Документи колегіальних органів

7.1. Протокол.
7.2. Витяг з протоколу.
7.3. Ухвала (рішення).

Протокол

Протокол (від грец. proto - "перший" та соllа - "клей, сторінка, приклеєна до манускрипту") - один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, нарад, засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, які розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі (короткі), в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, прізвище й ініціали доповідача.

Повні (докладні), в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол записують також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді фіксують дослівно, у вигляді стенограми або магнітозапису.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа.
2. Порядковий номер протоколу.
3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри).
4. Назва установи, підприємства або організації, де відбулися збори, нарада, конференція.
5. Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації, ліворуч. У цьому само рядку праворуч пишуть місце проведення (назву міста).
6. Кількісний склад учасників, який записують з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10- 12 осіб, то до протоколу заносять усіх присутніх.
7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів* конференції, наради (голова, секретар* члени президії).
8. Порядок денний, тобто питання, які розглядаються на зборах (нараді, конференції). Питання в порядку денному формулюють у називному відмінку (Кадрові питання. Підсумки рубіжного контролю/сесії. Різне),
9. Текст.
10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.
11. Підписи керівників зборів (наради, конференції) - голови й секретаря.

Основний текст протоколу поділяють на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить частини: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ" (рос. "ПОСТАНОВИЛИ").

Слово "СЛУХАЛИ" друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу подають ініціали й прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі наводять основний зміст або зазначають: "Текст додається").

Так само оформлюють розділ "ВИСТУПИЛИ".

У розділі "УХВАЛИЛИ" повністю записуються прийняте рішення, яке може складатися 3 одного чи кількох пунктів (або з констатаційної частини й резолюції).

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням (наприклад, на засіданні спеціалізованої вченої ради із захисту дисертації), результати оформлюються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому - результати голосування.

Наприклад:

Протокол складу комісії: Пропонується комісія у такому складі:

1. Брицин М.Я., доктор філологічних наук;
2. Мишківський М.С ., кандидат філологічних наук;
3. Сперанський М.В ., кандидат філологічних наук.

Протокол результатів роботи комісії:

Результати голосування: за порушення клопотання про присудження Бондаренко Лесі Олександрівні наукового ступеня кандидата філологічних наук зі спеціальності 10.01.01 "українська література" подано голосів:

за-20;

проти - немає;

недійсних бюлетенів - немає.

Протоколи групуються у хронологічному порядку й за номерами; документи, які стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним" складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Зразки протоколів

ПРОТОКОЛ № З засідання кафедри українознавства НУХТ 10.03.2004

Голова засідання: в. о. зав. каф., доц. Колосюк В.О. Секретар: ст. лаб. КірілловаЛ.С.

Присутні: декан енергетичного факультету доц. Маслі-ков М.О., в. о. завідувача кафедри українознавства, доцент Колосюк В.О., професори Буравченкова С.Б., Горбул О.Д., Тюрменко 1.1., доценти Береговий С.І., Кобилянський Є.Е., Левицька Н.М., Науменко Н.В ., старші викладачі Галузинсь-ка /1.1., Сторожик 1.1., асистенти Бондаренко Л.О., Бухальсь-ка М.А., старший лаборант Кіріллова Л.С.

Порядок денний:

1. Кадрові питання .
2. Рекомендація до захисту кандидатської дисертації Молочної А.П.
3. Підсумки студентської олімпіади "Чи знаєш ти історію і культуру свого народу?".
4. Різне.
1. СЛУХАЛИ:... УХВАЛИЛИ:...
2. СЛУХАЛИ:

Буравченкова С.Б. Інформація про кандидатську дисертацію Молочної А.П. на тему "Барокові традиції в сучасній українській поезії".

ВИСТУПИЛИ: доц. Науменко Н.В., ст. викл. Галузинсь-каЛ.І.

УХВАЛИЛИ: Рекомендувати дисертацію Молочної А.П. до захисту на спеціалізованій вченій раді Д 26.001.15 при Київському національному університеті імені Тараса Шевченка.

3. СЛУХАЛИ:... УХВАЛИЛИ:...

Голова

в. о. завідувача кафедри українознавства, кандидат

історичних наук, доцент (підпис) В.О. Колосюк Секретар

старший лаборант

кафедри українознавства (підпис) Л.С. Кіріллова