Реєстрація документів

Реєстрація документів є однією з найважливіших функцій діловодства.

Її головне призначення - надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Доки документ не зареєстрований, не має свого номера, установа не бере на себе відповідальності за нього, оскільки не підтверджено факту його створення або надходження. Основна мета реєстрації - облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.

Реєстрація документів - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом зазначення на ньому дати і реєстраційного Індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Вимоги до реєстрації документів

Під час реєстрації документів необхідно дотримуватися таких основних правил:

o реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях;
o документи реєструють незалежно від способу їх доставки, передавання або створення;
o документи (як вхідні, так і вихідні) реєструють в установі лише один раз (у службі діловодства або структурних підрозділах);
o реєстрація документів здійснюється за реєстраційними документопотоками (вхідні документи - один потік, вихідні - другий, внутрішні - третій; у кожному з документопотоків можуть виокремлюватися певні трупи документів); для вхідних, вихідних і внутрішніх документів створюються окремі реєстраційні форми з наданими їм реєстраційними номерами;
o реєстрація документів здійснюється: вхідних - у день надходження, внутрішніх - у день підписання або затвердження, вихідних - у день відправлення;
o у межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів, залежно від авторів та змісту.

Як правило, окремо реєструються:

o закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України;
o накази (розпорядження) з основної діяльності;
o накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;
o накази (розпорядження) з особового складу (відповідно до їх видів та строків зберігання);
o рішення колегіальних органів;
o акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
o бухгалтерські документи;
o заявки на матеріально-технічне постачання;
o службове листування;
o звернення громадян тощо.

Не підлягають реєстрації діловодною службою такі види документів:

1. Листи, що надійшли в копії до відома;
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний;
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки;
5. Зведення та інформація, надіслані до відома;
6. Навчальні плани, програми (копії);
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
8. Прейскуранти (копії);
9. Норми витрат матеріалів;
10. Вітальні листи і запрошення;
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
12. Наукові звіти за темами;
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти;
14. Форми статистичної звітності.

Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13,14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації) [13].

Системи реєстрації документів

Реєстрація документів може здійснюватися централізовано і децентралізовано. Найбільш раціональною є централізована система реєстрації документів, коли документи реєструються в одному місці - службі діловодства.

Застосування децентралізованої системи реєстрації документів можливе в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

На практиці найбільш поширеною є змішана (комбінована) система реєстрації документів: документи, отримані від органів вищого рівня, та документи на ім'я керівництва, розпорядчі документи й листування за підписом керівництва реєструються в службі діловодства, інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів - в цих структурних підрозділах. Наприклад, накази з особового складу реєструють у кадровій службі, бухгалтерську документацію - в бухгалтерії, документацію щодо навчання - у навчальній частині; листування на адресу структурних підрозділів може реєструватись у відповідних структурних підрозділах.

Разом з тим децентралізація також має ґрунтуватися на єдиній системі реєстраційних індексів, єдиних правилах реєстрації, на загальнодоступних реєстраційних даних, зазвичай з дотриманням усіх положень щодо конфіденційності інформації.