщо лист адресовано фірмі, назва якої складається з імен та прізвищ, наприклад, Wilhelm Wahler Mashinenbau, то, звертаючись до чоловіків, вживається слово Messrs (від французького "Messieurs"), наприклад, Messrs Wilhelm Wahler Mashinenbau, a звертаючись до жінок, слово Mesdames (Mmes).
  • - Якщо лист адресовано посадовій особі, вказують спочатку її ім'я та прізвище, а потім посаду та назву фірми, наприклад:

Dr. Georgia A. Hopkins General Director of K.Arvanitis SA.

  • - Якщо прізвище особи невідоме, пишуть, приміром, так: The Head of Financial Departament. При цьому вказівка посади без зазначення прізвища особи можлива лише тоді, коли її посада одна у фірмі.
  • - Якщо відомо офіційне становище співробітника у фірмі (його посада), краще вказувати її після імені та прізвища, що є ввічливішим, наприклад:

Mrs. Yana Sieber

Manager of Financial Departament The Lando Limited

Після назви організації або прізвища адресата окремим рядком пишуть номер будинку та назву вулиці, потім - також окремим рядком - назву міста. В англосаксонських країнах номер будинку ставлять перед назвою вулиці, наприклад:

Mr. Donald Grand, Ph. D. Professor Emeritus of Psychology The University of Georgia 139 Oaks Lane Roswell, GA 30075 404(6400-8037), USA

- Якщо лист адресовано якій-небудь організації і виконавець зацікавлений у тому, щоб його прочитала певна особа в цій організації, перед її прізвищем ставлять All, Attention або То Attention of..(до відома...)

Рядок із вказівкою на конкретну особу (The Attention Line) розташовується перед безпосереднім звертанням і виділяється, наприклад:

Attention: Dr. Anton Colamic Dear Sir.

- Іноді замість прізвища конкретної особи вказують її посаду або, навіть, назву відділу, куди адресовано лист. Наприклад:

То Attention of the Sales Manager Attn: Sales Departament

- Зустрічається також вираз "То whom it сопсегп" (тому, кого це стосується).

"Вступне звернення" (The salutation).

Формула ввічливості, пишеться на лицевій стороні листа під адресою, обов'язково окремо.

Звертаючись до окремої особи, вживають неформальне Dear (Дорогий): Dear Sir, Dear Madam, Dear John.

  • - До фірми звертаються: Dear Sirs (Європа), Gentelmen, Ladies (США). При цьому після звертання ставлять кому (в Європі) або двокрапку (США).
  • - У листуванні між високими посадовими особами вказують прізвище, що є менш офіційним: Dear Mr. Hopkins, Dear Miss Powell.

Основні формули звернень у діловому листуванні наведені в додатку 2.7.

"Посилання на зміст листа" (The subject line).

У багатьох листах після вступного звертання є коротке посилання на зміст. Цей реквізит необов'язковий. Часто перед посиланням пишуть слова: "Re", "Subject", "Сопе", наприклад:

"Subject".

Основний текст листа (The body of the letter).

Це, безумовно, головний реквізит. Складається з інформації, яку бажано донести адресатові. Основні вимоги до написання тексту листа досить детально розкриті в четвертому розділі першої частини посібника. Щодо формального оформлення тексту, то необхідно мати на увазі такі моменти:

  • - Текст листа складається з абзаців, кожний з яких містить закінчену думку. В американських листах абзаци друкують без відступу, в англійських та вітчизняних - починають з червоного рядка, відступивши п'ять інтервалів від лівого поля.
  • - Якщо лист дуже короткий, його друкують через два інтервали.
  • - Для наступних сторінок тексту використовують або звичайні аркуші, або бланки. На початку кожної сторінки вказують її номер.
  • - У листах рекомендовано вживати пасивний стан дієслів, наприклад: You have been informed that...
  • - Готуючи текст листа, краще вживати типові фрази (див. додаток 2.8).
  • - Написаний непрофесійною ("неділовою") мовою лист створює враження про непрофесіоналізм виконавця і фірми.
  • - Ні в якому разі в тексті не повинно бути орфографічних помилок.

Написання великих літер в англійській мові також має свої особливості. З великої літери потрібно писати:

  • - усі слова, в тому числі: скорочення, найменування банків, фірм, організацій та їх структурних підрозділів. Винятком є сполучники, прийменники та артиклі. Але якщо артикль є першим словом у найменуванні, то він пишеться з великої літери, наприклад: The Tallina Bank;
  • - всі слова, що позначають посади. Прийменники та артиклі, що входять до найменувань посад, пишуть прописними літерами, наприклад: President, General Director, Head of the Financial Department;
  • - всі слова в позначках на загальний зміст листа. Сполучники, прийменники та артиклі, що використовуються у вказівках, потрібно писати малими літерами, наприклад: Re: Your letter of Credit M..., Dated...;
  • - найменування валют, документів, товари), наприклад: Roubles, Bill of Collection.

Скорочені слова використовуються у листах тільки у випадках, коли є повна впевненість, що вони загальновідомі або відомі іншій стороні. Іноді використовуються скорочення від повних слів, вжитих в листах раніше.

Широко застосовують стандартні скорочення назв країн: USA - The United States of America, IT- Italy, Ua -Ukraine і m. n.

Назви валют вказують або повністю словами, або символами. Наприклад: ten thousand dollars USA, 10000$ USD. Останнім часом, згідно з рекомендаціями Міжнародної організації стандартизації, використовуються нові позначення валют. Наприклад: SK- Кгопа Sweden, CAD - Canadian Dollar, PRF- French Franc, ITL - Italian Lira, SFR - Swiss Franc.

Скорочені назви штатів США наведені у додатку 2.9. Список основних скорочень, що використовуються у діловій кореспонденції у додатку 2.10.

Заключна фраза ввічливості (The complimentary close).

В діловому спілкуванні найпоширеніші такі фрази ввічливості:

"Підпис" (The signature). Підпис супроводжується повним ім'ям автора листа з зазначенням його посади, наприклад:

Підпис на листі розташовується на лівій стороні аркуша під заключною формою ввічливості. Прізвище та посада того, хто підписує, друкується зверху вниз під його підписом, наприклад:

Договори, фінансові зобов'язання, гарантії та інші важливі документи повинні бути підписані вповноваженими особами. Підписуючи такі документи, пишуть: For and on behalf of ("за та від імені"), наприклад:

Деякі зразки ділових листів наведено у додатку 2.11.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >