СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРЕЖЕННЯ

Систематизація документів

Для здійснення обґрунтованого розподілу документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх обліку, швидкого відшукування документів за змістом та різновидом, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства в установі мусить бути створена номенклатура справ.

Типова та примірна номенклатура справ

Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону України "Про національний архівний фонд та архівні установи" [17].

В державному стандарті "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004" зазначено, що номенклатура справ - це систематизований і проіндексований список назв справ, до якого входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням строку їх зберігання [69].

Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ необхідна кожній установи як проіндексований перелік заголовків справ, чи систематизований у відповідному порядку класифікаційний довідник, що використовується при вибудовуванні інформаційно-пошукової роботи: створенні єдиної системи формування справ, забезпеченні їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до архіву конкретної установи, відомчого архіву чи до складу Національного архівного фонду.

Розроблення номенклатури справ покладається на службу діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ документаційного забезпечення управління і контролю, канцелярію тощо) установи. На невеликому підприємстві функції такої служби може виконувати один працівник (як правило, секретар), відповідальний за організацію діловодства.

Зауважимо, що номенклатура справ є обов'язковим документом для кожної організації. Якщо в новоутвореній установі вчасно не розроблено номенклатуру, то ускладнюється групування документів справи, забезпечення їх обліку і розшуку, неможливим стає відбір документів для подальшого зберігання.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Класифікування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено вірно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачені, тоді знайти потрібний документ буде не складно.

Таким чином номенклатура справ:

o виступає покажчиком індексів документів, що присвоюється при реєстрації, оскільки індекс документа, як правило, містить індекс структурного підрозділу структури та номер справи за номенклатурою;
o визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи;
o встановлює терміни зберігання документів;
o використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів;
o слугує звітним документом структурного архіву;

Номенклатура справ це документ, який створюють на спеціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4. Реквізитами номенклатури справ є: назва структурного підрозділу; найменування документа; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; гриф погодження; заголовок до тексту; текст (заповнюється в табличній формі); підпис; візи; виконавець.

За сферою використання розрізняють три види номенклатур справ: типова, примірна (взірцева) й індивідуальна.

Типова номенклатура справ має нормативний, тобто обов'язковий характер для впровадження без жодних винятків. Складається номенклатура справ для однорідних за характером діяльності і структурою установ. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації і є нормативним документом.

Примірна номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються установами вищого рівня (міністерства, державні комітети, інші органи державної влади, центральні установи країни, великі корпорації, концерни, асоціації, товариства та компанії) для мережі підвідомчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за характером діяльності, з метою створення методичної основи раціональної організації діловодства, уніфікації заголовків однотипних справ та встановлення для них єдиних строків зберігання. Використовуються вони як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати власну, індивідуальну номенклатуру справ, в якій встановлено конкретний перелік справ, що утворюються за час її діяльності. Залежно від обсягів документного масиву, включеного до систематизованого переліку, виокремлюють індивідуальну номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ.