< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Організація й документування виставкової діяльності

План викладу

  • 2.1. Поняття й призначення виставок.
  • 2.2. Загальна організація виставок.
  • 2.3. Виставкові стенди.

Поняття й призначення виставок

Виставка - це художньо оформлена добірка документів і/або інших експонатів для публічної демонстрації (експонування).

Виставки підрозділяються на певні різновиди як за часом функціонування, так і за місцем демонстрації.

За часом функціонування виставки можуть бути:

  • o постійно діючими (із використанням копій документів, оригінали використаються як виняток),
  • o тимчасовими (від 2-х тижнів),
  • o короткотерміновими (до 10 днів).

Постійні виставки багатопланові. Тимчасові виставки організуються на певний строк і можуть пристосовуватися до ювілейних і пам'ятних дат.

За місцем демонстрації виставки поділяються на:

стаціонарні, які розмішуються в спеціальних приміщеннях, обладнаних відповідними стендами, вітринами й іншими пристосуваннями;

пересувні, які можуть працювати в тимчасово пристосованих для цього приміщеннях (у навчальних закладах, бібліотеках, різних організаціях і ін.) й мають експонувати документи та матеріали лише у вигляді копій.

При наданні обумовленого договором авторського продукту складається Акт приймання-передачі. Він фіксує, зі сторони автора факт передачі продукту в обумовлені терміни, зі сторони організації - відсутності претензій щодо якості авторського інформаційного продукту.

Договір підписується завжди керівником організації, акт - співробітником, що безпосередньо працює з авторським продуктом. І договір, і акт складаються у двох примірниках, один з яких зберігається у автора, інший - в інформаційній організації.

Виставки також можуть бути загальнокультурними Й комерційними. Загальнокультурні виставки виконують просвітительські функції. Натомість комерційні виставки:

по-перше, є способом продажу своєї продукції;

по-друге, являють собою ефективний ресурс для організації маркетингових досліджень;

по-третє, є способом реклами власної фірми;

по-четверте, є площиною для ділових переговорів.

Можливий поділ виставок на персональні, де представлені витвори одного митця, а також тематичні, де добір експонатів орієнтується на висвітлення певної мистецької, науково-технічної, суспільно-політичної тощо теми.

Загальна організація виставок

Організація виставок у цілому, як персональних, так і тематичних, передбачає здійснення наступних етапів:

  • 1. Вибір теми виставки.
  • 2. Розробка плану підготовки й проведення виставки. Встановлення дати й часу проведення.
  • 3. Створення тимчасового творчого колективу й розподіл робіт.
  • 4. Складання тематичного плану виставки.
  • 5. Попередня робота з обраним матеріалом.
  • 6. Складання програми та визначення списку запрошених на відкриття виставки.
  • 7. Підготовка інформаційних матеріалів виставки: запрошень, програм, прес-релізів. Обов'язково має бути книга відгуків для відвідувачів, бажано - анкети для їх опитування.
  • 8. Організація виставки: визначення місця, відбір експонатів та їх перегляд, розробка макета виставки, складання бібліографічних описів документів, що експонуються; вибір заголовків стендів, цитат, уточнювальних написів; оформлення виставки; консультації з автором та фахівцями зі змісту виставлених матеріалів.
  • 9. Створення каталогу виставки.
  • 10. Аналіз результатів роботи виставки (анкетних опитувань, бесід із гостями, відгуків ЗМ1).

У документуванні виставкової діяльності головним документом є тематико-експозиційний план. Тематико-експозиційний план містить назву розділів (підрозділів) виставки, анотований перелік відібраних для експонування документів, ілюстративних і допоміжних матеріалів, систематизованих відповідно до розділів виставки. Документи перераховуються із вказівками їхніх розмірів і порядку розміщення на стендах або у вітринах. Назви експонатів даються повністю й точно.

З метою збереження досвіду всі основні документи з організації й проведення виставок можуть бути сформовані в спеціальну справу, що вноситься в номенклатуру справ архівної установи. До неї включають: тематичний і експозиційний плани, фотографії- загального вигляду виставки, негативи й копії документів, тексти лекцій, інформацію про відкриття виставки, рецензії й відгуки про виставку, довідку про місце експонування виставки, відомості про кількість відвідувачів та ін.

Виставкові стенди

Найпоширенішою формою сучасної виставкової діяльності є надання окремого стенда для участі в колективних виставочних заходах. Як правило, розміри місця для експозиції, виставкових стендів, порядок проведення й оформлення досить добре регламентовані.

Для попередньої підготовки до участі у виставці рекомендується здійснити наступні заходи:

  • 1. Скласти докладний перелік речей і предметів, які мають бути взяті на виставку. Наявність даного документа впорядковує зберігання й облік речей, гарантує своєчасне поповнення "стратегічних запасів" фірми на стенді (їжі, листівок), полегшує їхній пошук.
  • 2. Зробити інформаційне забезпечення стенда. Воно повинне містити в собі тексти, плакати, діаграми, фотографії. При цьому кількість візуальних експонатів, однак, неповинна бути надмірною. На виставковому стенді мають переважати діючі експонати або їх моделі.
  • 3. Підготувати супутні інформаційні матеріали, серед них:
    • - рекламні буклети, проспекти й листівки;
    • - прайс-листи;
    • - технічна документація на найбільш важливі експонати;
    • - демо-версії експонованого продукту;
    • - роздаткові матеріали з логотипом фірми. ,
    • - анкети для обліку (опитування) відвідувачів стенда. До анкети доцільно внести такі пункти: ПІБ, ОРГАНІЗАЦІЯ - місце роботи відвідувачів або потенційних клієнтів (партнерів); АДРЕСА - юридична або домашня; ТЕЛЕФОН/ФАКС - робочий і домашній, ДОДАТКОВА ІНФОРМАЦІЯ - побажання, ступінь зацікавленості, пріоритет контакту.

Як правило, не пізніше ніж за місяць до початку виставки, заповнюється й надсилається на адресу оргкомітету заявка на участь у виставці. У ній вказуються всі реквізити фірми (країна, адреса/телефон, номер банківського рахунку). Суть заявки - попередня реєстрація й бронювання виставочної площі. Заявка підтверджує згоду фірми з положеннями даної виставки й правилами її проведення. Це у своєму роді договір між сторонами. Дедалі більше організацій, які спеціалізуються на виставковій діяльності, мають готовий зразок заявки, який надають своїм клієнтам. Такий зразок, зокрема, можна скачати з їх веб-сайтів. В іншому випадку можна оформлювати заявку за зразком службового листа (ініціативного, гарантійного) за підписом першого керівника організації.

Після одержання заявки має надійти підтвердження про реєстрацію фірми в каталозі учасників і виділення необхідної кількості місця. Підтвердження гарантує одержання базового набору послуг. Для одержання додаткових послуг їх перелік має бути вказано в попередній заявці або додатково після одержання підтвердження. Оплата участі у виставці робиться за 5-10 днів після одержання підтвердження.

Після закінчення виставки складається фінальний огляд, т. зв. SUM-UP. Він містить дві основні частини:

* інформаційну, в якій докладно вказується кількість відвідувачів взагалі, кількість відвідувачів на стенді, кількість розданих проспектів, кількість заповнених анкет.

* аналітичну, в якій розглядається загальний стан ринку на момент проведення виставкового заходу, перспективні напрями його розвитку, конкурентоспроможність власних експонованих продуктів порівняно з аналогічною продукцією інших виробників.

Зазвичай, підсумковий звіт оформлюють на листі паперу у довільній формі. Лише у великих організаціях можливе подання звіту у формі доповідної записки.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >