Проставляння найменування автора документа
Реквізити 6,7,8. Найменування установи вищого рівня, установи та структурного підрозділу установи (організації).
Реквізити, що визначають автора службового документа, розмилуються в такій послідовності, щоб чітко була окреслена підпорядкованість. Спочатку зазначається назва вищої установи (організації) або засновника (міністерство, корпорація, відомство), нижче - повна назва установи, організації чи дочірнього підприємства, ще нижче, якщо є потреба,- назва структурного підрозділу установи (організації).
Назва установи (організації) вищого рівня зазначається скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Наприклад:
ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО "УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ І НАВЧАЛЬНИЙ ЦЕНТР ПРОБЛЕМ СТАНДАРТИЗАЦІЇ, СЕРТИФІКАЦІЇ ТАЯКОСТЬ (ДП "УКРНДНЦ")
або
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ УНІВЕРСИТЕТ ТУРИЗМУ
На бланку установи (організації), яка має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують всі установи (організації) вищого рівня. Наприклад:
МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ УКРЗАЛІЗНИЦЯ ПІВДЕННО-ЗАХІДНА ЗАЛІЗНИЦЯ
На бланку установи (організації), яка водночас підпорядкована місцевій держадміністрації і міністерству, чи іншому органу виконавчої влади розмішується лише назва держадміністрації, наприклад:
ЛЬВІВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ КУЛЬТУРИ
або
ОДЕСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ
Скорочену назву установи (організації) можна зазначати на бланку лише у тому разі, якщо її офіційно зафіксовано в установчому документі. Її подають окремим рядком нижче від повної назви, в дужках або без них:
ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ
УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА (УНДІАСД)
Назву структурного підрозділу або територіального відділення, філії, посадової особи (реквізит 8) зазначають переважно на бланках внутрішніх документів (протокол, службові записки, акти тощо), а також на бланках листів у разі, коли структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (посадова особа) має право виготовлення власного бланка документа.
Розміщують цей реквізит під назвою установи (організації), наприклад:
ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КЕРІВНИХ КАДРІВ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ ІНСТИТУТ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ КАНІВСЬКА ФІЛІЯ
Всі вказані реквізити подаються у називному відмінку. Складноскорочені назви установ, підприємств і організацій, якщо вони зазначені в статуті чи положенні про їх створення можуть писатись в дужках, або без них, наприклад:
"ЛУГАНОВА"
або
"СЕВВОДОКАНАЛ"
Складноскорочені назви, що утворились з початкових звуків, можуть писатись без скорочень, наприклад:
"УКРАГРОБУД" або
"ПРОДСІЛЬМАШ"
Розміщують скорочену назву, зазвичай, окремим рядком у центрі заголовка.
Якщо в установчих документах поряд з назвою установи (організації) українською мовою надається назва іноземною мовою, то остання відтворюється під назвою організації, що зафіксована українською мовою.
Наприклад:
ПВНЗ "ЄВРОПЕЙСЬКИЙ УНШЕРСИТЕТ" EUROPEAN UNIVERSITY
Документи, підготовлені спільно двома або більше установами (організаціями), слід оформлювати не на бланку, а на чистому аркуші паперу. При цьому назви установ (організацій) розміщують відповідно до їх рангу.
У разі оформлення документа, підготовленого кількома установами (організаціями) одного рангу, їхні назви розміщують на одному рівні. Наприклад:
Державний комітет Міністерство фінансів статистики освіти і науки України
ПОСТАНОВА
20.08.2013 №214/175/132 м. Київ
Організації, які згідно з законом мають право використовувати поряд з українською мовою мови національних меншин, можуть друкувати реквізити заголовка двома мовами.
Реквізит 9. Довідкові дані про установу (організацію).
