Підготовка доповідей

Доповідь - документ, в якому викладаються певні питання, висновки, робляться пропозиції.

Призначається доповідь дія усного (публічного) повідомлення на визначену тему та обговорення. Вона може порушувати нові проблеми, які потребують вирішення; мати характер гострої злободенності; бути важливим елементом системи зв'язків з громадкістю.

Доповідач повинен заздалегідь знати тему засідання конференції, круглого столу, склад аудиторії, хто ще виступатиме на зібранні; де і коли відбудеться засідання.

Складаються доповіді з різних питань й можуть бути: звітними, поточними, науковими та на політичні теми.

Текст доповіді будується з таких логічно пов'язаних частин:

o вступу;
o основної частини;
o висновку.

У вступі вказуються підстави, причини, що спонукали до створення документа. Наприклад, керівники громадських організацій згідно зі статутом повинні регулярно звітувати про виконану роботу.

В основній частині робиться фактичний аналіз справ, наводяться аргументи, посилання тощо.

Висновок в доповіді містить оцінки та пропозиції.

Ділова доповідь - це діловий документ, який містить виклад певних питань обов'язково з висновками та пропозиціями.

Ділова доповідь містить значний обсяг інформації й розрахована на обізнаних слухачів. У ній ставляться й пропонуються до розв'язання назрілі в певній галузі проблеми і визначається практична мета.

Ділова доповідь, зазвичай, містить значний фактичний матеріал, тому найчастіше вона буває заздалегідь надрукована й роздана учасникам зібрання. Особливістю ділової доповіді є те, що її текст може бути предметом обговорення, зазнавати критики, доповнюватися новими положеннями тощо.

Звітна доповідь за своєю будовою нагадує письмовий звіт. Цей публічний виступ особливо важливий і відповідальний: адже доповідач повинен правдиво, об'єктивно висвітлити факти й переконати слухачів у необхідності певних висновків і пропозицій.

Перед складанням ділової доповіді посадовій особі треба:

o чітко визначити мету, характер і завдання виступу;
o визначити коло охоплюваних питань;
o заздалегідь сформулювати предмет виступу;
o продумати й скласти загальний план доповіді, до найважливіших пунктів цього плану дібрати й опрацювати фактичний матеріал;
o до кожного положення доповіді дібрати переконливі факти, цифри, приклади, цитати;
o пов'язати окремі положення загального плану в одну струнку систему викладу.

Хоча доповідь звичайно зачитується повністю або тезисно, вступну та заключну частину її треба написати особливо ретельно, перевірити, щоб позбутися при виступі невпевненості чи розгубленості.

Перед виступом доповідачу-початківцю рекомендується:

o прочитати ще раз його текст (бажано перед дзеркалом);
o уявити себе на місці слухача й оцінити свій виступ критично;
o переконатись, що в разі потреби зможете швидко зорієнтуватись, підглянувши в текст.

Звітна доповідь не лише обговорюється, а й схвалюється зборами. До окремих її частин можуть бути внесені корективи.

Звичайно після обговорення такої доповіді приймається рішення - програма майбутніх дій.

Підготовка ділових записок

Записки (доповідні, пояснювальні і службові) - це службові документи, що інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, виконану роботу, ситуацію тощо.

Доповідна записка - це службовий документ на ім'я керівника з викладом певного питання з висновками і пропозиціями автора, з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, виконану роботу.. У доповідній записці автор може:

o інформувати керівника про якісь складні ситуації, що склалися, важливі події або факти, що мали місце;
o доповідати про непередбачені труднощі, які виникли в ході виконання роботи;
o повідомляти про перенесення термінів, дострокове завершення або припинення роботи з певних причин.

Текст доповідної записки поділяють на дві частини - констатуючу та заключну. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій - дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити.

Доповідна записка може бути підготовлена як із власної ініціативи автора, так і за дорученням керівництва. Мета ініциативної доповідної записки - спонукати керівника установи до прийняття певного рішення і відповідно - до видання розпорядчого документа

З огляду на адресність розрізняють внутрішні та зовнішні доповідні записки які створюються на загальних чи спеціальних бланках.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові установи або керівникові структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник - автор цієї записки. її оформлюють на бланку структурного підрозділу.

Основні реквізити внутрішньої доповідної записки такі: назва структурного підрозділу організації; назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА); дата документа; реєстраційний індекс документа; місце складання документа (у разі потреби); адресат; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків (за наявності додатків); підпис; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі (у разі потреби).

Підписує внутрішню доповідну записку її автор.

Зовнішні доповідні записки адресують керівникам органів вищого рівня. Як правило, їх оформлюють на загальному бланку установи.

Допускається оформлення зовнішньої доповідної записки на чистих аркушах паперу з відтворенням таких реквізитів: назва організації вищого рівня; назва організації; назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА); дата документа; реєстраційний індекс документа; місце складання документа; адресат; заголовок до тексту документа; текст документа; відмітка про наявність додатків (за наявності додатків); підпис; прізвище виконавця і номер його телефону.

Незалежно від того, хто є автором зовнішньої доповідної записки, підписати її має право лише керівник установи. Проте, за необхідності, на документі може бути зазначено прізвище та номер телефону безпосереднього виконавця.

Зразок доповідної записки наведено в додатку 4.24

Пояснювальна записка - це письмовий документ, що містить пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках-з ініціативи підлеглого.

Оформляється пояснювальна записка на бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адреса; назва виду документа; заголовок до тексту; текст записки; прізвище виконавця і номер його телефону; дата; підпис.

Текст пояснювальної записки, зазвичай, поділяють також на дві частини - констатуючу та заключну. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій - дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити).

Складаючи та оформлюючи пояснювальну записку слід мати на увазі те, що датою пояснювальної записки є дата її підписання, а не дата події. Відмітка про наявність додатків проставляється за потреби.

Інколи пояснювальною запискою може бути вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Зразок пояснювальної записки наведено в додатку 4.25. Службова записка має аналогічні реквізити. У разі направлення службової записки за межі установи її оформляють на бланку і реєструють. Зміст службової записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини.

В кінці службової записки подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Пишуть службові записки від руки чи друкують.

Зразок службової записки наведено в додатку 4.26.