Облік документів
Облік конфіденційних документів включає присвоєння та проставлення в облікових формах і на документах реєстраційних номерів, запис облікових і пошукових даних про документи (дати, автора, заголовка, кількості сторінок, даних про місцезнаходження тощо). Обліку підлягають усі без винятку виготовлені в установі документи з грифом обмеженого доступу. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а друковані видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.
Документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструються один раз. Облік ведеться в журналах (див. додаток 53) чи на картках, як правило, - окремо від обліку документів відкритого діловодства.
Облік магнітних носіїв інформації з грифом обмеженого доступу ведеться окремо від обліку паперових документів.
При одержанні конфіденційного документа співробітник повинен звірити номер отриманого документа з його номером у журналі реєстрації, перевірити кількість аркушів і розписатися за отриманий документ. При поверненні конфіденційного документа співробітник служби діловодства (секретар) повинен звірити номер цього документа з номером у журналі, перевірити кількість аркушів документа й у присутності співробітника, що повертає документ, поставити в журналі реєстрації (у відповідній графі) свій підпис і дату повернення документа.
Сторінки реєстраційних журналів нумеруються, прошнуровуються й опечатуються. На останній обліковій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який засвідчує працівник служби діловодства (секретар), проставляється печатка "Для пакетів".
При незначному обсязі документів з грифом обмеженого доступу можна вести їх облік (реєстрацію) разом з документами загального діловодства. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа чи видання додається відповідна відмітка, наприклад: "ДСК", "Конф.", "КТ" тощо.
Тираж видання з грифом обмеженого доступу, отриманий для розсилання, реєструється під одним вхідним номером у журналі обліку й розподілу видань із відповідними грифами (див. додаток 53).
Додатково розмножені примірники документа (видання) враховуються за номером цього документа (видання), про що робиться відмітка на розмноженому документі (виданні) та в усіх облікових формах. При цьому нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірника, що були розмножені раніше.
Друкування документів та їх розмножування
Друкування документів, що містять конфіденційну інформацію, проводиться в друкарському бюро чи в структурних підрозділах. Відповідальність за збереження і нерозголошення інформації несуть керівники цих підрозділів.
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна вказати кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.
Надруковані та підписані примірники документів з грифом обмеженого доступу разом Із чернетками чи варіантами передаються для реєстрації працівникові служби діловодства (секретарю), який здійснює їх облік. Чернетки та варіанти знищуються виконавцем і співробітником служби діловодства (секретарем), про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищено. Дата. Підписи".
Розмножування конфіденційних документів проводиться з дозволу керівника установи чи структурного підрозділу під контролем служби діловодства (секретаря). Облік розмножених документів ведеться за кількістю примірників. У реєстраційних формах, які веде друкарня, до реєстраційного номера чи назви документа додається відповідна відмітка: "ДСК", "Конф.", "КТ" тощо.
Копіювально-розмножувальна техніка, використовувана при цьому, повинна мати технічні засоби захисту інформації.
Документи з грифом обмеженого доступу, отримані від інших установ, дозволяється розмножувати лише за їх згодою.
