Складання анкет
Анкета - документ, текст якого складається із запитань та обмеженої кількості однозначних, несуперечливих відповідей.
Біографічна анкета застосовується під час оформлення на роботу. У формі анкети заповнюється особовий листок з обліку кадрів, характеристики, довідки.
Приклади заповнення таких документів наведені в другій частині посібника під назвою "Кадрове діловодство".
Складання анотацій
Анотація - коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, посібника, звіту тощо.
Друкується анотація на звороті титульної сторінки. Може бути подана двома мовами: мовою видання та однією з іноземних.
Анотація допомагає в рекомендуванні та рекламуванні наступних видань, доборі та вивченні літератури з тих чи інших питань, скорочує час на ознайомлення із самою книгою.
У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу чи публікацію. Взірець анотації - на другій сторінці цього посібника.
Складання відгуків
Відгук - документ, в якому висловлюється обґрунтована точка зору фахівця щодо наукової та дослідницької праці.
На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їх публікації і підписується безпосередньо виконавцем. Супроводжувальний лист до відгуку, якщо він подається, підписує керівник установи.
Відгук складається з назви документа, заголовка та тексту. Текст включає вступ, де дається загальне уявлення про матеріал, короткий виклад змісту праці та висновки з оцінкою, пропозиціями та критичними зауваженнями. Колективний відгук підписують фахівці, посадові особи, після чого ставиться дата.
Формуляр-зразок відгуку наведено в додатку 4.22.
Підготовка висновків
Висновок - документу, якому висловлено думку про той чи інший предмет, питання, робиться підсумок його розгляду. Надсилається установою до вищого органу для розгляду та затвердження.
У галузі науки, техніки та виробництва висновок (наприклад, на розробку агрегату) робить головна організація.
Створення комісії для винесення висновку оформляється розпорядчим документом. Реквізити документа: найменування виду документа; заголовок; текст з загальною оцінкою та конкретними зауваженнями з кожного пункту; підписи, дата, відбиток печатки.
Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують посаду, котру вони займають.
Складання графіків відпусток
Графік відпусток складається, як правило, на рік. Містить такі реквізити: найменування організації; індекс і дата; місце видання; код, візи затвердження і погодження; найменування структурного підрозділу; текст, підпис, гриф погодження.
Текст графіка починається повідомленням, на який рік складено графік, а далі йдуть прізвища, посади співробітників та заплановані строки відпусток (місяці, числа, кількість днів, за який робочий рік, підпис працівника).
Підписується графік керівником підприємства чи його підрозділу і погоджується з профспілковим комітетом.
Підготовка довідок
Довідка - документ інформаційного характеру, що описує і засвідчує факти, події з життя й діяльності окремих громадян та різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств чи їх структурних підрозділів: про стан виконання робіт, характерні показники, підтвердження тих чи інших фактів тощо. Довідка-це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.
В документальному забезпеченні управління розрізняють внутрішні та зовнішні довідки.
Внутрішні довідки, як правило, містять узагальнені результати виконання яких-небудь службових робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій тощо. Складаються внутрішні довідки у відповідь на запит керівництва і подаються у визначений термін.
Внутрішню довідку складає один працівник (укладач) або комісія, до складу якої може входити певна кількість працівників установи. Текст такої довідки має стосуватися одного питання службового характеру. Цей документ повинен об'єктивно розкривати стан справ, через що його складання вимагає ретельної перевірки відомостей, порівняння та аналізу одержаних даних. У ньому можуть наводитись таблиці, графіки тощо.
Стислий виклад тексту подають у заголовку, який має відповідати на питання про що? Якщо є необхідність подати інформацію з кількох не пов'язаних між собою питань, то складають відповідну кількість довідок з кожного питання. Внутрішню довідку, підготовлену комісією, оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням основних реквізитів бланку.
У довідці відтворюються такі реквізити; назва організації; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; місце складання або видання документа (вказують, якщо воно не входить до назви організації); заголовок до тексту документа; текст документа; підпис (голови та всіх інших членів комісії); відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі (вказують у разі потреби).
