Адресування та оформлення тексту документа
Адресування документа
Перед тим як адресувати будь-який службовий документ, особливо якщо цей документ оформлено на бланку, слід уважно ознайомитись з правилами адресування документів юридичним та фізичним особам.
Реквізит 16. Адресат.
Зазначений реквізит містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням: організації чи її структурному підрозділу, посадовим особам, просто громадянам.
Максимально реквізит "адресат" може складатись з таких елементів:
- o назва організації - адресата (у називному відмінку);
- o назва структурного підрозділу;
- o назва посади одержувача;
- o прізвище (у давальному відмінку) та ініціали одержувача;
- o поштова адреса.
Кожен елемент реквізиту "адресат" - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - друкується з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо) розміром шрифту 14 друкарських пунктів на відстані 92 мм від межі лівого берега.
Наприклад:
Стоматологічний центр "ДЕСНА"
Начальнику відділу кадрів Зв'ягінцевій Г.В.
Кожну зі складових частин адресата друкують з нового рядка. Відстань між складовими частинами мусить становити 1.5 міжрядкові інтервали.
Довжина максимального рядка не повинна перевищувати 78мм і обмежуватись правою межею текстового берега. Розділові знаки (крапки і коми) між складовими частинами адресата не ставлять.
З метою зменшення трудомісткості виконання друкованих робіт, початок і кінець реквізиту "адресат" у відведених для цього місцях на бланках документів, як правило, позначають дужками, що наносяться друкарським способом.
Якщо документ адресовано установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх назви даються у називному відмінку, наприклад:
Міністерство праці України Управління справами
Якщо документ надсилається посадовій особі із зазначенням установи чи структурного підрозділу, де вона працює, назва установи відтворюється у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:
Міністерство внутрішніх справ України Управління кадрів Головному спеціалісту Тарасюку В.І.
Адресуючи документ керівникові установи або його заступнику, назву установи включають до складу назви посади адресата, наприклад:
Віце-президенту ЗАТ "Надія" Семенченко Н.П.
або
Директору заводу "Темп" Таргонському І.І.
У разі необхідності в реквізиті "адресат" можуть вказуватися почесне звання військове звання, вчене звання, науковий ступінь адресата, наприклад:
Європейський університет Завідуючому кафедрою маркетингу проф. Луцію О.П.
Надсилаючи документ багатьом однорідним установам, адресата зазначають узагальнено в давальному відмінку множини, наприклад:
Директорам підрозділів
або
Керівникам дочірніх компаній
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слою "копія" перед позначенням другого, третього і четвертого адресатів не вказується. При направленні документа більш ніж у чотири адреси складається список на їх розсилання і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
До складу реквізиту "адресат" може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адреси установи повинні відповідати поштовим правилам поштового зв'язку.
Складові поштової адреси вказують у називному відмінку в такій послідовності (встановлена правилами надання послуг поштового зв'язку):
* назва організації - адресата (для юридичної особи) або прізвище, ім'я та по-батькові чи ініціали (для фізичної особи);
* назва вулиці, номер будинку, корпусу, номер офісу чи квартири;
* назва населеного пункта (міста, селища міського типу, села тощо);
* назва району, області;
* назва країни (для міжнародних відправлень);
* поштовий індекс.
Зазначений порядок поширюється також на написання поштової адреси у реквізитах "Довідкові дані про установу (організацію)", "Адресат".
Наприклад:
TOB "Видавничий дім "ДІЛО" вул. Осіння 3, Київ, 03035
Директору агенції "СВІТОЧ"
Петренку О. С
просп. Правди, 98, оф. 120
м. Полтава, 36012
Повна поштова адреса зазначається в разі направлення документа разовим кореспондентам, наприклад:
Редакції наукового журналу "Економіка і управління" бульв. Акад. Вернадського, 16 в Київ, Україна, 03115
Адресуючи документ фізичній особі, спочатку зазначають у називному відмінку прізвище, ім'я, по-батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.
Хмелик Анатолій Петрович вул. Очаківська 27, кв. м. Коростишів Житомирська область Україна, 02048
або
Слюсар Павло Іванович вул. Жовта, буд. 12, кв 2, с. Плюти, Обухівський р-н, Київська область Україна, 07401
Крапки і коми в кінці рядків поштової адреси допускається не ставити.
Якщо документ надсилається органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документі не проставляється. У таких випадках застосовують конверти із завчасно надрукованими на них адресами, які відправляють згідно списків розсилання.
Зазначення на документі кількох адрес має на меті поінформувати кожного одержувача про осіб в установах, яким його одночасно відправлено.
