Організація контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів є однією з найважливіших функцій управління. Його мета - сприяння своєчасному та якісному виконанню управлінських рішень в установі, забезпечення отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, окремих співробітників. Контроль за виконанням документів тісно пов'язаний з контролем оперативності та якості роботи апарату управління. Об'єктом контролю є діяльність самого апарату. Проте ця діяльність відображається в певному комплексі документів. Тому на практиці контроль за виконанням як функція управління і як вид діловодного обслуговування сполучаються в єдиний процес. Це свідчить про необхідність комплексного підходу до вивчення й раціоналізації процесів управління і діловодства. Отже, контроль є найважливішим засобом систематичного та активного вдосконалення роботи з документами та оптимізації процесів управління

Види контролю за виконанням документів

Розрізняють такі види контролю за виконанням документів:

o контроль по суті вирішення питання, виконання доручення;
o контроль за строками виконання завдання.

Контроль по суті вирішення питання здійснює керівник (установи або структурного підрозділу) чи спеціально уповноважена особа. Контроль по суті - це оцінка того, наскільки правильно і повно вирішено питання. Таким чином, основна роль в організації такого контролю належить керівникам різного рівня, які повинні організувати контроль за виконанням документів та перевірити якість самого виконання.

Подеколи згідно з рішенням керівника установи контроль за виконанням документів може бути покладено на співробітника, який не входить до штату служби діловодства. Це досить часто практикується при підготовці розпорядчих документів, коли контроль за виконанням покладається на одного зі співробітників (як правило, заступника керівника) або керівник залишає контроль за собою. Разом із тим централізація контролю за виконанням документів є важливим чинником його ефективної організації.

Контроль за строками виконання документів у великих установах здійснюють, як правило, спеціальний підрозділ або група контролю, що є складовою служби діловодства, у невеликих установах - секретар. У структурних підрозділах перевірку виконання документів покладають на секретаря або іншу особу, відповідальну за діловодство.

Основними завданнями групи контролю (співробітника, що здійснює контроль) є:

o відстеження руху й фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що мають важливе значення, а також вказівок (доручень) керівництва;
o узагальнення відомостей, одержаних під час відстеження процесу та результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва в зручному формалізованому вигляді;
o вироблення пропозицій щодо прискорення документопотоків і зміцнення виконавської дисципліни.

Перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням

З метою здійснення дійового контролю за виконанням документів у кожній установі має бути розроблено перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням. Перелік складається з урахуванням специфіки діяльності та структури установи.

У всіх без винятку установах обов'язковому контролю підлягають: закони України; постанови Верховної Ради України; укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження, доручення Кабінету Міністрів України; запити та звернення народних депутатів України; рішення і розпорядження органів місцевого самоврядування; накази, доручення вищих органів; накази керівника установи, а також рішення колегіального органу установи, якщо такий існує; листи, що надійшли з інших установ, з резолюцією керівництва установи, звернення громадян тощо.

Перелік документів, що підлягають контролю за виконанням, періодично переглядається з метою внесення нових або виключення застарілих положень, уточнення та вдосконалення формулювань.

Перелік затверджується як самостійний документ або як додаток до інструкції з діловодства.

Документи, зазначені в переліку, можна поставити на контроль ще до того, як їх розглядатиме керівник, а також у тому разі, якщо керівник не надав спеціальних доручень щодо їх контролю. На документи, включені до переліку, складають додаткові примірники РКК, які використовуються потім з метою контролю. Проте за вказівкою керівництва установи на контроль можуть бути поставлені і такі документи, які переліком не передбачені.