Складання планів роботи

План роботи - документ, яким встановлюється конкретний перелік робіт, послідовність та термін їх виконання, обсяг, координати керівників і виконавців.

Плани бувають: перспективними (розрахованими на кілька років), річними, квартальними, місячними, декадними, денними; простими та складними залежно від кількості питань і показників.

Побудова плану визначається змістом та організацією робіт. Здебільшого застосовуються табличні форми.

Безпосередньо план містить: гриф затвердження (в правому верхньому кутку); гриф погодження з суміжною установою (в лівому верхньому кутку); найменування виду документа та період його виконання: назва структурного підрозділу або посади і прізвища співробітників; робота яких планується; порядкові номери записів; зміст запланованих заходів; прізвища виконавців, терміни і місця їх виконання; примітка про виконання; підпис; дата складання документа; відбиток печатки; візи.

Службові плани, підписані посадовими особами, які відповідають за їх виконання, затверджуються керівниками установ.

Зразок складання плану роботи наведено в додатку 4.31.

Складання подання

Подання - службовий документ, який містить відомості і пропозиції про призначення на посаду, переміщення (переведення) на іншу посаду (роботу) або заохочення (нагородження, преміювання) працівника організації.

Подання на преміювання та заохочення складає керівник структурного підрозділу на адресу керівника установи організації чи підприємства. Подання може служити також підставою для видання наказу.

В разі необхідності подання погоджується з профспілковою організацією.

Подання містить такі реквізити: назва організації вищого рівня; адресат; назва організації; назва структурного підрозділу (за потреби); назва документу (ПОДАННЯ); дата і реєстраційний номер документа; місце складання документа; заголовок до тексту документа; назва посади керівника організації (або структурного підрозділу), його особистого підпису, ініціалів і прізвища; візи документа (за потреби); гриф погодження (за потреби).

Текст документа повинен містити інформацію із зазначенням:

o прізвища, ім'я та по батькові працівника;
o дати і місця народження;
o освіти і посади, яку обіймає працівник із зазначенням назви структурного підрозділу;
o стажу роботи (загальний, у цьому підрозділі, на цій посаді);
o оцінки ділових та моральних якостей;
o участі у громадській роботі;
o вказуються мотиви призначення, переміщення або заохочення, а також посада, на яку пропонується призначити працівника чи структурний підрозділ, до якого планується його перевести.

Зразок подання наведено в додатку 4.32.

Підготовка прес-релізів

Прес-реліз - це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ).

Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті.

Інколи журналісти використовують прес-релізи у своїх статтях без змін.

За функціональним призначення і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на такі види:

o анонс ( подається задовго до події з метою ознайомлення з нею);
o запрошення (подається за кілька днів до події щоб запросити);
o інформація (подається одночасно з подією, для її висвітлення);
o резюме ( подається після закінчення події для підбиття її висновків і визначення перспектив на майбутнє).

Під час написання прес-релізу необхідно дотримуватись таких вимог:

o обсяг документу має бути 1-2 сторінки;
o мусить бути простим за формою з інтригуючим заголовком;
o перевагу треба надавати слова активного стану;
o уникати жаргону, не зловживати малозрозумілими термінами;
o не використовувати скорочень.

Прес-реліз містить такі реквізити: назва установи (організації), яка подала документ; назва структурного підрозділу (за потреби); назва документу; прізвище контактної особи та номер її телефону (для отримання подальшої інформації); заголовок до тексту документа; текст документу, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце і дату події, її причини і значення, особистий підпис автора документу.