Підготовка запрошень

Запрошення - один із поширених документів, що не втратив свого призначення й сьогодні, є запрошення. Це коротке повідомлення про якусь подію з проханням взяти у ній участь.

Запрошення можуть бути іменні та неіменні.

Іменні запрошення - це офіційні листівки, що вимагають подання документа, який засвідчує особу

Неіменні запрошення - це офіційні листівки, які слугують вхідною перепусткою на науково-методичну конференцію, урочисті збори, засідання з певного приводу, святкову подію, на вечір зустрічі з ветеранами чи на концерт художньої самодіяльності.

За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках, бажано з картону. У тексті мають бути слова ввічливості та подяки за увагу.

Зразок запрошення наведено в додатку 4.27.

Написання заяв

Заява - письмове звернення громадянина чи організації до керівника установи, її підрозділу або до громадської організації з приводу захисту його інтересів. Наприклад, заява про поліпшення житлових умов, прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки, вступ до громадської організації, звільнення тощо.

Хоч заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів і написання тексту цього документа.

Заява, зазвичай, складається з таких реквізитів:

Адресат (назва організації або службова особа, до якої звертається заявник). Якщо заявникові відомі прізвище та ініціали керівника організації, їх можна написати після назви організації. Допускається написання лише назви організації.

Автор (відомості про заявника: прізвище, ім'я, по батькові, зазначені повністю в родовому відмінку, домашня адреса, телефон, в окремих випадках - займана посада (професія) та структурний підрозділ, де він працює). Кожна з цих частин пишеться з окремого рядка. В заяві не прийнято застосовувати прийменник від.

Назва виду документа (пишеться посередині аркуша з великої літери (Заява).

Текст документа. Основний текст заяви пишеться з абзацу й викладається з коротким, але зрозумілим обґрунтуванням прохання, пропозиції чи скарги. При погребі повідомляється, які документи чи інші матеріали додаються до заяви.

Відмітка про наявність додатків. Якщо документ має не зазначені в тексті додатки, їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників. Нумерують додатки арабськими цифрами. Назви додатків один від одного відділяють 1,5 міжрядковими інтервалами. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то їх друкують через один міжрядковий інтервал.

Підпис (власний підпис заявника).

Дата документа. Дата написання заяви ставиться підтекстом документа ліворуч.

Заяви оформлюють на чистому аркуші паперу формату А4, що забезпечує одноформатність документів в особовій справі, до якої вона заноситься. Пишеться заява власноручно (від руки) або на трафаретному бланку в одному примірнику. Незважаючи на те, що заява приватної особи має особистий характер, вона є офіційним документом, який має юридичну силу.

На заяві ставиться віза керівника структурного підрозділу або провідного спеціаліста і резолюція керівника. Після чого заява поступає в кадрову службу, де й готується проект відповідного наказу.

Зразки заяви наведено в додатку 4.28.

Підготовка звітів

Звіт - це документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, доручення, підготовку або проведення заходів; адресований вищій установі чи посадовій особі.

Як правило, звіт включає: найменування різновиду документа; звітний період; назву органу або установи, про роботу яких складається звіт; текст документа; підписи; дату складання.

Окремі види звітів можуть мати додаткові реквізити: погодження та затвердження.

Складаються звіти у текстовій або табличній формі.

В таблицю зводять статистичні періодичні дані, що відображають ступінь виконання плану і позапланових робіт - місячні, квартальні, річні. Вони затверджуються керівником, який раніше підписав або завізував план виконання робіт.

Річний і квартальний звіти оформляються за наказом керівника установи у встановлений термін.

Звіти бувають періодичні та разові. Разові адресуються посадовим особам, від яких одержано завдання. їх текст звичайно розпочинається словами "Згідно з Вашим дорученням від (вказується дата)..."

Це посилання є першим логічним елементом змісту документа. Потім йде опис виконаної роботи та висновок, в якому вона аналізується.