< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Документи колегіальних органів

  • 7.1. Протокол.
  • 7.2. Витяг з протоколу.
  • 7.3. Ухвала (рішення).

Протокол

Протокол (від грец. proto - "перший" та соllа - "клей, сторінка, приклеєна до манускрипту") - один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, нарад, засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, які розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі (короткі), в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, прізвище й ініціали доповідача.

Повні (докладні), в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол записують також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді фіксують дослівно, у вигляді стенограми або магнітозапису.

Реквізити протоколу:

  • 1. Назва виду документа.
  • 2. Порядковий номер протоколу.
  • 3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри).
  • 4. Назва установи, підприємства або організації, де відбулися збори, нарада, конференція.
  • 5. Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації, ліворуч. У цьому само рядку праворуч пишуть місце проведення (назву міста).
  • 6. Кількісний склад учасників, який записують з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10- 12 осіб, то до протоколу заносять усіх присутніх.
  • 7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів* конференції, наради (голова, секретар* члени президії).
  • 8. Порядок денний, тобто питання, які розглядаються на зборах (нараді, конференції). Питання в порядку денному формулюють у називному відмінку (Кадрові питання. Підсумки рубіжного контролю/сесії. Різне),
  • 9. Текст.
  • 10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.
  • 11. Підписи керівників зборів (наради, конференції) - голови й секретаря.

Основний текст протоколу поділяють на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить частини: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ" (рос. "ПОСТАНОВИЛИ").

Слово "СЛУХАЛИ" друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу подають ініціали й прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі наводять основний зміст або зазначають: "Текст додається").

Так само оформлюють розділ "ВИСТУПИЛИ".

У розділі "УХВАЛИЛИ" повністю записуються прийняте рішення, яке може складатися 3 одного чи кількох пунктів (або з констатаційної частини й резолюції).

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням (наприклад, на засіданні спеціалізованої вченої ради із захисту дисертації), результати оформлюються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому - результати голосування.

Наприклад:

Протокол складу комісії: Пропонується комісія у такому складі:

  • 1. Брицин М.Я., доктор філологічних наук;
  • 2. Мишківський М.С ., кандидат філологічних наук;
  • 3. Сперанський М.В ., кандидат філологічних наук.

Протокол результатів роботи комісії:

Результати голосування: за порушення клопотання про присудження Бондаренко Лесі Олександрівні наукового ступеня кандидата філологічних наук зі спеціальності 10.01.01 "українська література" подано голосів:

за-20;

проти - немає;

недійсних бюлетенів - немає.

Протоколи групуються у хронологічному порядку й за номерами; документи, які стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним" складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Зразки протоколів

ПРОТОКОЛ № З засідання кафедри українознавства НУХТ 10.03.2004

Голова засідання: в. о. зав. каф., доц. Колосюк В.О. Секретар: ст. лаб. КірілловаЛ.С.

Присутні: декан енергетичного факультету доц. Маслі-ков М.О., в. о. завідувача кафедри українознавства, доцент Колосюк В.О., професори Буравченкова С.Б., Горбул О.Д., Тюрменко 1.1., доценти Береговий С.І., Кобилянський Є.Е., Левицька Н.М., Науменко Н.В ., старші викладачі Галузинсь-ка /1.1., Сторожик 1.1., асистенти Бондаренко Л.О., Бухальсь-ка М.А., старший лаборант Кіріллова Л.С.

Порядок денний:

  • 1. Кадрові питання .
  • 2. Рекомендація до захисту кандидатської дисертації Молочної А.П.
  • 3. Підсумки студентської олімпіади "Чи знаєш ти історію і культуру свого народу?".
  • 4. Різне.
  • 1. СЛУХАЛИ:... УХВАЛИЛИ:...
  • 2. СЛУХАЛИ:

Буравченкова С.Б. Інформація про кандидатську дисертацію Молочної А.П. на тему "Барокові традиції в сучасній українській поезії".

ВИСТУПИЛИ: доц. Науменко Н.В., ст. викл. Галузинсь-каЛ.І.

УХВАЛИЛИ: Рекомендувати дисертацію Молочної А.П. до захисту на спеціалізованій вченій раді Д 26.001.15 при Київському національному університеті імені Тараса Шевченка.

3. СЛУХАЛИ:... УХВАЛИЛИ:...

Голова

в. о. завідувача кафедри українознавства, кандидат

історичних наук, доцент (підпис) В.О. Колосюк Секретар

старший лаборант

кафедри українознавства (підпис) Л.С. Кіріллова

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >