Інформаційно-аналітичні документи

Інформаційно-аналітичні документи містять інформацію, що є підставою для прийняття певних рішень, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють обирати той або інший спосіб управлінського впливу. Документи даної системи мають допоміжний характер стосовно організаційно-правових і розпорядчих документів. Мета їх створення - передавання інформації від одного адресата до іншого або фіксація (аналіз) якихось інформаційних зведень. На відміну від розпорядчих документів, ці документи не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення, проте можуть бути підставою для прийняття розпорядчого документа.

Особливістю цих документів є те, що вони рухаються за схемою: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника установи, від підвідомчої установи до установи вищого рівня. Тому в загальному документообігу установи вони складають висхідний потік документів. Більшість інформаційно-аналітичних документів є основним засобом реалізації внутрішніх комунікативних зв'язків установи.

До видового складу інформаційно-аналітичних документів належать акти, доповідні записки, пояснювальні записки, довідки, подання, висновки, відгуки, зведення, протоколи, всі види службових листів, телеграми, телефонограми тощо.

АКТ - це документ, складений групою осіб (переважно комісією), що підтверджує встановлені ними факти або події. Акти документують діяльність як постійно діючих, так і спеціально створених комісій. У деяких випадках акт складає одна посадова особа - під час ревізії фінансово-господарської діяльності, перевірки наявності товарів, у разі псування вантажу, порушення правил транспортування тощо. В інших випадках в акті відображають лише факти, виявлені під час роботи комісії. Найпоширенішим у діловодстві є акт приймання-передавання справ (документів) (див. додаток 31).

Роботу комісії організовують таким чином. Спочатку вивчається суть питання, що підлягає відображенню в акті, а потім - законодавчі та нормативно-правові акти, якими воно регулюється. Тільки після цього комісія розпочинає безпосередню роботу. Головне завдання комісії встановити фактичний стан справ, який слід об'єктивно висвітлити в документі. Результатом роботи комісії є акт, в якому відбиваються лише факти, точно встановлені особами, які підписують документ. При цьому доцільно попередньо вести чорнові записи, щоб зафіксувати кількісні дані, а потім скласти текст документа.

Реквізити заголовної частини акта

Незалежно від різновиду акта цей документ оформляють за певною схемою. Як правило, його складають на загальному бланку установи з відтворенням таких обов'язкових реквізитів бланку:

o назва установи;
o назва структурного підрозділу;
o назва виду документа (АКТ);
o дата;
o реєстраційний індекс (номер);
o місце складання.

Окрім того, при складанні акта зазвичай використовують ще й такі реквізити:

o заголовок до тексту;
o підстава для видання акта;
o текст;
o відмітки про наявність додатків;
o підписи;
o гриф затвердження;
o зазначення кількості примірників та їх місцезнаходження. Даток? акта є дата події. Дату оформляють цифровим або словесно-цифровим способом, наприклад: 25.12.2008 або 25 грудня 2008р.

Реєстраційний індекс акта складається з порядкового номера документа, який (за необхідності) може доповнюватися номером за номенклатурою справ, наприклад: № 15 або № 15/04-07.

Місце складання має відповідати місцю заактованої події.

Реквізити змістової частини акта

Заголовок має відтворювати стислий зміст тексту або питання, з якого проводилися перевірка чи обстеження. Заголовок зазвичай складають так, щоб він граматично поєднувався з назвою документа за допомогою прийменника "про" і віддієслівного іменника та відповідав на питання "про що?". Наприклад:

Акт про приймання-передавання справ

Акт про пошкодження бланків трудових книжок

Акт про атестацію робочих місць Акт про знищення печаток і штампів

Іноді заголовок співвідноситься з назвою виду документа в родовому відмінку, наприклад:

Акт ревізійної комісії

Акт комісії з перевірки роботи гуртожитку Акт санітарно-епідеміологічної комісії

Текст акта має складну структуру і поділяється на кілька частин: вступну, констатуючу і підсумкову.

У вступній частині слід зробити посилання на документ, що став підставою для проведення перевірки (роботи комісії). Це можуть бути наказ, договір, доручення органу вищого рівня тощо. Оформлюється вступна частина так: через 2-3 інтервали після заголовка з абзацу друкують слово "Підстава" і ставлять двокрапку, а далі в називному відмінку зазначають назву документа, його дату, номер, заголовок. Наприклад:

Підстава: наказ генерального директора ЗАТ "Схід" від 20.01.2008 №14 "Про проведення перевірки наявності і стану особових справ у відділі кадрів".

З нового рядка без відступу перелічують склад комісії, наприклад: Складений комісією:

Голова - посада прізвище, ініціали

Члени комісії: 1. посада прізвище, ініціали

2. посада прізвище, ініціали
3. посада прізвище, ініціали

Якщо до роботи комісії залучали інших посадових осіб, то це оформляється так:

Присутні: посада прізвище, ініціали посада прізвище, ініціали

Прізвища членів комісії і присутніх розташовують за алфавітом. До назв посад входять і назви установ.

У констатуючій частині акта подають відомості про період роботи комісії, її мету, завдання, сутність встановлених фактів, методи проведення перевірки, її результати. Текст констатуючої частини починається з абзацу, за необхідності він може поділятися на пункти або оформлятись у вигляді таблиці, що дає можливість при незначному обсязі забезпечити високий ступінь інформативності.

У підсумковій частині акта викладаються висновки або даються рекомендації. Підсумкова частина оформляється з абзацу і також може поділятися на пункти.

Підсумкова частина тексту акта не є обов'язковою. Акт може закінчуватися констатацією фактів.

У кінці тексту з нового рядка без абзацу наводять дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження, про адресатів, яким надіслано акт, наприклад:

Складено у двох примірниках:

1-й прим, надіслано до служби екологічного контролю; 2-й прим, підшито до справи № 06-04.

Кількість примірників акта визначається практичною потребою (якщо в нормативних документах не передбачено іншого). Ця частина акта також не є обов'язковою.

У разі наявності додатків на них роблять посилання.

Текст акта завершують підписи. Акт підписують голова і всі члени комісії в тій самій послідовності, в якій подано прізвища у вступній частині, але без зазначення посад, наприклад:

Голова підпис В. А. Боярчук

Члени комісії: підпис Ж. І. Антоненко

підпис С. П. Василенко

Якщо будь-хто з членів комісії не згоден зі змістом акта, його особлива думка оформляється у вигляді додатка. При цьому підпис слід доповнити застереженням, що містить посилання на додаток.

Деякі види актів потребують затвердження. Наприклад, акт про ліквідацію установи затверджує керівник установи вищого рівня, акт про вилучення для знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню, - керівник установи.

В окремих актах (з матеріальних та фінансових питань) гриф затвердження засвідчується печаткою установи.

Усі особи, згадані в акті, особливо ті, до роботи яких є зауваження, мають бути ознайомлені з його змістом під розписку, наприклад:

З актом ознайомлені:

Начальник відділу постачання підпис О. А. Крилов

27.04.2007

Головний бухгалтер підпис Ю. В. Рудь

27.04.2007