Засвідчення документів

Засвідчення паперових документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення відбитку печатки. З приводу електронного підписання у пункті 58 розділу II Типової інструкції зазначено: засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

Реквізит 23. Підпис.

Це обов'язковий реквізит службового документа, що розмішується під його текстом або відміткою про наявність додатків.

Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) про установу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються керівником установи або за його дорученням - заступником керівника. У міністерствах право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням міністрами політичних функцій, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником установи або його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

Право підпису на документах заступником чи керівником структурного підрозділу встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства.

У ряді установ через значний обсяг документів, які циркулюють, і неможливість прийняття керівниками в стислі терміни ефективних рішень з будь-якого питання, повноваження останніх стають децентралізованими, тобто частина їх прав та обов'язків передається підлеглим. Від імені установ у деяких випадках документи підписують і керівники відокремлених підрозділів.

До складу підпису входять: зазначення посади (повна, якщо документ надруковано не на бланку), особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала документ, наприклад:

Назву посади у реквізиті "Підпис" завжди друкують без відступу від межі лівого берега. Слід також звернути увагу на те, що відповідно до ДСТУ 4361 -2003 дозволяється у реквізитах документів зазначати лише один ініціал, який відповідає першій літері імені посадової особи.

Доповідні записки, довідки, повідомлення, зведення, списки, переліки та інші документи аналітичного чи довідкового характеру може підписувати виконавець, якщо пропоновані до вирішення питання не виходять за межі його повноважень.

Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (вихідні документи від кількох установ, спільні накази, розпорядження тощо), ставляться два чи більше підписів. При цьому, у разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Документи колегіальних органів (постанова, ухвала, протокол та ін.) підписують дві особи - голова та секретар колегіального органу, наприклад:

Розпорядчі документи колегіальних органів, що видаються на основі єдиноначальності, мають один підпис, наприклад

Якщо документи підписують члени комісій, зазначається їх статус в комісії, а не посада, наприклад:

Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає підпорядкованості займаних посад, наприклад:

У навчальних закладах та науково-дослідних установах прийнято вказувати наукові ступені та вчені звання тих, хто підписує документи, наприклад:

У разі надсилання документа одночасно кільком вищим установам керівник підписує всі примірники. Якщо документ надсилається одночасно кільком підвідомчим установам, то підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються його копії, примірники, засвідчені канцелярією або відділом кадрів.

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В"здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання, згідно пункту 59 розділу II Типової інструкції, не допускається. Такого важливого застереження Примірна інструкція № 1153 не містила.

Реквізит 17. Гриф затвердження документа.

Затвердження документа надає певний нормативний або правовий характер змісту документа. Затвердження документа - це набуття ним чинності після підписання. Воно санкціонує поширення його дії на певне коло установ, посадових осіб і громадян.

Затверджуються службові документи відповідними органами або службовими особами, до компетенції яких входить вирішення викладених у них питань за допомогою грифа затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа (у тих випадках, коли потрібні додаткові розпорядження та роз'яснення). Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.

Нормативно-правові акти (статути, положення, інструкції, правила, регламенти тощо) мають затверджуватися відповідними розпорядчими документами (рішеннями, розпорядженнями, наказами тощо) організацій, що видали цей акт.

Якщо документ затверджується конкретною службовою особою, то гриф затвердження містить такі елементи: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, і дату затвердження, наприклад:

При цьому дату затвердження, як і підпис, власноруч має право проставляти лише та особа, яку зазначено у грифі затвердження

У разі затвердження документа розпорядчим актом (наказом, рішенням, постановою) на ньому проставляється гриф за такою формою:

Розміщують гриф затвердження у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом від межі лівого берега на 104 мм.

Як свідчить практика, документи, що підлягають затвердженню, доцільно оформлювати на кутових бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Насамперед це пов'язано з тим, що гриф затвердження має бути розташований вище від реквізиту "Назва виду документа", тому що затверджується сам документ (акт, інструкція, план, звіт тощо), а не текст документа. На повздовжніх бланках зробити це практично неможливо через відсутність відповідного місця для грифу затвердження у правому верхньому куті бланка.

Документи, що підлягають затвердженню, отримують юридичну силу лише з моменту їх затвердження.

Перелік документів організації, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, має бути наведений в інструкції з діловодства. Як правило, він включає такі види документів, як статут (положення про організацію), структуру та штатну чисельність, штатний розпис і зміни до нього, переліки, інструкції, правила тощо (див. Додаток 2.3).

У затверджені документи не можна вносити будь-які виправлення або доповнення без дозволу особи, яка їх затвердила.

Реквізит 26. Відбиток печатки.

Відбиток печатки завіряє підпис відповідальної особи на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факти витрати грошових коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, а також у випадках передбачених нормативно - правовими актами (трудові книжки, титульні списки тощо). Крім того, відбиток гербової печатки проставляється на статутах (положеннях) організацій, штатних розписок, договорах, посвідченнях, дорученнях тощо.

Перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, визначається установою (організацією) на підставі чинних нормативних актів (див. додаток 2.4).

Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Проста печатка може бути різною за формою: кругла, квадратна чи трикутна. Вона відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (не гербова), проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.

Проставляти відбиток печатки слід таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Відбиток печатки повинен бути чітким і добре читатися.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

Наприклад:

Генеральний директор Головний бухгалтер

М.П.

Порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються печаткою визначається наказом (розпорядженням) керівника установи відповідно до законодавчих актів та інструкції МВС України.

Печатки із зображенням державного герба не можуть використовуватися суб'єктами підприємницької діяльності недержавного сектора.