< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Журнал-Головна форма

Журнал-Головна форма - комбінована форма обліку. Вона є варіантом меморіально-ордерної форми обліку. Журнал-Головна форма розвинулась на початку XIX ст. і потім знайшла велике поширення. Особливістю цієї форми є те, що всі операції у синтетичному обліку відображені в одному реєстрі - Журнал-Головній книзі. У ній поєднано хронологічний запис (Журнал) із систематичним (Головна книга). У Журналі-Головній книзі ліва частина призначена для хронологічних записів, а права частина використовується для систематизації записів за синтетичними рахунками.

Кожному синтетичному рахунку відводяться дві графи для запису оборотів за дебетом і кредитом. У Журналі-Головній книзі є стільки граф, скільки синтетичних рахунків повинно бути відкрито на певному підприємстві для обліку всіх господарських операцій (записи роблять на розгорнутому аркуші). Через велику кількість балансових рахунків виникає необхідність вкладати всередину додаткові аркуші.

Журнал-Головна форма обліку - різновидність синхронної форми бухгалтерського обліку, де хронологічний і систематичний записи збігаються в часі й місці їх відображення. Це робить її компактною, простою І наочною.

Журнал-Головна книга відкривається записами у першому рядку за всіма рахунками за станом на 1 січня. Сума балансу, яка відповідає загальному підсумку окремо дебетових і кредитових залишків, записується в колонці "Сума обороту за меморіальним ордером". Потім відображуються всі операції за місяць. Запис операцій у Журналі-Головній книзі здійснюють на підставі меморіальних ордерів, наприкінці місяця підсумовують місячні обороти і виводять залишки на 1 число наступного за звітним місяця. Наявність в одному реєстрі систематичних і хронологічних записів звільняє від необхідного складання оборотної відомості за синтетичними рахунками. Зберігається складання оборотних відомостей тільки за аналітичними рахунками. Звірка синтетичного обліку з аналітичним виконується безпосередньо за даними Журналу-Головної книги.

Схема організації бухгалтерського обліку за формою Журнал-Головна книга подана на рисунку 1.3.

Основним недоліком такої форми обліку є те, що Журналом-Головною книгою незручно користуватися при великій кількості синтетичних рахунків. Крім того, цій формі притаманні всі недоліки меморіально-ордерної форми.

Тому Журнал-Головна форма може бути з успіхом застосована тільки на підприємствах з невеликим обсягом господарських операцій.

Схема організації бухгалтерського обліку за формою Журнал-Головна книга

Рис. 1.3. Схема організації бухгалтерського обліку за формою Журнал-Головна книга

Форму Журналу-Головної книги наведено в таблиці 1.4.

Таблиця 1.4. ЖУРНАЛ-ГОЛОВНА КНИГА

ЖУРНАЛ-ГОЛОВНА КНИГА

Принципи побудови журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку с найбільш прогресивною серед інших форм обліку. Вперше основні принципи журнально-ордерної форми обліку були сформульовані у 40-х роках XIX століття. Об'єктивна необхідність в її виникненні і застосуванні була викликана вимогами удосконалення управління, посилення контролю за режимом економіки, підвищення оперативності бухгалтерської звітності, уникнення недоліків, які притаманні меморіально-ордерній та Журналу-Головній формам обліку.

Шляхи подолання цих недоліків перш за все полягали в тому, щоб скоротити багатора30ве дублювання даних, переписування одержаних підсумків із одного реєстру в інший. Для цього необхідно було шукати нову форму реєстрів і принципово міняти методику відображення господарських операцій у цих реєстрах. Теорією І практикою було запропоновано два види бухгалтерських реєстрів - журнали-ордери і допоміжні відомості. У цілях узагальнення або групування облікових даних, крім зазначених реєстрів, можуть застосовуватись спеціально розроблені таблиці.

Основними реєстрами бухгалтерського обліку є журнали-ордери. Вони нагадують собою накопичувальні відомості, в яких систематизація і групування документів ведеться в хронологічному порядку за кореспондуючими рахунками. Кількість таблиць у журналах-ордерах залежить від складності організації бухгалтерського обліку того чи іншого об'єкта, від ступеня деталізації обліку, можливості ведення аналітичного і синтетичного обліку в одному реєстрі та інших обставин.

Журнали-ордери, як правило, призначені для синтетичного обліку операцій господарської діяльності підприємств.

Ведення записів у журналах-ордерах здійснюється у порядку однобічної реєстрації. Реєструються тільки кредитові обороти в кореспонденції з дебетовими. Журнали-ордери побудовані за кредитовою ознакою, тобто кредитові обороти за кожним балансовим рахунком збираються в одному журналі-ордері, а дебетові обороти за цим рахунком знаходять відображення в різних журналах-ордерах.