Довідка, складена одним працівником або керівником структурного підрозділу для подання керівникові установи чи на розгляд колегіального органу, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу, якщо такий заведено у відповідному підрозділі, або на чистому аркуші паперу (найчастіше формату А5) з обов'язковим відтворенням реквізиту 08 "Назва структурного підрозділу організації".
Зовнішні довідки, як правило, складають з метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживання тощо. Видають зовнішні довідки громадянам для подання до відповідних органів - податкової інспекції, пенсійного фонду, житлово-комунального управління тощо.
Зовнішні довідки службового характеру готують для подання до сторонньої установи. Вони, зазвичай, містять узагальнені результати виконання установою певних робіт, проведення наукових досліджень або перевірок, впровадження нової техніки, інноваційних технологій й т.п..
Зовнішня довідка має особливості оформлення. Юридичної сили довідка набуває лише за наявності таких реквізитів: код установи (організації) за ЄДРПОУ; код форми документа за ДКУД; назва організації вищого рівня; назва організації; довідкові дані про організацію; назва виду документа (ДОВІДКА); дата документа; реєстраційний індекс документа; адресат (вказують місце подання довідки); текст документа; підпис; відбиток печатки; прізвище виконавця і номер його телефону (вказують уразі потреби).
Якщо зовнішня довідка стосується фінансово-матеріальних питань, то її підписує керівник установи та головний бухгалтер.
Оформлюють зовнішні довідки на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу.
Довідку з місця роботи, що підтверджує трудовий стаж та оплату праці працівника, складають на бланку установи формату А5 (Додаток 4.22).
Текст довідки з місця роботи починається із зазначення у називному відмінку прізвища, імені та по батькові працівника, про якого подаються відомості, далі вказують посаду та розмір заробітної плати.
Якщо довідка не містить відомостей щодо заробітної плати, то головний бухгалтер її не підписує.
Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах паперу, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша обов'язково проставляють відбиток кутового штампа, на якому має бути відтворено назву організації, довідкові дані про організацію та її код за ЄДРПОУ.
Крім цього, у відбитку має бути зафіксовано місце для написання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися.
Дату та реєстраційний індекс на відбитку проставляють від руки.
Текст довідки, як правило, складається з двох частин - вступної та констатуючої або лише з однієї констатуючої частини.
Констатуючу частину можна поділити на пункти; у довідці також можуть міститися таблиці.
Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, є досить типовими, то для їх оформлення можна використовувати трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, для внесення змінних даних залишено місце.
Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації. Зовнішні довідки реєструють у базах даних, картках або журналах реєстрації вихідної документації. Внутрішні - в реєстраційних формах, призначених для реєстрації внутрішньої документації.
Складаючи і оформлюючи текст довідки, слід мати на увазі, що:
- o дату і реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання;
- o внутрішні довідки реєструють окремо від зовнішніх;
- o місце складання не вказують лише на зовнішніх довідках, оформлених на бланках з зазначенням довідкових даних про установу.
Крім розглянутих вище, існує багато видів довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні, довідки-об'єктивки тощо.
Біографічна довідка досить поширена в органах державної влади, працівники яких є державними службовцями. Готують біографічну довідку у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника.
Текст біографічної довідки складають у вигляді анкети. Відповіді на запитання у ній мають бути стислими, але вичерпними.
Скорочення слів, пропуски і виправлення в біографічній довідці не допускаються.
Біографічну довідку складають за встановленою формою, скріплюють підписом керівника кадрової служби та печаткою.
Біографічна довідка надсилається до установи вищого рівня.
Оформляються біографічні довідки на бланках або на чистих аркушах. Вони мають такі реквізити: назва виду документа; реєстраційний індекс документа; дата документа; текст документа; підпис; відбиток печатки.
У тексті довідки, як правило, зазначається назва установи, до якої вона подається.
Доцільно розпочинати текст довідки з прізвища, імені та по батькові особи, про яку даються відомості, проставлених у називному відмінку.
Не рекомендовано вживати архаїчні звороти типу "цим повідомляємо", "справді проживає", "справді працює".
Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то для її складання бажано користуватися трафаретними бланками, виготовленими друкарським способом, в яких заповнюються лише окремі частини реквізитів, скажімо, так, як наведено в додатку 4.23.
