Розсилання (відправлення) документів

Розсилання конфіденційних документів здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником установи і керівником служби діловодства, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

Розсилання проводиться цінними або рекомендованими поштовими відправленнями чи кур'єрами, які доставляють документи під розписку в реєстрі.

Документи, які розсилають до інших установ, мають бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключити можливість доступу до них. Конверти повинні бути світлонепроникними, пакети мають заклеюватися. На конвертах (упакуваннях) вказують адреси та назви одержувача і відправника, номери вкладених документів із зазначенням відмітки "ДСК", "Конф.", "КТ".

При цьому забороняється зазначати на конвертах прізвища й посади адресата, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Формування документів у справи

Документи, що містять конфіденційну інформацію, після їх виконання формують у справи. Порядок їх формування передбачається номенклатурами справ відкритого діловодства. При цьому до номенклатур включають усі довідкові і реєстраційні картотеки, журнали та документи з відповідними грифами. Документи, що містять конфіденційну інформацію, залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання. Якщо в установі створюється значна кількість документів однакового виду (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом обмеженого доступу, то доцільно передбачити їх формування в окремі справи. При цьому в графі номенклатури "Індекс справи" до номера справи з документами, що містять конфіденційну інформацію, додається відповідна відмітка.

У разі долучення документа з грифом обмеженого доступу до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться відповідна відмітка, наприклад "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

Якщо у процесі діяльності установи створюється незначна кількість документів, що містять конфіденційну інформацію, номенклатурою справ може бути передбачено запровадження однієї справи Із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування" або "Документи з грифом "Комерційна таємниця". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка "ЕК".

Після закінчення діловодного року така справа переглядається поаркушно членами ЕК і в разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формують в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яку додатково включають до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою.

Якщо у справі з грифом обмеженого доступу містяться лише документи тимчасового зберігання, її можна не переформовувати. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і замінюється уточненим строком зберігання.

Справи, в яких накопичуються окремі документи, що містять конфіденційну інформацію, належать до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних аркушах цих справ також проставляється гриф обмеженого доступу, а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

Справи з документами, що містять конфіденційну інформацію, повинні мати внутрішні описи.