Журнали-ордери можна побудувати і за дебетовою ознакою. Проте кредитова ознака має перевагу над дебетовою, тому що більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру операцій, що відбуваються в господарстві. У бухгалтерській формулі рахунок, який кредитується, у більшості випадків відповідає початковому пункту, звідки кошти виходять, з'являються, а дебетовий рахунок - кінцевому пункту* куди кошти надходять, або формі, в яку вони втілюються. Таким чином, бухгалтерський запис може бути виражений у вигляді вектора, що вказує напрямок і величину коштів, що обертаються. Отже, кредитові переваги при побудові журналів-ордерів не штучно нав'язані з30вні, а випливають з природи і суті самих господарських операцій. Поєднання хронологічного запису ("журнали") із зазначенням, на які рахунки зараховують суму операцій ("ордер") послужило підставою для назви основних реєстрів журналами-ордерами.

Після підрахунку записів за місяць журнал-ордер нагадує не що інше, як складну місячну журнальну статтю, в якій один рахунок кредитується, а декілька дебетуються. Водночас зазначений реєстр замінює меморіальний ордер, в якому б цей запис було зафіксовано. У журналі-ордері таких записів може бути стільки, скільки в ньому є рахунків, що кредитуються.

Журнально-ордерна форма обліку ґрунтується на принципах систематизації і накопичення в хронологічному порядку даних первинних документів, що відображують господарські операції безпосередньо в реєстрах синтетичного та аналітичного обліку. Записи в накопичувальні відомості вносять за показниками, необхідними для управління, контролю й аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства, а також періодичної бухгалтерської звітності та розрахунків (декларацій), які надаються податковій адміністрації, до Пенсійного фонду та іншим організаціям з метою посилення контрольних функцій обліку операцій виробництва, каси, рахунків у банку, розрахунків з дебіторами та кредиторами, фінансовими органами; систематизація і накопичування відбувається як за кредитом, так і за дебетом основних синтетичних і кореспондуючих з ними рахунків. Переважно це здійснюється у відомостях аналітичного обліку а в окремих випадках - і у відповідних журналах-ордерах. Синтетичний і аналітичний облік здійснюються у реєстрах, як правило, в єдиній системі записів.

За синтетичними рахунками з великою номенклатурою облікових об'єктів, які мають значну кількість щомісячних записів господарських операцій, аналітичний облік ведуть у допоміжних відомостях і виробничих звітах, побудованих, в основному, за дебетовою ознакою. Вони застосовуються тільки в тих випадках, коли необхідні дані неможливо накопичувати безпосередньо в журналах-ордерах. Дані цих реєстрів потім переносять у журнали-ордери.

Для узагальнення і первинного групування деяких облікових даних, крім основних реєстрів, застосовуються допоміжні реєстри, в яких господарські операції відображують на підставі первинних документів за необхідними аналітичними показниками.

Журнали-ордери побудовані таким чином, що в них відображують однорідні за економічним змістом операції, а також операції, що взаємопов'язані між собою. Тому ряд журналів-ордерів (1 с.-п. 2 с.-г., З с.-г, 5 с.-г., 6 с.-г., 7 с.-г.) передбачені для обліку операцій за кредитом декількох синтетичних рахунків. У цьому випадку для кожного синтетичного рахунка виділено окремий розділ.

Для забезпечення правильного групування даних первинних документів у журналах-ордерах передбачено типову кореспонденцію за кредитом рахунків бухгалтерського обліку і наведено перелік показників, необхідних для складання періодичної та річної звітності. В журналах-ордерах, що призначені для синтетичного та аналітичного обліку, крім того, передбачено позиції аналітичного обліку (журнали-ордери ЗА с.-п, ЗБ с.-п, ЗВ с.-г. та ін.).

Записи в облікових реєстрах проводять у міру надходження документів або за підсумками за місяць залежно від характеру і змісту операції. На документах, дані яких включено до журналів-ордерів, відомостей, реєстрів й аркушів-розшифрувань, вказують номери відповідних реєстрів і порядкові номери записів у них (номер рядка). За документами, які відображені в реєстрах загальним підсумком, номер реєстру і номер запису вказують на окремому аркуші, який прикріплюється до зброшурованих документів.

