ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ДОКУМЕНТІВ ДО ПЕРЕДАВАННЯ НА АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ

ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ до передавання на архівне зберігання включає проведення експертизи цінності документів, формування та оформлення справ, складання описів справ і актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, передавання справ до архіву установи.

Організація експертизи цінності документів в установі

Жодне суспільство не в змозі зберігати всю створювану ним документацію в повному обсязі, оскільки зберігання документів пов'язане зі значними матеріальними витратами. Окрім того, більшість документів втрачають свою цінність і практичне значення через певний період часу, і подальше їх зберігання є недоцільним. З огляду на зазначене здійснюється експертиза цінності інформації, що міститься в документах. Після визначення цінності документів вони можуть бути знищені або залишені на тимчасове, тривале (понад 10 років) або постійне (довічне) зберігання.

Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів

Сучасні нормативно-правові акти з питань архівної справи визначають експертизу цінності документів як усебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ [19].

Експертиза цінності документів та комплектування вітчизняних архівів мають вирішувати завдання забезпечення українського суспільства ретроспективною інформацією, створення репрезентативної джерельної бази. Що відбиває всі аспекти його життя. Документи вносяться до НАФ на підставі експертизи їх цінності в порядку, встановленому Держкомархівом [6, 20,24]. Це означає впровадження єдиних принципів і критеріїв експертизи Цінності документів як державних, так і недержавних установ. Державні архівні установи, архівні відділи міських рад визначають джерела формування НАФ у зоні свого комплектування та видовий склад його документів, ведуть облік документів НАФ, контролюють їх збереженість.

Відповідно до архівного законодавства документи НАФ, що створюються в діяльності державних і комунальних установ, після закінчення граничних строків свого зберігання в архівах установ в обов'язковому порядку передаються на постійне зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), а об'єднання громадян, релігійні організації, а також установи, засновані на приватній формі власності, мають право зберігати документи НАФ у своїх архівах чи передавати їх на підставі угод до державних чи інших архівів [б, ст. 31-32].

Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності

Основними нормативними та методичними посібниками, що використовуються під час проведення експертизи цінності, є переліки документів та номенклатури справ.

Переліки документів є основним засобом відбору документів до складу НАФ. Вони дозволяють об'єктивно, науково обгрунтовано й усебічно давати оцінку як окремих документів, так і їх комплексів, у них у концентрованому вигляді враховано існуючі інформаційні зв'язки між документами. Переліки орієнтують у строках зберігання документів і полегшують їх відбір для постійного зберігання, запобігають однобічному суб'єктивному оцінюванню значення документів, упорядковують і регламентують процес експертизи цінності документів загалом.

Переліки документів поділяють на дві основні групи:

o переліки документів зі строками їх зберігання (типові й відомчі);
o переліки документів, що підлягають передаванню на постійне зберігання.

Перша група переліків дозволяє визначати цінність документів з моменту їх створення та раціонально вирішувати питання відбору документів на постійне зберігання ще на стадії діловодства.

Типові переліки включають назви видів документів, створюваних під час виконання загальних для всіх установ функцій управління. Вони уніфікують строки зберігання однорідних документів у різних установах і сприяють систематичному вивільненню архівів установ від документів, строки зберігання яких минули.

Відомчі (галузеві) переліки охоплюють як типову, так і специфічну документацію, створювану в процесі діяльності установ певної сфери діяльності або галузі. Проте, відповідно до нової концепції створення вітчизняної системи переліків, схваленої нормативно-методичною комісією Держкомархіву, до відомчих (галузевих) переліків буде включатися лише специфічна відомча документація [48]. У даному разі під час проведення експертизи цінності документів та складання номенклатур справ використовуються два переліки - типовий і відомчий (галузевий).

Строки зберігання документів, встановлені типовими переліками, є обов'язковими для всіх установ незалежно від форми власності, а строки зберігання, визначені відомчими (галузевими) переліками, є обов'язковими для всіх установ, що входять у систему відповідного міністерства, державного комітету, іншого центрального органу.

Друга група - це переліки "для архівістів", у яких зазначені види документів виключно постійного строку зберігання. Переліки даної групи призначені для використання в процесі комплектування державних архівних установ (архівних відділів міських рад).

Серед двох зазначених груп є переліки спеціальних класів документації (науково-технічної, гідрометеорологічної, геодезичної і картографічної тощо).

Оцінювання документів на основі зазначених переліків здійснюється поетапно:

o у діловодстві - під час складання номенклатур справ, у процесі формування справ, під час підготовки справ до архівного зберігання;
o в архіві установи - у процесі підготовки справ для передавання на постійне зберігання до державного або іншого архіву.

У ході створення документів встановлюються строки їх зберігання. Попередня оцінка документів на першому етапі (у діловодстві) передбачає ретельне вивчення документування управлінських функцій і встановлення на підставі існуючих переліків строків зберігання документів, які потім уточнюються у процесі формування справ у структурних підрозділах.

На другому етапі здійснюється відбір документів для передавання на постійне зберігання до державних або інших архівів на підставі аналізу всієї сукупності документів із застосуванням системи відповідних переліків. Строки зберігання документів у статтях переліків визначаються з метою оцінювання і правильного формування справ на основі критеріїв експертизи цінності.

Третій етап експертизи цінності - остаточний відбір документів на постійне зберігання, тобто до складу НАФ. Важливого значення на цьому етапі набуває відбір документів з повторюваною інформацією. Під час проведення відбору документів з повторюваною інформацією необхідно враховувати: наявність загальних закономірностей створення управлінських документів з повторюваною інформацією і специфічних закономірностей, характерних для конкретної галузевої системи; специфіку роботи з документами в конкретній установі та галузевій системі загалом. Відбір документів з повторюваною інформацією знаходить відображення у переліках як у різних строках зберігання оригіналу (дублета), так і в системі приміток, що вказують, у складі яких фондів документи підлягають відбору.

Відбір документів для постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання або знищення проводиться також на підставі номенклатур справ, оскільки вони визначають строки зберігання кожної справи. Водночас оцінюються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил їх оформлення та формування.