Згідно з пунктом 31 розділу II Типової інструкції, довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
Нагадаємо, у Примірній інструкції не були прописані вимоги до оформлення поштової адреси, а поряд із вимогами до оформлення реквізиту "Адресат", елементом якого також може бути поштова адреса, були наведені приклади, у яких порядок і форма запису відомостей про адресу установи відповідали правилам користування послугами поштового зв'язку, чинним у 90-і роки минулого століття. Саме у зв'язку із цим деякі установи нехтували постановою КМУ "Про внесення змін до Правил користування послугами поштового зв'язку" від 4 жовтня 2000 року № 1515 і на своїх бланках оформлювали поштові адреси застарілим способом. Нарешті Типова інструкція зобов'язує установи привести свої бланки у відповідність із чинним законодавством.
Розмилується реквізит тільки на бланках для листів й слугує для інформування про відправника - одноосібного чи колективного створювача тексту документа, наприклад:
TOB "ДІЛО" вул. Маршака 35, Київ-54, Україна, 03054 тел. (044) 555-03-16, факс (044) 295-03-15, E-maU: paJ.eli.a_@_e=oi,e_daLua, düo. Kiev.ua.
На бланках для листів, що стосуються розрахунково-грошових операцій, для вивільнення від постійної інформації тексту документа може бути вказаний розрахунковий номер у відділенні банку, наприклад:
Р/р 8170235669754 у відділенні Укрсоцбанку м Ірпінь МФО 3567123 Якщо установу (організацію) зареєстровано за однією адресою, а розташована вона за іншою, то у бланку зазначають поштову адресу за місцем її розташування. В окремих випадках дозволяється зазначати на бланку дві адреси - фактичну та юридичну. Наприклад:
ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "АКВАБАНК"
Юридична адреса: Фактична адреса:
вул. Миру, 35-а, вул. Ентузіастів 24,
м Київ, 03035 м Донецьк, 49051
тел +38(044)501-97-71, тел +38(0562)333-444
факс +38(044)501-97-70 факс +38 (0562) 333-400
Р/р № 32009104600 в Управлінні НБУ у Дніпропетровській обл. МФО 307123 Кед ЄДРПОУ 26237202
Друкують реквізит "Додаткові дані про установу (організацію) " розміром 9 пунктів шрифту нижче від реквізиту "Назва установи (організації)", або під реквізитом "Назва структурного підрозділу".
Проставляння назви виду документа
Реквізит 10. Назва виду документа.
Назва виду документа визначається як найменування сукупності документів, що виконують однорідні функції (наказ, рішення, протокол, акт, довідка тощо). Назва виду документа (відсутня тільки на службових листах) дає перше уявлення про нього та його призначення, оскільки визначені управлінські рішення повинні оформлюватись відповідними уніфікованими формами документів, що відповідають організаційно - правовому статусу установи (організації). Це один з обов'язкових реквізитів, що сприяє прискореному вивченню документа.
Зазначений реквізит може бути зазначений на спеціальному бланку (бланку конкретного виду документа, наприклад, бланк постанови) або надрукований на загальному бланку установи (організації) при безпосередньому оформленні документа.
Друкують назву виду документа нижче реквізиту "Назва установи (організації) ". На кутовому бланку - без відступу від межі лівого берега.
Виходячи з найменування виду документа згідно ДК 010-98 встановлюється перелік необхідних для його оформлення подальших реквізитів, структура тексту та особливості викладу матеріалу, ступінь обов'язковості виконання поставлених вимог.
Вищезазначені реквізити (1- 10) можуть бути надруковані в межах відведеної формуляр - зразком площі одним з двох способів:
иентрованим (початок і кінець кожної строки рівновіддалені від меж площі (поздовжнє розміщення реквізитів);
прапоровим (кожна строка реквізиту починається від лівої межі площі формуляра (кутове розміщення реквізитів).
На бланках спільних підприємств реквізити заголовка можуть друкуватись двома мовами, наприклад - українською і англійською. При цьому, реквізити заголовка, надруковані українською мовою розміщуються зліва.