Підсумкові дані в журналах-ордерах на кожному синтетичному рахунку в обов'язковому порядку необхідно звіряти з даними інших облікових реєстрів, в яких відображені записи за відповідними кореспондуючими рахунками. В тих журналах-ордерах, де облікові записи не можуть бути проконтрольовані шляхом зіставлення їх з відповідними показниками інших реєстрів, підсумкові дані за документами використовуються для перевірки підсумків за окремими кореспондуючими рахунками.

Суми, що зараховуються в дебет рахунків, за якими аналітичний облік ведуть у відповідних журналах-ордерах, відомостях, реєстрах, у необхідних випадках групують за субрахунками або статтями аналітичного обліку в аркушах-розшифруваннях. На кожний рахунок, що дебетується, відкривають аркуш-розшифрування. Якщо в дебет синтетичного рахунка зараховують суми з кредиту декількох рахунків, 30середжених в одному журналі-ордері або розташованих у різних журналах-ордерах, то зазначене групування відбувається (за умови, що робота виконується одним бухгалтером) в одному аркуші-роз-шифруванні.

Записи в аркушах-розшифруваннях проводяться за даними однакових документів підсумками за день або більш тривалий період, а в необхідних випадках - на підставі окремих документів з коротким поясненням змісту операції. По закінченні звітного місяця заповнені аркуші-розшифрування передають працівнику, який веде відповідні записи в журналах-ордерах або у відомостях, в яких повинні знайти відображення аналітичні дані за рахунками. В облікових реєстрах, аналітичні дані яких відображують підсумками за місяць, обороти встановлюють шляхом підсумку сум за документами, попередньо згрупованими за необхідними аналітичними показниками.

Помилки, виявлені в реєстрах до підбиття підсумків, виправляють шляхом закреслення помилкового запису і напису над закресленим правильного тексту або суми. Якщо помилку виявлено після підбиття підсумків, але до внесення їх у Головну книгу, виправлення виконують на підставі бухгалтерської довідки з відображенням у вільних рядках або графах. Після запису підсумків журналів-ордерів у Головну книгу ніякі виправлення в них за поточний місяць не допускаються, а необхідні виправлення оформляють також бухгалтерською довідкою і заносять у Головну книгу в наступному місяці. Зазначені довідки зберігають при відповідному обліковому реєстрі, в якому здійснено виправлення.

Головну книгу використовують для узагальнення даних журналів-ордерів. взаємної перевірки правильності проведених записів за окремими синтетичними рахунками і складання бухгалтерського балансу за місяць, квартал і рік. У Головній книзі відображують залишки за рахунками, на яких вони були на початок місяця, поточні обороти і залишки на кінець місяця за відповідними синтетичними рахунками. Записи оборотів у Головну книгу є одночасно і реєстрацією облікових даних, що відображені в журналах-ордерах.

У Головній книзі записи за місяць виконують, як правило, за синтетичними рахунками, тому що необхідні дані субрахунків і аналітичних рахунків знайшли уже відображення у відповідних реєстрах. Обороти за кредитом відповідного синтетичного рахунка відображують одним підсумковим записом із кожного журналу-ордера, а за дебетом - із декількох журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками з виведенням після цього кінцевого підсумку.

Отже, в Головній книзі записи здійснюють за дебетам рахунків у кореспонденції з кредитованими рахунками, в той час яку журналах-ордерах записи роблять за кредитам у кореспонденції з рахунками, котрі дебетуються, що забезпечує взаємний контроль показників.

Перевірку правильності записів до Головної книги здійснюють шляхом підсумку сум оборотів і залишків за усіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів та залишків повинні бути відповідно рівними.

Головну книгу відкривають на рік, для чого на кожний синтетичний рахунок відводять окремий аркуш, а, за необхідності, за окремими рахунками - два аркуші.

Таким чином, в основу побудови нової журнально-ордерної форми обліку покладено такі найважливіші принципи:

У здійснення записів у журналах-ордерах у порядку реєстрації операцій тільки за кредитом рахунка в кореспонденції з дебетом рахунків (інших рахунків);

  • - сполучення, як правило, в єдиній системі записів синтетичного та аналітичного обліку;
  • - відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій у розрізі показників, необхідних для здійснення контролю, аналізу і складання періодичної і річної бухгалтерської звітності;
  • - застосування журналів-ордерів за декількома рахунками, які мають між собою економічний і обліковий зв'язок;
  • - застосування облікових реєстрів заздалегідь зазначеною кореспонденцією рахунків та показниками, які необхідні для складання періодичної і річної бухгалтерської звітності, а в окремих випадках - з номенклатурою статей аналітичного обліку в деяких рахунках;
  • - застосування місячних, а у деяких випадках - квартальних і річних журналів-ордерів з використанням необхідної кількості вкладених аркушів.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >