Особливості створення електронних документів
Службовий документ має правильно відображати те, що було повідомлено або вирішено чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформацію треба використовувати для звітності.
Електронний документ, крім змісту, має містити метадані або бути пов'язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій, а саме:
- а) має залишитися цілісною структура службового документа, тобто його формуляр та зв'язки між реквізитами, що становлять службовий документ;
- б) у службовому документі має бути очевидним діловий контекст, в якому службовий документ було створено (охоплюючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість та учасники дії);
- с) мають бути представлені зв'язки між службовими документами, які зберігаються окремо, але які ініціювати, були підставою для створення службового документа або слугували джерелом відомостей під час його створення.
Основними характеристиками легітимно створеного службового документа незалежно від виду носія є його автентичність, достовірність, цілісність і придатність для користування.
Автентичний службовий документ - це документ, який:
- а) належить до того виду, який у ньому зазначено,
- б) створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та надіслала,
- в) створено або надіслано саме у той час, який документально зафіксовано.
Для забезпечення автентичності службових документів організації треба запроваджувати відповідну політику і процедури, що контролюють створення, приймання, передавання,, зберігання та передання до архіву або вилучення для знищення службових документів, щоб автори службових документів мали визначені повноваження, а службові документи були захищені від несанкціонованого доповнювання, знищування, приховування та користування.
Достовірний службовий документ - це той документ, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, діяльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого можна використовувати в подальшій діяльності.
Службові документи треба створювати під час дії або випадку, якого вони стосуються, або невдовзі після них особами, які безпосередньо володіють фактами, засобами документування, які прийнято використовувати у цьому напрямі ділової діяльності.
Цілісність службового документа - це властивість документа бути повним і незмінним. Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін.
Політика та процедури керування документаційними процесами в організації мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити.
Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа має бути точно задокументовано та проконтрольовано.
Придатний для користування документ - це той документ, місцезнаходження якого можна визначити, який можна знайти, представити та інтерпретувати.
Він має бути придатним до наступного представлення як прямо пов'язаний із діловою діяльністю чи певними діями, які зумовили його створення.
Метадані, що описують контекст документів, повинні нести інформацію, необхідну для розуміння дій, в результаті яких документи створюються або в процесі яких використовуються.
Має бути можливість ідентифікувати документ у контексті функцій та напрямів ділової діяльності, складовою яких є ці дії. Потрібно зберігати зв'язки між службовими документами, що документують послідовні дії.
Основні види роботи з документами в електронній канцелярії
Робота з власне документами, точніше, з файлами документів на машинних носіях (введення, редагування та ін.). Існує велика кількість програмних засобів, які дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші документи.
Управління документами (document management). Передбачається, що кожний документ може характеризуватись складною сукупністю структурованих даних. Системи управління мають забезпечувати їх ефективне зберігання і обробку.
Пересилання документів (е-таіl). Пересилання документів і супроводжувальної інформації для роботи з ними інших користувачів комп'ютерної мережі можуть забезпечувати як найпростіші системи електронної пошти, так і розвинені організаційні системи, які дозволяють, наприклад, пов'язувати з документами специфічні набори реквізитів і маршрути руху.
Групова робота над документами (groupware). Група користувачів мережі може паралельно працювати над спільними документами, використовуючи певні системи, що забезпечують оперативне відслідковування всіх змін і версій.
Управління потоком робіт (workflow). Автоматизація складних багатокрокових алгоритмів роботи з документами в організації. Кожний тип документа при цьому може мати специфічні алгоритми обробки і маршрути руху.
Перелічені види робіт можуть здійснюватись за допомогою спеціалізованих пакетів. Одним з таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Всі програмні продукти цієї системи не тільки уніфікуються, а й інтегруються між собою, що дає змогу в межах вирішення ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від типу документа.
