Особливості архівної роботи

Вимоги до традиційних архівних приміщень

Усі документи, що утворилися в установі, й мають політичну, наукову та історичну цінність, зберігаються в архівних підрозділах установи, й після відповідної експертизи передаються до складу Державного архівного фонду України .

Всі виконані документи з метою забезпечення їх обміну, зберігання, швидкого розшуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів - це організація чи структурний підрозділ установи, який здійснює прийом і зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації [57].

Архівний підрозділ установи складає і постійно поповнює список органів - джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Приміщення для архівного підрозділу установи будується спеціально або переобладнується із приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ установи повинен мати спеціально обладнані приміщення для:

• - прийому документів;
• - зберігання документів (архівосховища);
• - розміщення науково-довідкового апарату і облікових документів;
• - роботи співробітників (робочі штати);
• - роботи відвідувачів (читальний зал).

Площа архівосховища встановлюється, виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу й інших підрозділів установи. Приміщення будується з вогнетривкими стінами й перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. Поєднання архівосховищ і робочих приміщень будь-якого призначення не допускається.

Вікна приміщень архівного підрозділу установи, розміщення яких допускає проникнення сторонніх осіб, обладнуються відкидними металевими ґратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються. Двері приміщення архівного підрозділу мають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеної таємності.

В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи. Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосованих для роботи, а також у приміщеннях з пічним опаленням.

Для захисту документів від пилу в архівосховищі потрібно:

• - забезпечувати максимально можливу герметичність приміщень,
• - обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;
• - встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;
• - при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею, змоченою 50-% розчином гліцерину і старанно викрученою.

Для організації належного зберігання та захисту службових документів сховище оцінюють згідно з такими чинниками:

• - Сховище треба розташовувати у місці, до якого легко добиратися, та яке не має явних зовнішніх ризиків.
• - Структура будівлі має забезпечувати відповідний вибір та стабільність температури та вологості, захист від пожежі, захист від затоплення, захист від забруднювання (радіоактивними ізотопами, токсинами та пліснявою), заходи безпеки, контрольований доступ до зон зберігання, системи виявляння несанкціонованого доступу та відповідний захист проти ураження комахами або паразитами.
• - Стелажі архівосховища повинні відповідати формату документів та бути достатньо міцними, щоб витримати вагу документів. Контейнери та пакування мають витримувати тиск, спричинений вмістом, та не пошкодити службові документи під час зберігання. Користування службовими документами може стати підставою для застосовування спеціального захисного пакування, щоб забезпечити додатковий захист від пошкодження при проведенні розвантажувальних робіт.

Установи на свій розсуд можуть скористатися послугами підрядника для зберігання службових документів та надавати доступ як до друкованих копій, так і до електронної інформації. У таких випадках важливо, щоб угоди про надання послуг встановлювали права і обов'язки власників документів та постачальників послуг.