Здійснення контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів включає:

o взяття документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
o визначення форм і методів контролю;
o перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
o попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
o облік, узагальнення та аналіз результатів контролю виконання документів (доручень);
o інформування керівництва про хід і підсумки виконання документів (доручень);
o повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;
o зняття документів з контролю;
o формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів з паперовим носієм. Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може відображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються на ПК при взятті документів на контроль, або здійснюватись за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

Одночасно на лівому березі першої аркушу документа, що підлягає контролю, проставляється літера "К" або штамп контроль після чого документ передається виконавцеві; додатковий примірник реєстраційної картки зберігається у контрольній картотеці.

Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади, рішення колегії тощо).

З других примірників реєстраційно-контрольної картки формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.

На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

Підготовлений проект відповіді на контрольний документ або доповідна записка про наслідки виконання контрольного документа доповідаються керівництву органу разом з контрольним документом і контрольною карткою.

З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання, або особа, що виконує його обов'язки. Це засвідчується його підписом на контрольній картці.

Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

- завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік;
- завдань на наступні місяці поточного року-не рідше одного разу на місяць;
- завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами.

Якщо про виконання документа доповідалося керівнику установи чи його заступникові в усній формі, то в контрольній картці робиться відповідний запис в графі "контрольні відмітки" за підписом особи, яка доповідала наслідки виконання.

Проекти відповідей на документи, які є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву установи не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання.

Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки керівник установи, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.

Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву установи у вигляді зведень про виконання документів (додаток 5.19).

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично у строки, передбачені інструкцією установи, складаються і надсилаються до структурних підрозділів -виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк (додаток 5.20). Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до служби контролю.

Контрольні картки на виконані документи повертаються до служби діловодства (секретаріатів) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причин порушення терміну (якщо це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання документа.

Контрольні картки на виконані документи розміщаються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.

Інформаційно-довідкова робота з документами

Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

Кількість картотек в установі визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності установи.

Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

o класифікатор з питань діяльності установи;
o класифікатор видів документів;
o класифікатор кореспондентів;
o класифікатор резолюцій;
o класифікатор виконавців;
o класифікатор результатів виконання документів;
o номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в установі визначається службою діловодства.

У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Впровадження автоматизованої форми контролю

У сучасних установах організація документообігу та контроль за виконанням документів провадиться за допомогою комп'ютерної техніки. Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп'ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.

Факт прийняття документа користувачем на виконання та зняття з контролю фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифікації документів.

Автоматизований контроль за виконанням документів повинен передбачати автоматичне формування відомостей про їх виконання.

Автоматизований контроль за виконанням документів включає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо, надсилання виконавцю електронного повідомлення про планову дату виконання документа,

Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Нагадування виконавцям про строки виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення строків, завершення виконання тощо , в разі необхідності, виводяться на друкуючий пристрій.

Основним механізмом контролю за документами є резолюція керівника, де визначено, хто та у який строк має виконати певні дії над документом. СЕДЦ дає можливість формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від того, як вона настроєна. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника.

Користувачі можуть працювати з електронними образами документів або ж безпосередньо з документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів.