Застосування засобів оргтехніки

Як уже зазначалося технологія документообігу, має бути спрямована насамперед на те, щоб створена документа інформація мала властивості повноти й достовірності, максимально відповідала запитам її користувачів у формі подання, оперативності обробки, забезпеченні якості й ін. Засоби оргтехніки залежно від типу призначені максимально механізувати та автоматизувати всі процедури технологічного процесу обробки документів, включаючи їх зберігання.

Обробка документної інформації, що здійснюється в ході виконання управлінських рішень, має проводитися відповідно до існуючої структури організації і розміщення засобів оргтехніки: централізованої, децентралізованої, змішаної. При цьому остання є найбільш гнучкою в ході реалізації процедур обробки документів. Значна частина операції} обробки документів носить технічний і формально-логічний характер, хоча сучасні засоби організаційної й інформаційної техніки припускають і складніші процедури. Зазвичай обробляється як інформаційна складова документа, так і його фізичний носій.

Для оптимізації процесу вибору технічних засобів потрібно враховувати цілий ряд факторів, що впливають на цю процедуру:

• а) спроможності офісу: загальний обсяг документообігу в організації; характеристики документопотоків; обсяг документів, переданих і прийнятих каналами зв'язку; обсяг копійованих документів як первинний, так і вторинний; займана площа і освітленість робочих зон; вологість і температура в приміщенні.
• б) характеристики устаткування: технічні й експлуатаційні можливості; способи використання і вартість експлуатації; ергономічні характеристики; ступінь впливу на здоров'я користувача тощо; фірма-виробник продукції (її бренд); вартість запропонованого устаткування; вартість видаткових матеріалів та частота їх заміни.

Сучасна номенклатура засобів організаційної техніки припускає їх класифікації" відповідно до обраних ознак. Найбільш поширеною є функціональна ознака, що однозначно зв'язує процедури технологічного процесу обробки документів в службі діловодства з технічними характеристиками і можливостями засобів оргтехніки.

З урахуванням сучасних тенденцій розвитку техніки і стану ринку за найзагальнішими ознаками подібності і відмінності засоби оргтехніки поділяються на:

• - Засоби складання та виготовлення документів.
• - Засоби репрографії й оперативної поліграфії.
• - Засоби обробки документів.
• - Засоби збереження, пошуку і транспорту документів.
• - Засоби електрозв'язку.
• - Допоміжні засоби.

Нині відбувається бурхливий прогрес у використанні технологій автоматизації роботи з документами. При цьому весь обсяг потреб організацій лише частково покривається конкретними, окремо взятими технологіями. Якщо ще кілька років тому такі засоби, як електронна пошта чи електронний архів використовувались в роботі організацій паралельно з іншими системами автоматизації діловодства, то зараз всі усвідомлюють необхідність єдиної інтегрованої системи управління документаційним забезпеченням.

Не можна обмежуватися простим прикріпленням реєстраційно-контрольних карток до електронних файлів документів, потрібні поточні технології перетворення паперових документів в електронні, сканери штрих-коду, засоби електронно-цифрового підпису та ряд інших сервісів роботи з документацією, в тому числі засобів захисту документів. Досить актуальними є вимоги до наявності засобів взаємодії між різними системами, що можуть використовуватись в організаціях чи її віддалених офісах.

Перелік засобів оргтехніки за їх основними видами подано в додатку 6.4.